จัดการการอนุมัติ FileLink
เมื่อนโยบายองค์กรกำหนดให้อนุมัติ คำขอส่งไฟล์ แชร์ รวบรวม ส่งระยะไกล หรือพื้นที่ใช้ร่วมกันอาจเข้าสู่กระบวนการอนุมัติ การเริ่มอนุมัติขึ้นอยู่กับนโยบายและเนื้อหาคำขอ จึงไม่ควรสมมติว่าทุกการดำเนินการต้องอนุมัติ
ผู้อนุมัติควรตรวจสอบคำขอและข้อกำหนดองค์กรก่อนตัดสินใจ การผ่านหนึ่งขั้นไม่ได้หมายความว่ากระบวนการทั้งหมดเสร็จ ไฟล์ถึงปลายทาง ลิงก์ใช้ได้ หรือสมาชิกพื้นที่มีผลแล้ว
หากต้องการดำเนินการคำขอที่มีอยู่ ผู้มีสิทธิ์ดูและดำเนินการที่เหมาะสมสามารถไปยังส่วนค้นหาการอนุมัติด้านล่างได้โดยไม่ต้องตั้งนโยบายหรือแม่แบบใหม่สำหรับทุกคำขอ หากต้องเปิดใช้หรือปรับการอนุมัติ ให้ผู้มีสิทธิ์จัดการตรวจสอบการตั้งค่าเดิมก่อน และปรับกับทดลองตามขั้นตอนด้านล่างเฉพาะเมื่อจำเป็น การบันทึกการตั้งค่าเพียงอย่างเดียวไม่สร้างคำขอ
ผู้ดูแลระบบ: เตรียมเงื่อนไขอนุมัติ
- เตรียมเทมเพลตและผู้อนุมัติที่เหมาะสมกับชนิดธุรกิจ และยืนยันว่าบัญชีผู้ดูแลที่เกี่ยวข้องมีสิทธิ์จัดการ ตรวจสอบนโยบายและเงื่อนไขเริ่มต้นของการส่ง แชร์ รวบรวม และพื้นที่ใช้ร่วมกันแยกกัน
- ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องอนุมัติการดำเนินการพื้นที่แชร์ ให้ตรวจสอบสถานะและบัญชีที่มีผลของนโยบายผู้ขอใน MFT Security ของส่วนจัดการ FileLink ก่อน ใช้การตั้งค่าที่เหมาะสมซ้ำได้ หากจำเป็นให้ผู้ดูแลที่มีสิทธิ์ปรับตาม นโยบายพื้นที่แชร์
- ตรวจสอบสวิตช์อนุมัติพื้นที่แชร์และเทมเพลตที่ใช้ในนโยบายไดรฟ์ หากมีการเปลี่ยนแปลงให้บันทึกนโยบายทั้งหมดแล้วตรวจสอบเทมเพลตและการกำหนดบัญชีอีกครั้ง หากไม่มีการเปลี่ยนแปลงไม่ต้องบันทึกซ้ำ การเปลี่ยนบัญชีอาจกระทบการกำหนดโดยตรงในนโยบายชนิดเดียวกันอื่น
- ใช้บัญชีทดลองและข้อมูลไม่ละเอียดอ่อนสร้างพื้นที่ใช้ร่วมกันหรือเพิ่มสมาชิก ยืนยันว่าคำขอเข้าสู่การอนุมัติ ให้ผู้อนุมัติที่กำหนดดำเนินการ และตรวจสอบสถานะสุดท้ายของพื้นที่หรือสมาชิก การบันทึกการตั้งค่าไม่ได้หมายถึงอนุมัติเสร็จหรือสิทธิ์มีผลแล้ว
- สำหรับการส่ง แชร์ รวบรวม หรือส่งระยะไกล ให้กำหนดนโยบายและเงื่อนไขอนุมัติของแต่ละฟังก์ชันและทดสอบแยกกัน ดู ส่งแบบปกติ, ลิงก์แชร์, รวบรวมไฟล์ และ ส่งระยะไกล
นโยบายที่เกี่ยวข้อง: การตั้งค่านโยบายพื้นที่ใช้ร่วมกัน
ค้นหาคำขออนุมัติ
- ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่ได้รับมอบหมายให้จัดการคำขอและมีสิทธิ์ผู้ดูแลที่จำเป็น แล้วเปิดการอนุมัติในส่วนดูแล FileLink
- เลือกมุมมองที่เหมาะสม: Pending สำหรับรายการรอดำเนินการ Approved สำหรับรายการที่ดำเนินการแล้ว CC'd to me สำหรับรายการที่ส่งสำเนาถึง และ All Approvals สำหรับรายการที่บัญชีมองเห็น การได้รับสำเนาไม่ได้ให้สิทธิ์ดำเนินการแทนผู้อนุมัติ
- กรองด้วยคำสำคัญหรือชนิดคำขอตามจำเป็นและตรวจสอบหน้า เปิดรายละเอียดและตรวจสอบผู้ขอ ชนิด เวลาสร้าง และสถานะปัจจุบัน
การเห็นรายการไม่ได้หมายความว่าบัญชีอนุมัติได้เสมอ หากไม่มี Approve หรือ Reject ในรายละเอียด ให้ตรวจสอบขั้นปัจจุบัน ว่าตนเป็นผู้อนุมัติที่รอดำเนินการหรือไม่ และสิทธิ์บัญชี
ตรวจสอบและตัดสินใจ
- ตรวจสอบคำขอและกระบวนการอนุมัติ ตรวจสอบไฟล์ ผู้รับ สมาชิกพื้นที่ หรือข้อมูลอื่นตามชนิดคำขอ หากมีข้อความเนื้อหาละเอียดอ่อนให้พิจารณาตามกฎองค์กร
- ปฏิบัติตามข้อกำหนดความปลอดภัยข้อมูลเมื่อดูหรือดาวน์โหลดไฟล์แนบ การดาวน์โหลดขึ้นอยู่กับสิทธิ์ของผู้อนุมัติปัจจุบัน อย่าสมมติว่าทุกคำขออนุญาตให้ดาวน์โหลด
- หากข้อมูลเพียงพอและตรงข้อกำหนดให้เลือก Approve การเลือกจะส่งการตัดสินใจของขั้นปัจจุบัน จึงต้องตรวจสอบวัตถุและเนื้อหาก่อน
- หากไม่ตรงข้อกำหนดให้เลือก Reject ควรระบุเหตุผลที่ชัดเจนและเกี่ยวข้องในหน้าต่างก่อนยืนยัน โดยไม่ใส่ข้อมูลละเอียดอ่อนที่ไม่เกี่ยวข้อง
- กลับไปยังรายการหรือเปิดรายละเอียดอีกครั้งเพื่อตรวจสอบขั้นปัจจุบันและกระบวนการทั้งหมด หากยังมีขั้นถัดไปให้รอผู้อนุมัติถัดไป
บางรายการรอดำเนินการมีคำสั่งอนุมัติหรือปฏิเสธแบบรวดเร็วในรายการ ซึ่งส่งการตัดสินใจเช่นกัน หากไฟล์ละเอียดอ่อนหรือข้อมูลไม่ครบให้เปิดรายละเอียดก่อน
ตรวจสอบผลทางธุรกิจ
- การส่งไฟล์หรือส่งระยะไกล: ตรวจสอบงานส่งและสถานะของแต่ละเป้าหมาย การอนุมัติไม่ได้หมายความว่าผู้รับทุกคนรับไฟล์หรือพื้นที่จัดเก็บปลายทางได้รับไฟล์แล้ว
- ลิงก์แชร์หรือรวบรวม: ตรวจสอบสถานะและวันหมดอายุ รวมถึงยืนยันเงื่อนไขการเข้าถึงก่อนใช้
- คำขอพื้นที่ใช้ร่วมกันหรือสมาชิก: ตรวจสอบว่าพื้นที่ สมาชิก และบทบาทมีผลตามคำขอ
หากผลไม่อัปเดตตามคาด ให้บันทึกชื่อคำขอ เวลา และข้อความบนหน้าจอ แล้วติดต่อผู้ดูแลที่เกี่ยวข้องหรือฝ่ายสนับสนุน หลีกเลี่ยงการส่งคำขอหรือไฟล์ซ้ำก่อนตรวจสอบผลเดิม
การแก้ไขปัญหา
- ไม่พบคำขอ: ตรวจสอบมุมมอง ชนิด คำสำคัญ และหน้า แล้วสอบถามผู้ขอว่าส่งสำเร็จหรือไม่และอยู่ขั้นใด
- ดูได้แต่อนุมัติไม่ได้: ตรวจสอบว่าเป็นเพียงผู้รับสำเนาหรือไม่ ถึงลำดับของตนแล้วหรือไม่ และบัญชีมีสิทธิ์หรือไม่
- อนุมัติล้มเหลว: ตรวจสอบข้อความและรีเฟรชสถานะ อาจมีผู้อนุมัติอื่นดำเนินการแล้วหรือสถานะเปลี่ยน อย่าทำซ้ำโดยไม่ตรวจสอบ
- อนุมัติแล้วแต่งานไม่เสร็จ: ตรวจสอบว่ามีขั้นถัดไปหรือไม่ แล้วตรวจสอบสถานะงาน ลิงก์ หรือสมาชิกในหน้าธุรกิจเดิม
วันที่อัปเดต