สร้างงานส่งทั่วไป
งานส่งแบบปกติของ FileLink ใช้ส่งไฟล์ให้ผู้รับที่เลือก หน้านี้อธิบายการส่งแบบปกติ ส่วนการส่ง FTP และ SMB เป็นวิธีอื่นที่ต้องตั้งค่าแยกกัน
ข้อความ Sent successfullyหมายถึงสร้างงานส่งแล้ว ไม่ได้หมายความว่าผู้รับทุกคนรับไฟล์แล้ว หลังสร้างงานยังต้องตรวจสอบการประมวลผล การอนุมัติ และการรับในรายการงานส่ง
ดูการตั้งค่าทั้งหมดใน การตั้งค่านโยบายการส่งทั่วไป
หากนโยบายเดิมที่เปิดใช้อยู่ครอบคลุมบัญชีที่เกี่ยวข้องและตรงตามข้อกำหนดของฟังก์ชันนี้ สามารถใช้ซ้ำได้โดยไม่ต้องสร้างหรือแก้นโยบายเพียงเพื่อการทำงานครั้งนี้ ให้ผู้ดูแลที่มีสิทธิ์ปรับและตรวจตามขั้นตอนด้านล่างเฉพาะเมื่อจำเป็น ทั้งนี้ยังต้องมีสิทธิ์บัญชี การอนุมัติ และเงื่อนไขการทำงานจริงแยกกัน
เตรียมก่อนส่ง
- ใช้บัญชีที่มีสิทธิ์ส่งผ่าน FileLink และยืนยันว่าผู้รับกับไฟล์เป็นไปตามข้อกำหนดความปลอดภัยขององค์กร
- กำหนดชื่องาน ผู้รับ และไฟล์ หากต้องใช้รหัสรับไฟล์ ระยะเวลาที่มีผล หรือจำกัดจำนวนครั้ง ให้ตรวจสอบก่อนว่านโยบายองค์กรกำหนดค่าเหล่านี้ตายตัวหรือไม่
- วิธีส่งหรือตัวเลือกความปลอดภัยบางอย่างอาจต้องใช้รหัสผ่านแพ็กเกจความปลอดภัยหรือการตั้งค่าอื่น ตัวเลือกที่ใช้ได้ขึ้นอยู่กับหน้าจอและนโยบาย ส่งรหัสผ่านและรหัสผ่านช่องทางที่องค์กรอนุมัติ
ผู้ดูแลระบบ: กำหนดเงื่อนไขการส่ง
ในส่วนจัดการ FileLink ภายใต้ MFT Security ให้ตรวจสถานะนโยบายที่ใช้กับบัญชีผู้เริ่ม ในการตั้งค่านโยบายส่งให้ตรวจการเปิดงานปกติ ผู้รับที่อนุญาต ขนาดและประเภทไฟล์ จำนวนครั้งส่ง อายุ จำนวนครั้งดึงและข้อจำกัดดาวน์โหลด หากต้องอนุมัติให้ตรวจแม่แบบ เงื่อนไขกระตุ้นและลำดับกฎ แล้วทดสอบผลจริง หากการตั้งค่าเดิมเหมาะสมให้ใช้ซ้ำ หากต้องแก้ ผู้ดูแลที่มีสิทธิ์ประเมินผลและทำตามนโยบายส่งปกติ การเปลี่ยนการกำหนดบัญชีอาจลบการกำหนดโดยตรงในนโยบายชนิดเดียวกันอื่น ให้ตรวจนโยบายและบัญชีแยกกัน แล้วใช้ไฟล์ไม่อ่อนไหวตรวจผลการส่ง อนุมัติและรับ
ข้อจำกัดประเภทไฟล์ไม่อาจถือว่าเป็นการตรวจไฟล์ทุกไฟล์ภายในไฟล์บีบอัด หากต้องตรวจเนื้อหา ให้ตรวจแยกด้วยวิธีที่องค์กรอนุมัติก่อนส่งหรือยื่น อย่าสรุปว่าเนื้อหาภายในเป็นไปตามข้อกำหนดจากการบันทึกนโยบายหรืออัปโหลดสำเร็จเพียงอย่างเดียว
ใบตอบรับการอ่านและการรับไฟล์: ใน Send Policy ให้เลือกโหมดที่อนุญาตสำหรับแต่ละประเภทจาก No receipt, Request receipt และ Mandatory receipt โดยเลือกอย่างน้อยหนึ่งโหมดต่อประเภท แล้วตั้ง Default selection จากโหมดที่อนุญาต หลังบันทึก ผู้ส่งเลือกโหมดที่อนุญาตได้เมื่อสร้างงานปกติ หากมีเพียงโหมดเดียวจะเปลี่ยนไม่ได้ ตรวจสถานะใบตอบรับในงานที่ส่ง ใบตอบรับการดูหรือรับไฟล์ไม่ได้ยืนยันว่าดาวน์โหลดไฟล์ครบแล้ว
ขอบเขตการจำกัดชนิดไฟล์: การจำกัดชนิดไฟล์ของการส่งปกติพิจารณาจากนามสกุลชื่อไฟล์ การเปลี่ยนนามสกุลอาจเปลี่ยนผลการกรอง และการผ่านตัวกรองไม่ได้ยืนยันรูปแบบจริงหรือความปลอดภัยของเนื้อหา อย่าสรุปว่าไฟล์ไม่มีความเสี่ยงจากข้อจำกัดชนิดเพียงอย่างเดียว ให้ใช้การตรวจเนื้อหาและมาตรการจัดการความปลอดภัยที่องค์กรตรวจสอบแล้ว และทดสอบผลจริงด้วยตัวอย่างที่ไม่มีข้อมูลอ่อนไหว
สร้างงาน
- ในพื้นที่ทำงาน FileLink เลือก New Task แล้วเลือก Normal Send
- เลือกผู้รับในหน้าต่างเลือกและยืนยัน ต้องมีผู้รับที่ถูกต้องอย่างน้อยหนึ่งราย หากหน้าจอแจ้งว่าผู้รับเกินจำนวนหรือข้อมูลไม่ครบ ให้ปรับการเลือกและลองใหม่
- กรอกชื่องานและคำอธิบายหากจำเป็น ชื่องานเป็นข้อมูลบังคับ หากนโยบายจำกัดความยาวคำอธิบายให้ปฏิบัติตามข้อความบนหน้าจอ
- เลือกอัปโหลดไฟล์ เพิ่มไฟล์และรอจนการอัปโหลดเสร็จ ตรวจสอบชื่อและสถานะของแต่ละไฟล์
- ตรวจสอบรหัสรับไฟล์ ระยะเวลาที่มีผล จำนวนครั้งรับไฟล์ และตัวเลือกดาวน์โหลดของผู้รับตามหน้าจอและข้อกำหนดองค์กร หากนโยบายบังคับหรือตรึงค่า ให้ใช้ค่าที่แสดง
- หากมีการตั้งค่าแพ็กเกจส่งที่ปลอดภัย (Secure Send Package Settings) ให้ตรวจสอบรหัสผ่าน สิทธิ์ดู และตัวเลือกอื่นตามสถานการณ์ พร้อมกรอกค่าบังคับที่เปิดใช้งานให้ครบ
- ตรวจสอบผู้รับและไฟล์อีกครั้งแล้วส่ง หลังข้อความสร้างสำเร็จ ให้เปิดรายการงานส่งและตรวจสอบสถานะงานกับการประมวลผลของผู้รับ
ตรวจสอบสถานะไฟล์ก่อนส่ง: ไฟล์ที่อัปโหลดในหน้านี้จะรวมในงานเมื่ออัปโหลดสำเร็จและข้อมูลถูกต้องเท่านั้น หากบางไฟล์อัปโหลดไม่สำเร็จ ให้ใช้คำสั่งอัปโหลดใหม่และยืนยันผล หรือระบุให้ชัดเจนว่าจะไม่ส่งไฟล์เหล่านั้น ความสำเร็จของไฟล์อื่นไม่ได้หมายความว่าไฟล์ที่ล้มเหลวถูกรวมแล้ว
นอกจากนี้ยังสามารถเลือกไฟล์ที่มีอยู่ในพื้นที่ส่วนตัวหรือพื้นที่ใช้ร่วมกันที่มีสิทธิ์ แล้วใช้ Forward เพื่อเปิดงานส่งแบบปกติ ตรวจสอบไฟล์ที่นำมาและผู้รับ สิทธิ์พื้นที่ นโยบายการส่ง และการประมวลผลภายหลังยังมีผลต่อผลลัพธ์
การตั้งค่าการรับไฟล์และความปลอดภัย
| การตั้งค่า | สิ่งที่ต้องพิจารณา |
|---|---|
| รหัสรับไฟล์ | ยืนยันว่าผู้รับสามารถรับรหัสผ่านช่องทางปลอดภัย นโยบายอาจบังคับใช้และจำกัดความยาวรหัส |
| ระยะเวลารับไฟล์ | เผื่อเวลาที่ผู้รับต้องใช้ นโยบายอาจกำหนดระยะเวลาตายตัว และควรแจ้งเตือนก่อนหมดอายุ |
| จำกัดจำนวนครั้งรับไฟล์ | เลือกตามความต้องการ นโยบายอาจกำหนดจำนวนตายตัว อย่าสมมติว่าไม่จำกัด |
| การดาวน์โหลดไฟล์ของผู้รับ | ปฏิบัติตามนโยบายและตัวเลือกบนหน้าจอ อย่าสมมติว่าผู้รับทุกคนดาวน์โหลดได้ |
| แพ็กเกจความปลอดภัย | หากเกี่ยวข้องให้กำหนดรหัสผ่าน ระยะเวลาหรือจำนวนครั้งดู และตัวเลือกอื่นตามต้องการ หากเปิดลายน้ำให้เลือกเทมเพลตที่เหมาะสม |
หากเปิดลายน้ำในแพ็กเกจความปลอดภัย ให้เลือกเทมเพลตที่มีวัตถุประสงค์ Screen Watermark และชนิด Text Watermark โดยต้องมีข้อความลายน้ำที่ไม่ว่าง หรือเปิดอย่างน้อยหนึ่งรายการจากที่อยู่ IP, MAC, ชื่อเครื่อง, ชื่อบัญชีเข้าสู่ระบบ หรือเวลา การเลือกเฉพาะชื่ออุปกรณ์ปลายทางไม่เพียงพอ เทมเพลตวัตถุประสงค์หรือชนิดอื่นอาจปรากฏในรายการแต่ทำให้ส่งงานไม่สำเร็จ
การมองเห็น การแก้ไข และข้อจำกัดขึ้นอยู่กับบัญชีและนโยบาย คำอธิบายนี้ไม่ได้หมายความว่าทุกสภาพแวดล้อมมีทุกตัวเลือก
ลบและกู้คืนงานส่ง
ก่อนลบงานส่งทั่วไปในรายการงานส่ง ให้ตรวจสอบชื่องาน ผู้รับ สถานะ และสิทธิ์ดำเนินการ การลบอาจดำเนินการทันทีเมื่อคลิก อย่าพึ่งพาหน้าต่างยืนยันภายหลัง หลังลบสามารถค้นหาในหมวดงานทั่วไปของถังรีไซเคิล หากเข้าเงื่อนไขการกู้คืน ให้กู้คืนรายการและกลับไปตรวจสอบสถานะในรายการงานส่ง การกู้คืนไม่ใช่การส่งไฟล์ใหม่และไม่รับประกันว่าเนื้อหาที่หมดอายุหรือถูกจำกัดจะกลับมาใช้งานได้
การลบงานส่งไม่ใช่การเรียกไฟล์กลับ ผู้รับที่ได้รับไฟล์แล้วอาจยังเข้าถึงหรือรับไฟล์ได้ตามเงื่อนไขเดิม และสำเนาที่ดาวน์โหลดแล้วจะไม่ถูกเรียกกลับโดยอัตโนมัติ หากส่งผิดหรือมีความเสี่ยงข้อมูลอ่อนไหวรั่วไหล ให้ดำเนินการตามกระบวนการเหตุการณ์ความปลอดภัยขององค์กรทันที ติดต่อผู้ดูแลและผู้รับที่เกี่ยวข้องเพื่อตรวจสอบการเข้าถึงจริงและการจัดการต่อไป อย่าสรุปว่าความเสี่ยงหมดไปเพียงเพราะงานหายจากรายการส่ง การลบถาวรต่างจากการลบทั่วไป ให้ตรวจสอบข้อกำหนดการเก็บรักษาและกู้คืนก่อนดำเนินการ
ตรวจสอบงานและแก้ไขปัญหา
- ค้นหางานในรายการงานส่งและตรวจสอบสถานะการประมวลผลกับข้อมูลผู้รับ หากต้องอนุมัติให้รอตามกระบวนการองค์กรแล้วตรวจสอบสถานะถัดไป
- หากส่งไม่ได้ ให้ตรวจสอบว่าเลือกผู้รับแล้ว มีไฟล์ที่ถูกต้องอย่างน้อยหนึ่งไฟล์ ซึ่งอัปโหลดสำเร็จหรือนำมาจากพื้นที่ และไม่มีไฟล์กำลังอัปโหลด
- หากแจ้งว่าเนื้อหาไม่ครบ ให้ตรวจสอบชื่องานและการตั้งค่าบังคับอื่น หากข้อมูลอัปโหลดไม่ครบให้อัปโหลดไฟล์ที่ได้รับผลกระทบใหม่
- หากผู้รับจัดการไฟล์ไม่ได้ ให้ตรวจสอบตัวตน สถานะงาน รหัส ระยะเวลา จำนวนครั้ง และนโยบายองค์กร อย่าส่งรหัสหรือไฟล์ละเอียดอ่อนผ่านช่องทางที่ไม่ปลอดภัย
- หากสร้างสำเร็จแต่งานไม่เสร็จหรือล้มเหลว ให้บันทึกชื่องาน เวลา และข้อความบนหน้าจอ แล้วติดต่อผู้ดูแลที่มีสิทธิ์หรือฝ่ายสนับสนุน หลีกเลี่ยงการส่งไฟล์ละเอียดอ่อนซ้ำก่อนทราบสถานะ
วันที่อัปเดต