สร้างและจัดการลิงก์แชร์
ใน FileLink ของ Ping64 ลิงก์แชร์ใช้ให้ผู้รับเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ในพื้นที่ ซึ่งแตกต่างจาก งานส่งแบบปกติ ให้เลือกตามความต้องการทางธุรกิจและตรวจสอบข้อกำหนดขององค์กรในการให้ข้อมูลแก่ภายนอก
ลิงก์แชร์และรหัสรับไฟล์เป็นข้อมูลเข้าถึงที่ละเอียดอ่อน ผู้ที่มีลิงก์และตรงตามเงื่อนไขอาจเข้าถึงเนื้อหาได้ อย่าส่งผ่านช่องทางที่ไม่ได้รับอนุญาต หากต้องส่งแยกกันให้ตรวจสอบข้อความที่คัดลอกก่อน เพราะอาจมีทั้งลิงก์และรหัส
ลิงก์ที่คัดลอกอาจมีรหัสรับไฟล์อยู่ในตัวลิงก์ ไม่ใช่มีเฉพาะข้อความแยกข้างลิงก์ หากต้องส่งแยกช่องทาง ให้ตรวจสอบลิงก์ที่จะส่งจริงว่ายังมีรหัสหรือไม่ และส่งรหัสผ่านช่องทางอิสระที่ได้รับอนุมัติ ทดสอบวิธีเข้าถึงด้วยไฟล์ที่ไม่ละเอียดอ่อนก่อนส่ง
หากลิงก์ที่จะส่งยังมีรหัสรับไฟล์อยู่ อย่าส่งโดยถือว่าได้แยกรหัสแล้ว ให้ตรวจสอบก่อนด้วยไฟล์ที่ไม่อ่อนไหวว่าวิธีเข้าถึงที่ไม่มีรหัสในลิงก์ใช้งานได้ หากยืนยันไม่ได้ ให้ใช้วิธีส่งมอบอื่นที่องค์กรอนุมัติ
แม้จะเปิดใช้รหัสรับไฟล์ ผู้ที่มีลิงก์ที่ยังใช้งานได้อาจเห็นชื่อและหมายเหตุของการแชร์ก่อนป้อนรหัส อย่าระบุข้อมูลอ่อนไหวในชื่อหรือหมายเหตุ และอย่าใช้รหัสแทนการควบคุมการเผยแพร่ลิงก์
สมาชิกที่แสดงและตัวตนผู้เข้าถึง: หาก Share Method ในรายละเอียดแสดง Specified Members อย่าถือว่าการแสดงนี้ยืนยันว่ามีการตรวจตัวตนผู้ใช้ลิงก์กับรายชื่อสมาชิก ในการเข้าถึงลิงก์แบบนี้ ผู้ที่มีลิงก์ถูกต้องและผ่านเงื่อนไขรหัสแยกไฟล์และเงื่อนไขอื่นอาจเข้าถึงเนื้อหาได้ รวมถึงหลังลิงก์ถูกส่งต่อ หากต้องจำกัดเฉพาะตัวตนที่กำหนด ให้ใช้การควบคุมการเข้าถึงตามตัวตนที่องค์กรตรวจสอบแล้วหรือวิธีส่งมอบอื่นที่ได้รับอนุญาต และทดสอบก่อนส่ง อย่าพึ่งพาเพียงรายชื่อที่แสดงหรือรหัสแยกไฟล์
ดูการตั้งค่าทั้งหมดใน การตั้งค่านโยบายลิงก์แชร์
หากนโยบายเดิมที่เปิดใช้อยู่ครอบคลุมบัญชีที่เกี่ยวข้องและตรงตามข้อกำหนดของฟังก์ชันนี้ สามารถใช้ซ้ำได้โดยไม่ต้องสร้างหรือแก้นโยบายเพียงเพื่อการทำงานครั้งนี้ ให้ผู้ดูแลที่มีสิทธิ์ปรับและตรวจตามขั้นตอนด้านล่างเฉพาะเมื่อจำเป็น ทั้งนี้ยังต้องมีสิทธิ์บัญชี การอนุมัติ และเงื่อนไขการทำงานจริงแยกกัน
ผู้ดูแลระบบ: กำหนดเงื่อนไขการแชร์
ในส่วนจัดการ FileLink ภายใต้ MFT Security ให้ตรวจสถานะนโยบายที่ใช้กับบัญชีผู้เริ่ม และตรวจอายุ จำนวนครั้งดึงและดู รหัสรับและช่องเหตุผลใน Share Policy หากต้องอนุมัติให้ตรวจแม่แบบและกฎกระตุ้น หน้ากฎปัจจุบันไม่มีเงื่อนไขจับคู่รายรายการ จึงไม่ควรสมมติว่าข้อจำกัดไฟล์ ผู้รับหรือประเภทไฟล์จะกระตุ้นการอนุมัติเสมอ หากการตั้งค่าเดิมเหมาะสมให้ใช้ซ้ำ หากต้องแก้ ผู้ดูแลที่มีสิทธิ์ประเมินผลและทำตามนโยบายลิงก์แชร์ การเปลี่ยนการกำหนดบัญชีอาจลบการกำหนดโดยตรงในนโยบายชนิดเดียวกันอื่น ให้ตรวจนโยบายและบัญชีแยกกัน แล้วใช้ไฟล์ไม่อ่อนไหวตรวจสถานะและข้อจำกัด
ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของไฟล์ที่แชร์
นโยบายการแชร์มีตัวเลือก Always Link to Latest Version แต่ในการดาวน์โหลดไฟล์บางกรณี พฤติกรรมแตกต่างจากคำอธิบายบนหน้าจอ: เมื่อเปิด ระบบใช้เนื้อหาไฟล์ที่บันทึกไว้ขณะสร้างการแชร์ เมื่อปิด ระบบเชื่อมโยงกับไฟล์ต้นฉบับปัจจุบัน ซึ่งอาจดาวน์โหลดไม่ได้หากไฟล์ต้นฉบับถูกลบหรือไม่พร้อมใช้งาน อย่าตัดสินจากชื่อตัวเลือกเพียงอย่างเดียวว่าผู้รับเห็นเนื้อหาล่าสุด และอย่าใช้ลิงก์แชร์แทนข้อมูลสำรอง
ไม่ว่าจะเปิดหรือปิดตัวเลือกนี้ ก็ไม่รับประกันว่าเนื้อหาไฟล์ที่เกี่ยวข้องจะพร้อมใช้งานตลอดไป หากเนื้อหาที่ต้องการไม่พร้อมใช้งาน การดาวน์โหลดอาจล้มเหลว
ระบบกำหนดค่านี้เมื่อสร้างการแชร์ อย่าสมมติว่าการเปลี่ยนนโยบายภายหลังจะเปลี่ยนลิงก์เดิม หากต้องส่งเนื้อหาที่แน่นอน อาจสร้างลิงก์ใหม่และตรวจสอบเนื้อหาจริงก่อนส่ง ตรวจสอบการทำงานของโฟลเดอร์และการแสดงตัวอย่างแยกกัน ผู้ดูแลที่ติดตั้งหรือปรับนโยบายสามารถดูวิธีทดสอบนำร่องได้ใน การตั้งค่านโยบายลิงก์แชร์
สร้างลิงก์
- ยืนยันว่าบัญชีมีนโยบายที่อนุญาตการแชร์และมีสิทธิ์แชร์เนื้อหาที่เลือก การดูไฟล์ในพื้นที่ใช้ร่วมกันได้ไม่ได้หมายความว่ามีสิทธิ์แชร์เสมอไป เจ้าของ ผู้ดูแล หรือสมาชิกที่แก้ไขได้อาจสร้างการแชร์ตามสิทธิ์ของตน
- ใน FileLink ให้เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ในพื้นที่ส่วนตัวหรือพื้นที่ใช้ร่วมกันที่มีสิทธิ์ แล้วใช้คำสั่งแชร์บนหน้าจอ
- ในหน้าต่าง Share Link เลือกระยะเวลาที่มีผล ระยะเวลาและช่วงที่กำหนดเองได้ขึ้นอยู่กับหน้าจอและนโยบายองค์กร
- เปิดและตรวจสอบ Extraction Code ตามข้อกำหนดองค์กร หากนโยบายบังคับใช้รหัสให้คงการตั้งค่านี้ไว้
- หากหน้าจออนุญาต Extraction Limit ให้กรอกค่าที่ต้องการ จำนวนครั้งที่มีผลจริงอาจกำหนดโดยนโยบาย หลังสร้างให้ตรวจสอบข้อมูลการแชร์ อย่าสมมติว่าค่าที่ป้อนมีผลแล้ว
- กรอกเหตุผลเมื่อหน้าจอกำหนด และเพิ่มหมายเหตุหากจำเป็น ตรวจสอบเนื้อหาและการตั้งค่าก่อนส่ง หากต้องอนุมัติให้รอจนเสร็จ ตรวจสอบสถานะ แล้วจึงส่งลิงก์
ระยะเวลาที่เลือกเมื่อสร้างอาจไม่ใช่วันหมดอายุสุดท้าย นโยบายองค์กรอาจกำหนดระยะเวลาเริ่มต้นให้การแชร์ที่ไม่ได้ระบุวันหมดอายุ หรือย่อระยะเวลาที่นานเกินให้เหลือค่าสูงสุดที่อนุญาต แม้หน้าอนุญาตให้เลือกแบบถาวร ให้ตรวจวันหมดอายุจริงใน My Shares ก่อนส่งลิงก์
เมนูแชร์และสิทธิ์ในพื้นที่ร่วม: สมาชิกที่มีบทบาท “Can upload and download” หรือ “Can download” อาจเห็นเมนูแชร์เช่นกัน แต่คำขอสร้างการแชร์จะถูกปฏิเสธเนื่องจากสิทธิ์ของบทบาท การเห็นเมนูไม่ได้หมายความว่าสร้างลิงก์ได้ หากมีข้อความเรื่องสิทธิ์ ให้ตรวจบทบาทสมาชิก สถานะบัญชีและนโยบายที่ใช้ แล้วติดต่อผู้ดูแลพื้นที่ตามขั้นตอนขององค์กร อย่าเพิ่มสิทธิ์โดยไม่ประเมินเพียงเพื่อให้แชร์ได้
ทำความเข้าใจจำนวนครั้งในการดูและดึงข้อมูล
จำนวนครั้งในการดูและดึงข้อมูลจำกัดการกระทำคนละประเภท ไม่เท่ากับจำนวนผู้รับหรือจำนวนไฟล์ที่ดาวน์โหลดสำเร็จ การกระทำหนึ่งอาจทำให้มีการตรวจสอบสิทธิ์ดูมากกว่าหนึ่งครั้ง ในบางหน้า แม้ใส่รหัสดึงข้อมูลถูกต้อง หากกำหนดจำนวนครั้งในการดูต่ำเกินไปก็อาจถึงขีดจำกัดก่อนเปิดเนื้อหา คำขอดาวน์โหลดที่ผ่านการตรวจสอบอาจถูกนับเป็นการดึงข้อมูลแล้ว แม้การดาวน์โหลดไฟล์ภายหลังจะล้มเหลว
ผู้ดูแลควรคำนึงถึงการใช้จำนวนครั้งในการตรวจสอบ ทดลองและลองใหม่ และทดสอบด้วยไฟล์ที่ไม่อ่อนไหว หากผู้รับพบว่าจำนวนครั้งหมดหรือการตรวจสอบล้มเหลว ไม่ควรลองซ้ำหลายครั้ง ให้ผู้แชร์ตรวจสอบสถานะและจำนวนครั้งที่ใช้แล้ว และติดต่อผู้ดูแลตามความจำเป็น อย่าสมมติว่าการเปลี่ยนนโยบายจะเปลี่ยนข้อจำกัดของลิงก์เดิมโดยอัตโนมัติ หากจำเป็นให้สร้างและตรวจสอบลิงก์ใหม่ตามขั้นตอนขององค์กร
ตัวอย่างเช่น เมื่อต้องให้เอกสารทดสอบแก่ผู้ร่วมงานระยะสั้น ให้ใช้ระยะเวลาและรหัสที่องค์กรอนุมัติ ตรวจสอบสถานะและเวลาหมดอายุในรายการแชร์ แล้วส่งลิงก์ผ่านช่องทางที่ได้รับอนุญาต ตัวอย่างนี้ไม่ใช่ค่าเริ่มต้นและไม่แทนการอนุมัติเนื้อหากับผู้รับ
บันทึกตรวจสอบที่แสดงว่าดาวน์โหลดผ่านลิงก์แชร์สำเร็จเพียงอย่างเดียวไม่ได้ยืนยันว่าผู้รับได้รับไฟล์ครบถ้วน เพราะการส่งอาจถูกขัดจังหวะภายหลัง หากต้องยืนยันการส่งมอบ ให้ตรวจผลการดาวน์โหลดและเนื้อหาไฟล์กับผู้รับ และจัดการความผิดปกติตามขั้นตอนขององค์กร
ตรวจสอบ คัดลอก และยกเลิก
- เปิดรายการแชร์ของตน ค้นหารายการเป้าหมาย และตรวจสอบสถานะ เวลาหมดอายุ และข้อมูลการเข้าถึงหรือรับไฟล์ที่แสดง
- ใช้คำสั่งคัดลอกสำหรับรายการที่ยังมีผลและอนุญาตให้คัดลอก ข้อความที่คัดลอกอาจมีรหัสรับไฟล์ จึงต้องตรวจสอบและส่งตามข้อกำหนดองค์กร
- หากไม่ต้องใช้หรือพบว่าขอบเขตไม่ถูกต้อง ให้ยกเลิกการแชร์และยืนยัน หลังยกเลิกคำขอใหม่เพื่อเข้าถึงหรือรับเนื้อหาผ่านลิงก์ควรถูกปฏิเสธ ส่วนสำเนาที่ได้รับไปแล้วต้องจัดการตามกระบวนการองค์กร
หลังยกเลิกการแชร์ คำขอเข้าถึงและดาวน์โหลดใหม่ควรถูกปฏิเสธ แต่ไม่รับประกันว่าจะหยุดการถ่ายโอนที่ผ่านการตรวจสอบและเริ่มไปก่อนยกเลิก หรือเรียกคืนสำเนาที่ผู้รับได้ไปแล้ว หากส่งผิดให้ดำเนินการทันทีตามกระบวนการตอบสนองเหตุการณ์ขององค์กร
การแก้ไขปัญหา
- สร้างการแชร์ไม่ได้: ตรวจสอบนโยบายที่อนุญาตแชร์ บทบาทในพื้นที่ เนื้อหาที่เลือก และช่องบังคับ
- คัดลอกหรือเข้าถึงไม่ได้: ตรวจสอบว่ารออนุมัติ หมดอายุ ถูกยกเลิก หรือถึงขีดจำกัดแล้วหรือไม่ และติดต่อผู้ดูแลตามสถานะบนหน้าจอ
- รหัสหรือจำนวนครั้งไม่เป็นไปตามคาด: ตรวจสอบข้อมูลแชร์และนโยบาย แล้วให้ผู้ดูแลตรวจสอบค่าที่มีผลจริง
- ผู้รับเข้าถึงไม่ได้: ตรวจสอบว่าลิงก์ครบ รหัสถูกต้อง ระยะเวลายังมีผล และสถานะแชร์อนุญาตการเข้าถึง ติดต่อผู้ดูแลหรือฝ่ายสนับสนุนหากจำเป็น
วันที่อัปเดต