สร้างและจัดการพื้นที่ใช้ร่วมกัน
พื้นที่ใช้ร่วมกันช่วยให้สมาชิกที่ได้รับสิทธิ์ทำงานร่วมกันกับไฟล์ในพื้นที่เดียวกัน บทบาทสมาชิกกำหนดการดำเนินการที่ทำได้ โดยการเข้าถึงจริงยังขึ้นอยู่กับสิทธิ์บัญชี สถานะพื้นที่ และนโยบายองค์กร หากต้องส่งไฟล์ให้ผู้รับภายนอกพื้นที่ สามารถใช้ลิงก์แชร์หรืองานส่งแบบปกติตามความเหมาะสม
ดูการตั้งค่าทั้งหมดใน การตั้งค่านโยบายพื้นที่ใช้ร่วมกัน
หากนโยบายเดิมที่เปิดใช้อยู่ครอบคลุมบัญชีที่เกี่ยวข้องและตรงตามข้อกำหนดของฟังก์ชันนี้ สามารถใช้ซ้ำได้โดยไม่ต้องสร้างหรือแก้นโยบายเพียงเพื่อการทำงานครั้งนี้ ให้ผู้ดูแลที่มีสิทธิ์ปรับและตรวจตามขั้นตอนด้านล่างเฉพาะเมื่อจำเป็น ทั้งนี้ยังต้องมีสิทธิ์บัญชี การอนุมัติ และเงื่อนไขการทำงานจริงแยกกัน
ผู้ดูแลระบบ: กำหนดเงื่อนไขพื้นที่ใช้ร่วมกัน
ในส่วนจัดการ FileLink ภายใต้ MFT Security ให้ตรวจว่านโยบายที่ใช้กับบัญชีที่เกี่ยวข้องเปิดอยู่ และตรวจการลบถาวรโดยเจ้าของกับสวิตช์อนุมัติใน Netdisk Policy > Shared Space หากต้องอนุมัติให้ตรวจแม่แบบ บัญชีผู้เริ่มและผู้อนุมัติ ก่อนลบถาวรให้ตรวจข้อกำหนดการเก็บและกู้คืน หากการตั้งค่าเดิมเหมาะสมให้ใช้ซ้ำ เฉพาะเมื่อต้องปรับ ผู้ดูแลที่มีสิทธิ์ประเมินผลต่อบัญชีอื่นแล้วทำตามนโยบายพื้นที่ร่วม การเปลี่ยนการกำหนดบัญชีอาจลบการกำหนดโดยตรงของบัญชีนั้นในนโยบายชนิดเดียวกันอื่น หลังเปลี่ยนการกำหนดบัญชีให้ตรวจนโยบายและบัญชีแยกกัน การบันทึกไม่ได้หมายความว่าอนุมัติเสร็จหรือสมาชิกเข้าถึงได้แล้ว
การตั้งค่าอนุมัติพื้นที่ร่วมเลือกแม่แบบได้ครั้งละหนึ่งรายการ หากต้องครอบคลุมทั้งการสร้างพื้นที่และเพิ่มสมาชิก ให้ตรวจวัตถุประสงค์ของแม่แบบและบัญชีที่เริ่มแต่ละการดำเนินการ แล้วทดสอบแยกกัน ดู นโยบายพื้นที่ร่วม
สร้างพื้นที่ใช้ร่วมกัน
- ตรวจสอบว่าบัญชีมีสิทธิ์ใช้ FileLink และสร้างพื้นที่ กำหนดวัตถุประสงค์ รายชื่อสมาชิก และสิทธิ์ที่ต้องการไว้ล่วงหน้า
- เปิด Shared Space เลือก New Space แล้วกรอกชื่อในหน้าต่าง Create Shared Space
- ใน Permission Settings เลือก Add member เลือกผู้ร่วมงานและกำหนดบทบาท ผู้สร้างจะแสดงเป็นเจ้าของ ให้สิทธิ์ตามความจำเป็นทางธุรกิจ ไม่ขยายสมาชิกเพียงเพื่อความสะดวก
- ตรวจสอบชื่อ สมาชิก และบทบาทก่อนส่ง หากเข้าสู่การอนุมัติพื้นที่ ให้ติดตามสถานะและรอผล หากไม่ต้องอนุมัติ ให้เปิดพื้นที่ใหม่จากรายการและตรวจสอบสมาชิกกับสิทธิ์
- ก่อนอัปโหลดข้อมูลใช้งานจริง ให้ใช้บัญชีทดสอบตรวจสอบการดำเนินการที่ต้องการของแต่ละบทบาท และยืนยันว่าบัญชีที่ไม่ได้รับสิทธิ์ไม่สามารถเข้าถึงพื้นที่
ทำความเข้าใจบทบาทสมาชิก
หน้าต่างสร้างพื้นที่อธิบายบทบาทดังต่อไปนี้ การดำเนินการจริงยังขึ้นอยู่กับสิทธิ์บัญชี สถานะพื้นที่ และนโยบาย บางงานจัดการต้องใช้สิทธิ์เจ้าของ การแสดงตัวอย่างขึ้นอยู่กับชนิดไฟล์และการรองรับของสภาพแวดล้อม
| บทบาท | คำอธิบายและการใช้งานในหน้าจอ |
|---|---|
| Owner | เป็นเจ้าของและจัดการพื้นที่ ควรตรวจสอบสิทธิ์ก่อนดำเนินการสำคัญเกี่ยวกับสมาชิกและวงจรของพื้นที่ |
| Space Admin | เปลี่ยนชื่อพื้นที่ จัดการสิทธิ์สมาชิก และอัปโหลด ดาวน์โหลด หรือลบไฟล์ได้ |
| Can edit | เปลี่ยนชื่อพื้นที่ อัปโหลด ดาวน์โหลด ลบไฟล์ และสร้างโฟลเดอร์ได้ |
| Can upload and download | อัปโหลดและดาวน์โหลดไฟล์ได้ แต่ลบไม่ได้ |
| Can download | ดาวน์โหลดไฟล์ได้ แต่ไม่สามารถอัปโหลดหรือลบได้ |
| Preview only | ดูตัวอย่างไฟล์ออนไลน์ได้เท่านั้น |
เปลี่ยนชื่อพื้นที่: หน้าจออธิบายว่าบทบาท Can edit เปลี่ยนชื่อพื้นที่ได้ แต่คำขอเปลี่ยนชื่อจากบทบาทนี้อาจถูกปฏิเสธ หากต้องเปลี่ยนชื่อ ให้ Owner หรือ Space Admin ที่มีสิทธิ์ดำเนินการและตรวจผลหลังส่ง สิทธิ์แก้ไขไฟล์ไม่เท่ากับสิทธิ์จัดการพื้นที่
ข้อจำกัดของการแชร์และดูตัวอย่าง: สมาชิกบางรายอาจเห็นคำสั่งแชร์ แต่การสร้างลิงก์จากพื้นที่ใช้ร่วมกันยังต้องมีบทบาทพื้นที่ สิทธิ์บัญชี และนโยบายแชร์ที่เหมาะสม การเห็นคำสั่งไม่ได้รับประกันว่าจะสร้างสำเร็จ ให้ทดสอบด้วยบัญชีนำร่องตามคู่มือลิงก์แชร์ Preview only ไม่ได้รับประกันว่าจะป้องกันภาพหน้าจอ การถ่ายภาพ หรือการเก็บเนื้อหาด้วยวิธีอื่นได้ทั้งหมด ให้กำหนดสิทธิ์ข้อมูลอ่อนไหวอย่างระมัดระวังและตรวจมาตรการป้องกันตามข้อกำหนดองค์กร
ตัวอย่างเช่น ทีมโครงการอาจกำหนด Can edit ให้ผู้ดูแลเอกสาร และ Preview only ให้ผู้ที่ต้องดูผลลัพธ์เท่านั้น ควรตรวจสอบขอบเขตการดำเนินการของแต่ละคนก่อนใช้งานจริง ตัวอย่างนี้ไม่ใช่สิทธิ์เริ่มต้น
ขอบเขตการอนุญาตสำหรับไฟล์อ่อนไหว: “Preview only” เป็นบทบาทในหน้าจอ ไม่ใช่การรับประกันว่าสมาชิกจะไม่สามารถได้ไฟล์ต้นฉบับครบถ้วน หากข้อกำหนดห้ามบุคคลบางรายถือครองไฟล์ต้นฉบับ อย่าพึ่งพาเพียงบทบาทนี้หรือการซ่อนเมนูดาวน์โหลด ก่อนให้สิทธิ์ ให้หารือกับผู้ดูแลความปลอดภัยเพื่อกำหนดวิธีส่งมอบและควบคุมการเข้าถึงที่เหมาะสม แล้วตรวจสอบด้วยไฟล์ตัวอย่างที่ไม่อ่อนไหว
จัดการสมาชิกและพื้นที่
- ค้นหาพื้นที่ในรายการพื้นที่ใช้ร่วมกันและเปิดเมนูการดำเนินการ เลือก Add member หรือ Permission Management ตามสิทธิ์บัญชี ตรวจสอบบุคคลและบทบาทก่อนส่ง
- หากการเพิ่มสมาชิกทำให้เกิดการอนุมัติ ให้รอผลแล้วตรวจสอบสมาชิกและสิทธิ์ที่มีผลอีกครั้ง หากมีคำขอรอดำเนินการอยู่แล้ว ให้ปฏิบัติตามข้อความบนหน้าจอและหลีกเลี่ยงการส่งซ้ำ
- ใช้ Rename space เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อ หรือ Exit space เมื่อต้องการออกจากพื้นที่ด้วยตนเอง โดยตรวจสอบผลกระทบก่อนดำเนินการ
- Dissolve space มีผลต่อสมาชิกและการเข้าถึงไฟล์ที่อาศัยพื้นที่นั้น ก่อนดำเนินการให้ตรวจสอบสิทธิ์ วางแผนการเก็บรักษาและย้ายข้อมูล และแจ้งสมาชิกที่ได้รับผลกระทบ การออกจากพื้นที่ไม่เหมือนการยุบพื้นที่ ให้สอบถามผู้ดูแลเรื่องการกู้คืนก่อนดำเนินการ
การเปลี่ยนบทบาทที่แสดงบนหน้าไม่ได้ยืนยันว่าเซิร์ฟเวอร์อัปเดตเสร็จแล้ว หากมีข้อผิดพลาดหรือผลไม่ชัดเจน ให้รีเฟรชและตรวจสอบสมาชิกกับสิทธิ์อีกครั้งโดยไม่ส่งซ้ำ เมื่อส่งมอบความเป็นเจ้าของ อย่าใช้รายการบทบาทเพียงอย่างเดียวยืนยันว่าสิทธิ์เจ้าของทั้งหมดโอนแล้ว การยุบพื้นที่อาจยังขึ้นอยู่กับข้อมูลเจ้าของเดิม ก่อนส่งมอบให้ยืนยันแนวทางกับผู้ดูแลและฝ่ายสนับสนุนทางเทคนิค หลังเปลี่ยนให้ตรวจสอบสิทธิ์ที่จำเป็นด้วยบัญชีที่เกี่ยวข้องแต่ละบัญชี หากผิดปกติให้ติดต่อฝ่ายสนับสนุน และอย่ายุบพื้นที่เพื่อทดสอบ
การแก้ไขปัญหา
- ไม่พบคำสั่งสร้างหรือจัดการ: ตรวจสอบสิทธิ์บัญชี บทบาทในพื้นที่ และนโยบาย การเป็นสมาชิกไม่ได้ให้สิทธิ์สร้างหรือจัดการโดยอัตโนมัติ
- สร้างพื้นที่หรือเพิ่มสมาชิกแล้วใช้งานไม่ได้ทันที: ตรวจสอบว่ากำลังรออนุมัติหรือคำขอผ่านแล้วหรือไม่ หากยังมีปัญหาให้ติดต่อผู้อนุมัติหรือผู้ดูแล
- สมาชิกอัปโหลด ดาวน์โหลด หรือดูตัวอย่างไม่ได้: ตรวจสอบบทบาทและสถานะที่มีผล สถานะพื้นที่ นโยบาย และการรองรับไฟล์ แล้วตรวจสอบข้อความบนหน้าจอ
- ผลการเปลี่ยนบทบาทไม่เป็นไปตามคาด: ตรวจสอบสมาชิกและบทบาทอีกครั้ง ยืนยันว่าการดำเนินการเสร็จสิ้น และให้ผู้ดูแลตรวจสอบนโยบายที่เกี่ยวข้อง
ติดตามความคืบหน้าการอนุมัติพื้นที่
เมื่อการสร้างพื้นที่หรือเพิ่มสมาชิกเข้าสู่การอนุมัติ ให้เปิด Space Approval ในพื้นที่ทำงาน FileLink เพื่อค้นหาคำขอพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันและสมาชิกที่บัญชีปัจจุบันเป็นผู้ยื่น สลับระหว่าง Pending, Approved และ All Approvals และใช้คำค้นกับการเปลี่ยนหน้าเพื่อค้นหารายการ รายการแสดงชื่อพื้นที่ ผู้ยื่น สถานะและเวลาสร้าง ให้ตรวจสอบเวลาสร้างของแต่ละรายการ อย่าสมมติว่าผลลัพธ์ถูกกรองแล้วเพียงเพราะเลือกช่วงวันที่ ชื่อรายการควบคุมอ้างอิงอินเทอร์เฟซภาษาอังกฤษ
รายการ Approved อาจรวมคำขอที่ถูกยกเลิกหรือถอน จึงไม่หมายความว่าคำขอได้รับอนุมัติเพียงเพราะปรากฏในรายการ ตรวจสอบสถานะจริง แล้วกลับไปยังพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันเพื่อตรวจสอบว่าพื้นที่และสิทธิ์สมาชิกมีผลจริง ดูการดำเนินการของผู้อนุมัติที่ จัดการการอนุมัติ FileLink หากไม่พบคำขอ ให้ตรวจสอบบัญชีที่ลงชื่อเข้าใช้ การส่งคำขอสำเร็จ สถานะและคำค้น แล้วติดต่อผู้ดูแลที่มีสิทธิ์
อัปโหลดไฟล์ชื่อซ้ำ
ก่อนอัปโหลดให้ตรวจสอบโฟลเดอร์ปลายทางและสิทธิ์ของสมาชิก ดูการเขียนทับ การเก็บทั้งสองไฟล์ และการจัดการชื่อซ้ำเมื่อคัดลอกหรือย้ายได้ที่ ชื่อซ้ำเมื่ออัปโหลด คัดลอก และย้าย ก่อนเขียนทับไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน ให้ยืนยันผลกระทบกับสมาชิกที่เกี่ยวข้อง
วันที่อัปเดต