ดูและรับไฟล์ที่ส่งมา
งานรับแสดงงานไฟล์ที่ส่งถึงผู้ใช้ปัจจุบัน แหล่งที่มา และสถานะการประมวลผล การมีงานในรายการไม่ได้หมายความว่าไฟล์ทั้งหมดพร้อมหรือผู้ใช้มีสิทธิ์ดาวน์โหลดเสมอไป ดูวิธีสร้างงานส่งแบบปกติได้ที่ สร้างงานส่งแบบปกติ
หากมีงานรับอยู่แล้ว ให้เข้าสู่ระบบด้วยบัญชีผู้รับที่เกี่ยวข้องและไปยังส่วนดูงานรับด้านล่างได้โดยตรง ไม่ต้องตั้งนโยบายส่งใหม่ทุกครั้งที่รับ ยังต้องเป็นไปตามสถานะงาน สิทธิ์ดาวน์โหลด ระยะเวลา จำนวนครั้งที่รับ และรหัสรับจริง หากต้องปรับนโยบาย ให้ผู้มีสิทธิ์จัดการตรวจสอบการตั้งค่าเดิมก่อนและดำเนินการตามความจำเป็น
ผู้ดูแลระบบ: กำหนดเงื่อนไขการรับ
การดำเนินการที่ใช้ได้ขึ้นอยู่กับงานส่งและนโยบายองค์กรที่มีผล ก่อนกำหนดนโยบายผู้ส่ง ให้ระบุผู้รับและข้อกำหนดความปลอดภัยข้อมูล:
- ในส่วนจัดการ FileLink ให้เปิด MFT Security และตรวจสอบสถานะนโยบายเดิมของผู้ส่ง บัญชีที่มีผล และงานปกติ (Regular Tasks) ในนโยบายการส่งก่อน ใช้นโยบายที่เหมาะสมซ้ำได้ หากจำเป็นให้ผู้ดูแลที่มีสิทธิ์ปรับตาม นโยบายการส่งปกติ การเปลี่ยนบัญชีอาจกระทบการกำหนดโดยตรงในนโยบายชนิดเดียวกันอื่น
- ตรวจสอบข้อจำกัดผู้รับ ระยะเวลา จำนวนครั้งและรหัสรับไฟล์ สิทธิ์ดาวน์โหลด การอนุมัติ และข้อจำกัดอื่นที่ใช้ หากมีการเปลี่ยนแปลงให้บันทึกนโยบายแล้วตรวจสอบการตั้งค่าและการกำหนดบัญชีอีกครั้ง หากไม่มีการเปลี่ยนแปลงไม่ต้องบันทึกซ้ำ
- ใช้บัญชีทดลองของผู้ส่งและผู้รับกับไฟล์ไม่ละเอียดอ่อน เพื่อตรวจสอบการสร้างงาน การอนุมัติที่จำเป็น การรับ และการดำเนินการกับไฟล์ที่อนุญาต การบันทึกนโยบายหรือสร้างงานไม่ได้หมายความว่าผู้รับรับหรือดาวน์โหลดไฟล์แล้ว
ดูงานรับ
- ลงชื่อเข้า FileLink ด้วยบัญชีผู้รับเป้าหมาย เปิดงานรับ และค้นหาตามชื่อ ผู้ส่ง เวลา และสถานะ
- สถานะมีทั้งรอดำเนินการ กำลังดำเนินการ ถูกบล็อก หมดอายุ และลบแล้ว ตรวจสอบผู้ส่งและวัตถุประสงค์ก่อนเปิดงาน รายละเอียดและข้อความบนหน้าจอเป็นตัวกำหนดสิ่งที่จัดการได้ในขณะนั้น
- หากมีข้อความขอการตอบรับการอ่านหรือการรับเมื่อเปิดหรือรับงาน ให้ทำความเข้าใจและเลือกการดำเนินการตามข้อกำหนดองค์กร การตอบรับจะแจ้งข้อมูลการดูหรือการรับแก่ผู้ส่ง ให้ปฏิบัติตามข้อความบนหน้าจอ
- ตรวจสอบชื่อ ขนาด และสถานะไฟล์ในรายละเอียดงาน หากต้องใช้รหัสรับไฟล์ ให้ขอจากผู้ส่งผ่านช่องทางปลอดภัยที่องค์กรอนุมัติและอย่าเผยแพร่
ผลของการเลือกใบตอบรับ: ใบตอบรับการอ่านเกี่ยวกับการดูงาน ส่วนใบตอบรับการรับเกี่ยวกับการรับไฟล์ หากงานกำหนด Request receipt ข้อความครั้งแรกอาจให้เลือก Agree and continue หรือ Continue without sending หากกำหนด Mandatory receipt ต้องยินยอมจึงดำเนินการต่อได้ มิฉะนั้นสามารถยกเลิก การเลือกที่มีขึ้นอยู่กับการตั้งค่างาน ใบตอบรับไม่ยืนยันว่าดาวน์โหลดไฟล์ครบแล้ว
ดูตัวอย่าง ดาวน์โหลด และโอนไปพื้นที่ส่วนตัว
- เลือกไฟล์ในรายละเอียดงาน หน้าจออาจให้ดูตัวอย่าง ดาวน์โหลดไฟล์ที่เลือก ดาวน์โหลดทั้งหมด หรือโอนไปพื้นที่ส่วนตัว การใช้ได้ขึ้นอยู่กับสถานะงาน สิทธิ์ และข้อจำกัด
- ป้อนรหัสและเลือกการตอบรับตามที่หน้าจอกำหนด การรับอาจจำกัดด้วยวันหมดอายุและจำนวนครั้ง ควรตรวจสอบกับผู้ส่งก่อนดำเนินการ การรับสำเร็จไม่ได้รับประกันว่าไฟล์ทุกไฟล์ดาวน์โหลดเสร็จแล้ว
- หลังดาวน์โหลดให้ตรวจสอบชื่อและเนื้อหาของแต่ละไฟล์ในเครื่อง และเก็บตามข้อกำหนดองค์กร เมื่อเลือกดาวน์โหลดทั้งหมดให้ตรวจสอบผลทีละไฟล์ อย่าสรุปว่าทั้งหมดเสร็จจากการคลิกปุ่ม
- หากโอนเข้าพื้นที่ส่วนตัวได้ ให้เลือกไฟล์และตำแหน่งปลายทาง ส่งคำสั่ง แล้วตรวจสอบผลในพื้นที่นั้น ดูวิธีใช้พื้นที่ได้ที่ พื้นที่ส่วนตัวและถังขยะ
จำนวนครั้งในการรับและการดำเนินการกับไฟล์: การดูตัวอย่าง ดาวน์โหลด หรือโอนเข้าพื้นที่ส่วนตัวอาจต้องได้รับสิทธิ์รับไฟล์ เมื่อออกสิทธิ์รับใหม่สำเร็จ ระบบจะนับรวมในจำนวนครั้งของงานรับนั้น แม้การดาวน์โหลดหรือโอนภายหลังจะล้มเหลว สิทธิ์ที่ยังใช้ได้ในหน้าเดียวกันอาจนำมาใช้ซ้ำกับหลายไฟล์ จำนวนครั้งจึงไม่เท่ากับจำนวนไฟล์หรือจำนวนดาวน์โหลดที่สำเร็จ เมื่อกลับเข้าหน้าหรือสิทธิ์หมดอายุ อาจต้องขอสิทธิ์ใหม่และถูกนับอีกครั้ง ตรวจสอบอายุและจำนวนครั้งก่อนดำเนินการ หากมีปัญหาให้ตรวจข้อความบนหน้าจอและติดต่อผู้ส่งหรือผู้ดูแล
หากขนาดไฟล์เป็นศูนย์หรือไม่มีข้อมูลขนาด หน้ารายละเอียดอาจไม่อนุญาตให้ดูตัวอย่าง ดาวน์โหลด หรือโอน ให้ผู้ส่งหรือผู้ดูแลตรวจสอบไฟล์ต้นฉบับและเนื้อหาที่ส่ง อย่าสรุปว่าไฟล์ต้นฉบับเสียหายแน่นอน
การแก้ไขปัญหา
- งานหมดอายุหรือถูกบล็อก: สอบถามผู้ส่งหรือผู้ดูแลเกี่ยวกับสาเหตุและขั้นตอนถัดไป อย่าสมมติว่ายังรับไฟล์ต่อได้
- รหัสไม่ถูกต้อง: ตรวจสอบงานและรหัสกับผู้ส่งผ่านช่องทางปลอดภัย หากปัญหายังคงอยู่ ให้บันทึกข้อความบนหน้าจอและติดต่อผู้ดูแล
- ไม่มีสิทธิ์ดาวน์โหลดหรือโอน: ตรวจสอบสิทธิ์งาน สถานะ และนโยบาย ติดต่อผู้ส่งหรือผู้ดูแลหากจำเป็น และอย่าหลีกเลี่ยงข้อจำกัด
- ไฟล์ไม่สมบูรณ์หรือใช้ไม่ได้: ตรวจสอบสถานะงานและข้อมูลไฟล์ แล้วสอบถามผู้ส่งว่าต้องส่งใหม่หรือไม่
- งานรับถูกลบ: ดู คำแนะนำถังขยะ ว่ายังกู้คืนได้หรือไม่ การลบบันทึกรับไม่ได้หมายความว่าข้อมูลของผู้ส่งหรือผู้รับอื่นถูกลบ
วันที่อัปเดต