การตั้งค่านโยบายลิงก์แชร์
ใน FileLink ของ Ping64 ลิงก์แชร์ใช้ให้ผู้รับเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ในพื้นที่ ซึ่งแตกต่างจาก งานส่งแบบปกติ ให้เลือกตามความต้องการทางธุรกิจและตรวจสอบข้อกำหนดขององค์กรในการให้ข้อมูลแก่ภายนอก
ลิงก์แชร์และรหัสรับไฟล์เป็นข้อมูลเข้าถึงที่ละเอียดอ่อน ผู้ที่มีลิงก์และตรงตามเงื่อนไขอาจเข้าถึงเนื้อหาได้ อย่าส่งผ่านช่องทางที่ไม่ได้รับอนุญาต หากต้องส่งแยกกันให้ตรวจสอบข้อความที่คัดลอกก่อน เพราะอาจมีทั้งลิงก์และรหัส
ลิงก์ที่คัดลอกอาจมีรหัสรับไฟล์อยู่ในตัวลิงก์ ไม่ใช่มีเฉพาะข้อความแยกข้างลิงก์ หากต้องส่งแยกช่องทาง ให้ตรวจสอบลิงก์ที่จะส่งจริงว่ายังมีรหัสหรือไม่ และส่งรหัสผ่านช่องทางอิสระที่ได้รับอนุมัติ ทดสอบวิธีเข้าถึงด้วยไฟล์ที่ไม่ละเอียดอ่อนก่อนส่ง
หากลิงก์ที่จะส่งยังมีรหัสรับไฟล์อยู่ อย่าส่งโดยถือว่าได้แยกรหัสแล้ว ให้ตรวจสอบก่อนด้วยไฟล์ที่ไม่อ่อนไหวว่าวิธีเข้าถึงที่ไม่มีรหัสในลิงก์ใช้งานได้ หากยืนยันไม่ได้ ให้ใช้วิธีส่งมอบอื่นที่องค์กรอนุมัติ
แม้จะเปิดใช้รหัสรับไฟล์ ผู้ที่มีลิงก์ที่ยังใช้งานได้อาจเห็นชื่อและหมายเหตุของการแชร์ก่อนป้อนรหัส อย่าระบุข้อมูลอ่อนไหวในชื่อหรือหมายเหตุ และอย่าใช้รหัสแทนการควบคุมการเผยแพร่ลิงก์
สมาชิกที่แสดงและตัวตนผู้เข้าถึง: หาก Share Method ในรายละเอียดแสดง Specified Members อย่าถือว่าการแสดงนี้ยืนยันว่ามีการตรวจตัวตนผู้ใช้ลิงก์กับรายชื่อสมาชิก ในการเข้าถึงลิงก์แบบนี้ ผู้ที่มีลิงก์ถูกต้องและผ่านเงื่อนไขรหัสแยกไฟล์และเงื่อนไขอื่นอาจเข้าถึงเนื้อหาได้ รวมถึงหลังลิงก์ถูกส่งต่อ หากต้องจำกัดเฉพาะตัวตนที่กำหนด ให้ใช้การควบคุมการเข้าถึงตามตัวตนที่องค์กรตรวจสอบแล้วหรือวิธีส่งมอบอื่นที่ได้รับอนุญาต และทดสอบก่อนส่ง อย่าพึ่งพาเพียงรายชื่อที่แสดงหรือรหัสแยกไฟล์
ผู้ดูแลระบบ: กำหนดเงื่อนไขการแชร์
- ในส่วนดูแล FileLink ให้เปิดMFT Security (นโยบายความปลอดภัย MFT) แล้วสร้างหรือแก้ไขนโยบาย ตรวจสอบสถานะเปิดใช้งานและบัญชีที่มีผล (Target Accounts) เมื่อสร้างใหม่ต้องเลือกอย่างน้อยหนึ่งบัญชี
- ในการตั้งค่านโยบาย (Policy Settings) เปิดนโยบายแชร์ (Share Policy)และกำหนดระยะเวลาที่มีผล จำนวนครั้งรับไฟล์ จำนวนครั้งดู รหัสรับไฟล์ และช่องเหตุผลตามความต้องการ หากต้องอนุมัติ ให้เตรียมเทมเพลตสำหรับ Personal Space Share และกำหนดผู้อนุมัติก่อน เพิ่มกฎใน Trigger Policy ของนโยบายแชร์ กำหนดชื่อ ลำดับความสำคัญและสถานะเปิดใช้ แล้วเลือก Require Approval กับเทมเพลตเป็นการดำเนินการ บันทึกกฎและตรวจสอบลำดับกฎอื่น หน้ากฎปัจจุบันไม่มีการตั้งเงื่อนไขจับคู่รายข้อ อย่าสมมติว่าสามารถแยกตามไฟล์หรือผู้รับได้ในหน้านี้ ให้ใช้บัญชีนำร่องตรวจสอบขอบเขตจริงและผลอนุมัติ
- ยืนยันและบันทึกนโยบาย แล้วเปิดอีกครั้งเพื่อตรวจสอบการตั้งค่าและบัญชีที่มีผล การเปลี่ยนบัญชีอาจนำการกำหนดโดยตรงออกจากนโยบายอื่นประเภทเดียวกัน หากบันทึกไม่สำเร็จหรือผลไม่ชัดเจน ให้ตรวจสอบนโยบายและการกำหนดบัญชีแยกกัน
- ใช้บัญชีทดลองและไฟล์ที่ไม่ละเอียดอ่อนทดสอบกรณีที่อนุญาต จำกัด และต้องอนุมัติ ตรวจสอบสถานะแชร์ ระยะเวลาที่มีผล และข้อจำกัดที่เกิดขึ้น
รหัสรับไฟล์และช่องเหตุผล: ใน Share Policy ให้เปิด Force Extraction Code หรือ Enable Reason Field ตามความจำเป็น เมื่อบังคับใช้รหัส สวิตช์รหัสในหน้าต่างสร้างการแชร์ใหม่ของบัญชีที่ใช้นโยบายจะเปิดค้างไว้ เมื่อเปิดช่องเหตุผล หน้าต่างดังกล่าวกำหนดให้กรอกเหตุผลที่ไม่ว่างก่อนส่ง หลังแก้ไขและบันทึกนโยบาย ให้ใช้บัญชีทดลองที่ใช้นโยบายสร้างการแชร์ แล้วตรวจสวิตช์ การกรอกเหตุผล และการเข้าถึงจริงแยกกัน อย่าสันนิษฐานว่าลิงก์เดิมจะเปลี่ยนตามนโยบาย ทั้งสองการตั้งค่าไม่ทดแทนการยืนยันตัวตนหรือการควบคุมการเผยแพร่ลิงก์
ลำดับความสำคัญของกฎทริกเกอร์ต้องเป็นจำนวนเต็มตั้งแต่ 1 ถึง 100 และต้องไม่ซ้ำกับกฎอื่นในรายการเดียวกัน หลังบันทึกให้ตรวจสอบสถานะและลำดับกฎ แล้วทดสอบผลการจับคู่และการอนุมัติในขอบเขตทดลอง
ในการประเมินกฎทริกเกอร์ของฟังก์ชันนี้ กฎทริกเกอร์ที่เปิดใช้ภายในนโยบายที่ใช้บังคับเดียวกันจะถูกตรวจตามตัวเลขลำดับความสำคัญจากน้อยไปมาก กฎทริกเกอร์แรกที่ตรงจะกำหนดผลการตัดสินกฎครั้งนั้น หากไม่มีกฎทริกเกอร์ที่ตรงและมีกฎเริ่มต้นที่เปิดใช้อยู่ ระบบจะใช้กฎเริ่มต้น การตั้งค่าและขั้นตอนประมวลผลงานอื่นยังอาจมีผลต่อผลลัพธ์สุดท้าย จึงควรทดสอบแยกกันในขอบเขตทดลอง
ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของไฟล์ที่แชร์
นโยบายการแชร์มีตัวเลือก Always Link to Latest Version แต่ในการดาวน์โหลดไฟล์บางกรณี พฤติกรรมแตกต่างจากคำอธิบายบนหน้าจอ: เมื่อเปิด ระบบใช้เนื้อหาไฟล์ที่บันทึกไว้ขณะสร้างการแชร์ เมื่อปิด ระบบเชื่อมโยงกับไฟล์ต้นฉบับปัจจุบัน ซึ่งอาจดาวน์โหลดไม่ได้หากไฟล์ต้นฉบับถูกลบหรือไม่พร้อมใช้งาน อย่าตัดสินจากชื่อตัวเลือกเพียงอย่างเดียวว่าผู้รับเห็นเนื้อหาล่าสุด และอย่าใช้ลิงก์แชร์แทนข้อมูลสำรอง
ไม่ว่าจะเปิดหรือปิดตัวเลือกนี้ ก็ไม่รับประกันว่าเนื้อหาไฟล์ที่เกี่ยวข้องจะพร้อมใช้งานตลอดไป หากเนื้อหาที่ต้องการไม่พร้อมใช้งาน การดาวน์โหลดอาจล้มเหลว
ระบบกำหนดค่านี้เมื่อสร้างการแชร์ อย่าสมมติว่าการเปลี่ยนนโยบายภายหลังจะเปลี่ยนลิงก์เดิม ก่อนใช้งานจริง ให้ใช้บัญชีทดลองและไฟล์ทดสอบที่ไม่มีข้อมูลอ่อนไหวทดสอบการเปิดและปิดตามความจำเป็น: สร้างลิงก์และบันทึกเนื้อหาเดิม จากนั้นเขียนทับไฟล์ในตำแหน่งเดิม ดาวน์โหลดผ่านลิงก์อีกครั้งและเปรียบเทียบเนื้อหา หากต้องส่งเนื้อหาที่แน่นอน อาจสร้างลิงก์ใหม่และตรวจสอบก่อนส่ง ควรทดสอบโฟลเดอร์ การแสดงตัวอย่าง และสภาพแวดล้อมจริงแยกกันด้วย
วันที่อัปเดต