สร้างและใช้ลิงก์รวบรวมไฟล์

การรวบรวมไฟล์ให้ผู้เริ่มสร้างลิงก์สำหรับให้ผู้อื่นส่งไฟล์ แตกต่างจาก ลิงก์แชร์ ที่ให้ผู้เข้าชมเข้าถึงไฟล์ที่มีอยู่ สถานะลิงก์ ขอบเขต รหัสยืนยัน ระยะเวลาที่มีผล จำนวนครั้งส่ง และนโยบายอาจมีผลต่อการใช้งาน

ส่งลิงก์และข้อมูลผ่านช่องทางที่องค์กรอนุญาตเท่านั้น อย่าเผยแพร่งานรวบรวมที่ละเอียดอ่อนต่อสาธารณะ Everyone อนุญาตการส่งแบบไม่ระบุตัวตน ส่วน Domain Users ต้องลงชื่อเข้าใช้ และไม่ควรตีความว่าเป็นการให้สิทธิ์แยกแก่รายชื่อบุคคลที่กำหนด

ที่อยู่ลิงก์รวบรวมที่คัดลอกอาจมีรหัสยืนยันอยู่ภายใน การลบรหัสที่แสดงแยกในข้อความที่คัดลอกไม่ได้ยืนยันว่าแยกช่องทางส่งแล้ว อย่าใช้รหัสเป็นมาตรการเดียวในการยืนยันตัวตนผู้ส่งหรือจำกัดการเผยแพร่ลิงก์ หากต้องควบคุมตัวตนหรือการเข้าถึงอย่างเข้มงวด ให้ใช้วิธีที่องค์กรอนุมัติและตรวจสอบแล้ว ผู้ถือลิงก์แบบไม่ระบุตัวตนอาจเห็นชื่อและคำอธิบายก่อนป้อนรหัส จึงไม่ควรใส่ข้อมูลอ่อนไหวในช่องเหล่านั้น

เมื่อจำกัดเป็นผู้ใช้โดเมน ผู้ส่งที่เข้าสู่ระบบแล้วก็อาจเปิดลิงก์ไม่ได้ ก่อนใช้งานจริงให้ทดสอบด้วยบัญชีเป้าหมาย หากถูกปฏิเสธให้ติดต่อผู้ดูแลหรือฝ่ายสนับสนุน อย่าเปลี่ยนขอบเขตเป็นทุกคนเพียงเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา

ดูการตั้งค่าทั้งหมดใน การตั้งค่านโยบายรวบรวมไฟล์

หากนโยบายเดิมที่เปิดใช้อยู่ครอบคลุมบัญชีที่เกี่ยวข้องและตรงตามข้อกำหนดของฟังก์ชันนี้ สามารถใช้ซ้ำได้โดยไม่ต้องสร้างหรือแก้นโยบายเพียงเพื่อการทำงานครั้งนี้ ให้ผู้ดูแลที่มีสิทธิ์ปรับและตรวจตามขั้นตอนด้านล่างเฉพาะเมื่อจำเป็น ทั้งนี้ยังต้องมีสิทธิ์บัญชี การอนุมัติ และเงื่อนไขการทำงานจริงแยกกัน

ผู้ดูแลระบบ: กำหนดเงื่อนไขการรวบรวม

ในส่วนจัดการ FileLink ภายใต้ MFT Security ให้ตรวจสถานะนโยบายที่ใช้กับบัญชีผู้เริ่ม และตรวจขนาดไฟล์เดี่ยว ขนาดชุดไฟล์ จำนวนสูงสุดและประเภทไฟล์ใน Collection Policy หากต้องอนุมัติให้ตรวจแม่แบบและกฎกระตุ้น หน้ากฎปัจจุบันไม่มีเงื่อนไขจับคู่รายรายการ จึงไม่ควรสมมติว่าข้อจำกัดไฟล์ ผู้รับหรือประเภทไฟล์จะกระตุ้นการอนุมัติเสมอ หากการตั้งค่าเดิมเหมาะสมให้ใช้ซ้ำ หากต้องแก้ ผู้ดูแลที่มีสิทธิ์ประเมินผลและทำตามนโยบายรวบรวมไฟล์ การเปลี่ยนการกำหนดบัญชีอาจลบการกำหนดโดยตรงในนโยบายชนิดเดียวกันอื่น ให้ตรวจนโยบายและบัญชีแยกกัน แล้วใช้ไฟล์ไม่อ่อนไหวตรวจผลการส่งและอนุมัติ

ข้อจำกัดประเภทไฟล์ไม่อาจถือว่าเป็นการตรวจไฟล์ทุกไฟล์ภายในไฟล์บีบอัด หากต้องตรวจเนื้อหา ให้ตรวจแยกด้วยวิธีที่องค์กรอนุมัติก่อนส่งหรือยื่น อย่าสรุปว่าเนื้อหาภายในเป็นไปตามข้อกำหนดจากการบันทึกนโยบายหรืออัปโหลดสำเร็จเพียงอย่างเดียว

ข้อจำกัดขนาดและชนิดไฟล์: ในการส่งผ่านลิงก์เก็บไฟล์ การตั้งขนาดไฟล์เดี่ยวหรือขนาดขั้นต่ำของชุดไฟล์เพียงอย่างเดียวไม่ยืนยันว่าทุกการส่งจะถูกจำกัดตามนั้น หากต้องควบคุมอย่างเคร่งครัด ให้ทดสอบแยกกันในกลุ่มนำร่องด้วยไฟล์ที่เกินขีดจำกัดไฟล์เดี่ยว ชุดไฟล์ที่ต่ำกว่าขั้นต่ำ และตัวอย่างปกติ พร้อมใช้มาตรการอื่นที่องค์กรตรวจสอบแล้ว ตัวกรองชนิดไฟล์อาศัยนามสกุลของชื่อไฟล์ จึงไม่ยืนยันรูปแบบจริงหรือความปลอดภัยของเนื้อหา และการเปลี่ยนนามสกุลอาจเปลี่ยนผล ให้ตรวจเนื้อหาไฟล์แนบที่ได้รับตามข้อกำหนดขององค์กรต่อไป

ลิงก์เก็บไฟล์บันทึกข้อจำกัดบางส่วนด้านจำนวนไฟล์ ขนาดสูงสุดของชุดไฟล์ และชนิดไว้เมื่อสร้าง อย่าสมมติว่าการเปลี่ยนนโยบายภายหลังจะอัปเดตลิงก์เดิม ให้ตรวจลิงก์และผลการส่งจริง หากจำเป็นให้ยกเลิกและสร้างใหม่ตามขั้นตอนขององค์กร แล้วทดสอบด้วยตัวอย่างที่ไม่มีข้อมูลอ่อนไหว

สร้างลิงก์

สถานะเริ่มต้นของหน้าสร้าง: ลิงก์ใหม่เลือก Everyone และปิดสวิตช์ Link Verification Code, Link Validity และ Submission Limit ก่อนส่งให้ตรวจขอบเขตและเปิดข้อจำกัดที่องค์กรกำหนดด้วยตนเอง ค่าเริ่มต้นของหน้าไม่ได้รับประกันว่าใช้ได้ไม่มีกำหนดหรือส่งได้ไม่จำกัด จึงต้องตรวจสถานะลิงก์และนโยบายหลังสร้าง

1. ยืนยันว่าบัญชีมีสิทธิ์รวบรวมไฟล์ และกำหนดผู้ส่งเป้าหมาย วัตถุประสงค์ กำหนดเวลา และจำนวนครั้งที่คาดว่าจะส่ง เปิดการรวบรวมไฟล์ใน FileLink แล้วเลือก Create Collection Link

2. กรอก Link Name ซึ่งเป็นข้อมูลบังคับ และกรอก Collection Description ตามจำเป็นเพื่ออธิบายเอกสารและข้อควรระวัง

3. ใน Collection Scope เลือก Everyone หรือ Domain Users หากเลือก Everyone ให้ควบคุมการเผยแพร่ลิงก์ หากเลือก Domain Users ให้ผู้ส่งลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่องค์กรอนุมัติ

4. เปิด Link Verification Code ตามจำเป็น และตรวจสอบหรือแก้ไขรหัสที่สร้าง เมื่อเปิดแล้วต้องยืนยันก่อนเข้าถึง ข้อความที่คัดลอกอาจมีรหัสอยู่แล้ว จึงอย่าสมมติว่ารหัสถูกส่งแยกต่างหาก

5. เปิด Link Validity และเลือกระยะเวลาตามจำเป็น สามารถเปิด Submission Limit และกรอกจำนวนที่มากกว่าศูนย์ได้ ขีดจำกัดนี้ใช้กับจำนวนครั้งส่งทั้งหมดที่ลิงก์รับ ไม่ใช่โควตาแยกสำหรับผู้ส่งแต่ละคน

   เมื่อเปิดระยะเวลาที่มีผล หน้ามีตัวเลือก 1, 7 หรือ 30 วัน โดยนับจากวันที่ท้องถิ่นของอุปกรณ์ที่ใช้สร้างไปตามจำนวนวันที่เลือก และกำหนดหมดอายุเมื่อสิ้นสุดวันนั้น ตัวอย่างเช่น 1 วันอาจไม่เท่ากับ 24 ชั่วโมงพอดี ให้ตรวจเวลาหมดอายุจริงในรายการหรือรายละเอียดหลังสร้าง

6. เลือก Create Collection Link แล้วตรวจสอบสถานะ เวลาหมดอายุ และจำนวนครั้งที่ส่งได้ในรายการ หากต้องอนุมัติให้ดำเนินการให้เสร็จและตรวจสอบสถานะก่อนเผยแพร่ การสร้างสำเร็จไม่ได้หมายความว่ารับการส่งได้แล้ว ให้ยึดเวลาหมดอายุที่แสดงในรายการหรือรายละเอียด

7. เลือก Copy Link ตรวจสอบข้อความที่คัดลอกและส่งให้ผู้ส่งที่ต้องการ ปกป้องลิงก์และรหัสที่อาจรวมอยู่ในข้อความในฐานะข้อมูลเข้าถึงที่ละเอียดอ่อน

การไม่เปิดข้อจำกัดหนึ่งไม่ได้ยกเลิกเงื่อนไขเข้าถึง นโยบาย หรือข้อกำหนดอนุมัติอื่น

ส่งไฟล์

1. เปิดลิงก์จากผู้เริ่มและตรวจสอบชื่อ คำอธิบาย และผู้เริ่ม ลงชื่อเข้าใช้หรือป้อนรหัสเมื่อหน้าจอร้องขอ รหัสที่รวมในลิงก์อาจถูกตรวจสอบโดยอัตโนมัติ
2. กรอกชื่อผู้ส่งเมื่อหน้าจอกำหนด และเพิ่มหัวข้อหรือข้อมูลอื่นตามจำเป็น
3. ใช้คำสั่งอัปโหลดไฟล์แนบ เพิ่มอย่างน้อยหนึ่งไฟล์และรอให้ไฟล์ที่เลือกทั้งหมดอัปโหลดเสร็จ ตรวจสอบแต่ละสถานะและอัปโหลดไฟล์ที่ล้มเหลวใหม่ตามคำแนะนำ
4. ตรวจสอบไฟล์และข้อมูลที่กรอก ส่งคำขอ แล้วรอข้อความส่งสำเร็จ การอัปโหลดไฟล์เสร็จเพียงอย่างเดียวไม่ได้หมายความว่าขั้นตอนส่งเสร็จ
5. หากส่งล้มเหลว ให้ตรวจสอบสถานะลิงก์ รหัส ชนิด จำนวน และขนาดไฟล์ แล้วให้ผู้เริ่มตรวจสอบจำนวนครั้งคงเหลือและนโยบาย อย่าส่งไฟล์ละเอียดอ่อนซ้ำหลายครั้งโดยไม่ตรวจสอบผล

ตรวจสอบรายการส่งและยกเลิกลิงก์

1. ผู้เริ่มค้นหาลิงก์ในรายการรวบรวมไฟล์ และตรวจสอบสถานะ จำนวนที่ส่ง จำนวนที่ส่งได้ และเวลาหมดอายุ
2. เปิดรายละเอียดเพื่อตรวจสอบบันทึกการส่ง ดูเนื้อหา ดาวน์โหลด หรือโอนไฟล์ตามจำเป็น ก่อนดำเนินการให้ตรวจสอบผู้ส่งและไฟล์ และเลือกตำแหน่งโอนตามข้อกำหนดองค์กร
3. เมื่อไม่ต้องรวบรวมอีก ให้ใช้คำสั่งยกเลิกลิงก์ (Cancel Link)และยืนยัน ลิงก์จะไม่อยู่ในสถานะใช้งาน เนื้อหาที่ส่งแล้วให้จัดการตามกระบวนการเก็บรักษาขององค์กร อย่าสมมติว่าการยกเลิกลบไฟล์เดิม

ชื่อและข้อมูลติดต่อในบันทึกการส่งอาจเป็นข้อมูลที่ผู้ส่งกรอกเอง โดยเฉพาะการส่งแบบไม่ระบุตัวตน ชื่อที่แสดงจึงไม่ใช่หลักฐานยืนยันตัวตนจริง หากต้องยืนยันแหล่งที่มา ให้ตรวจสอบผ่านช่องทางอิสระที่องค์กรอนุมัติ อย่าพิจารณาจากชื่อ รหัสลิงก์ หรือข้อความส่งสำเร็จเพียงอย่างเดียว ก่อนเปิด ดาวน์โหลด หรือย้ายเก็บไฟล์แนบ ให้ตรวจแหล่งที่มาและเนื้อหาตามข้อกำหนดองค์กร และใช้มาตรการตรวจสอบความปลอดภัยที่เหมาะสม

การยกเลิกลิงก์ไม่รับประกันว่าจะหยุดการอัปโหลดหรือการส่งที่เริ่มไปก่อนแล้ว จึงต้องตรวจสอบผลของแต่ละรายการที่ดำเนินการพร้อมกัน หลังยกเลิกให้ตรวจบันทึกการส่งอีกครั้ง ยืนยันผลกับผู้ส่งที่เกี่ยวข้อง และจัดการเนื้อหาที่ส่งแล้วตามข้อกำหนดองค์กร อย่าถือว่าการยกเลิกเป็นการลบไฟล์เดิมหรือเรียกคืนสำเนาที่ส่งมอบแล้ว

การแก้ไขปัญหา

• ลิงก์ใช้ไม่ได้: ตรวจสอบว่ารออนุมัติ ถูกยกเลิก หมดอายุ หรือถึงขีดจำกัดแล้ว รวมถึงสถานะลงชื่อเข้าใช้และรหัสยืนยัน
• ส่งไฟล์ไม่ได้: ตรวจสอบว่าเลือกอย่างน้อยหนึ่งไฟล์ ทุกไฟล์อัปโหลดเสร็จ และชนิด จำนวนกับขนาดตรงตามนโยบาย
• ขอบเขตเผยแพร่ไม่ชัดเจน: หยุดส่งต่อลิงก์และติดต่อผู้เริ่ม หากจำเป็นให้ยกเลิกลิงก์เดิมและสร้างคำขอที่ถูกต้อง
• ผู้เริ่มไม่เห็นบันทึก: ผู้ส่งควรตรวจสอบข้อความส่งสำเร็จก่อน แล้วผู้เริ่มตรวจสอบบันทึกและสถานะของลิงก์นั้น