Gérer les pools de licences logicielles

Un pool de licences enregistre les licences achetées par l’organisation et aide à les comparer aux occupations identifiées à partir des remontées des terminaux. Il est distinct de la licence du produit Ping64 et ne remplace pas l’activation ou la gestion des licences par l’éditeur.

La page ne suffit pas à prouver la conformité. L’organisation doit vérifier contrats d’achat, restrictions de version, mode de comptage, usage réel et exhaustivité des données. Créer un pool ou enregistrer une clé n’active pas le logiciel auprès de l’éditeur.

Préparation

• Utilisez un compte administrateur autorisé à consulter Software. Création, modification, changement d’état et traitement des affectations exigent les droits de gestion correspondants ; afficher une clé en clair exige aussi le droit d’export approprié.
• À partir des achats, confirmez l’identifiant du logiciel, la version applicable, le mode de comptage, la quantité et la période de validité. Le Software ID est obligatoire à la création. En cas de doute, demandez à l’administrateur ou au support plutôt que de le déduire du nom.
• Vérifiez que les terminaux sont inscrits et que leurs informations logicielles ont été collectées et remontées. Consultez d’abord les actifs logiciels pour la répartition ; les données non remontées ou non traitées peuvent affecter l’identification.
• Si des clés doivent être enregistrées, établissez les règles de conservation et d’approbation. Ne diffusez pas les clés en clair sur un écran partagé, dans un ticket ordinaire ou dans un document public.

Créer un pool de licences

1. Passez à Software, ouvrez Software Licenses et choisissez New License Pool.
2. Dans Basics, saisissez le nom du pool, le Software ID et l’édition ou le SKU applicable. Choisissez le mode contractuel : par siège, appareil, utilisateur ou simultané. Les formes d’achat comprennent perpétuelle, abonnement, volume, OEM et gratuite. Le Software ID est obligatoire ; les choix doivent correspondre au contrat.
3. Dans Seats & Time, saisissez le total, la priorité et les dates d’effet et d’expiration applicables. Le total ne peut pas être négatif ; si les deux dates sont définies, l’effet doit précéder l’expiration. La page indique qu’une valeur de priorité plus faible est prioritaire. Pour la simultanéité, choisissez aussi la fenêtre de mesure et la mesure simultanée actuelle ou le pic dans la fenêtre.
4. Un total nul est affiché par le symbole infini. Ne l’interprétez pas comme une autorisation illimitée de l’éditeur. Saisissez et vérifiez la quantité contractuelle pour éviter de masquer un risque de dépassement.
5. Dans Scope & Confirm, examinez le périmètre et les remarques. Le formulaire propose tout le locataire, département et liste de terminaux, mais ne permet pas de sélectionner des départements ou terminaux précis. Si un périmètre précis est requis, contactez le support pour confirmer la configuration disponible et son effet ; choisir seulement un type ne prouve pas que le périmètre est complet.
6. Vérifiez le récapitulatif et enregistrez. Rouvrez les détails pour contrôler logiciel, mesure, quantité, dates et périmètre, puis comparez l’occupation identifiée avec les remontées et achats.

Par exemple, pour un contrat par appareil, utilisez la quantité et le périmètre d’appareils du contrat plutôt que le nombre d’employés. Les conditions effectives sont celles du contrat.

Vérifiez les valeurs et les heures du formulaire : saisir 0 rétablit la priorité à 100 et la fenêtre de simultanéité à 60 minutes. Les dates de prise d’effet et d’expiration sont saisies et affichées à l’heure locale du poste d’administration ; vérifiez l’instant réel en cas de fuseaux horaires différents. Après l’enregistrement, rouvrez le pool et comparez ces valeurs au contrat et aux exigences de gestion.

À la création, le délai de grâce après expiration est par défaut de 30 jours. Vérifiez-le et adaptez-le si nécessaire au contrat et aux procédures de l’organisation. Ce délai ne prolonge pas le droit accordé par l’éditeur. Après expiration et fin du délai, un traitement ultérieur peut marquer le pool comme expiré et libérer ses affectations actives ; vérifiez le moment et le résultat réels. Pour les pools à mesure simultanée, la reconnaissance automatique ne crée ni affectations ordinaires ni éléments en attente de révision. Une liste vide ne prouve pas l’absence d’utilisation simultanée ; vérifiez aussi la synthèse correspondante, la collecte et le contrat.

Examiner, modifier et libérer des affectations

Dans Software Licenses, recherchez le pool par mot-clé ou mode de comptage. Ouvrez ses détails pour consulter informations, clés, affectations, preuves d’identification et audit. L’identification dépend des données des terminaux, de leur remontée et de leur traitement ; l’absence de preuve ne démontre pas l’absence d’utilisation.

Avant d’activer, désactiver ou modifier un pool, évaluez l’effet sur les statistiques et processus concernés. Avant de libérer une affectation, vérifiez l’objet et l’impact métier. Libérer un enregistrement dans la console ne désinstalle pas le logiciel et ne récupère pas la licence auprès de l’éditeur. Après l’opération, contrôlez affectations et identification, ainsi que l’état du terminal si nécessaire.

Enregistrer et afficher des clés

1. Si nécessaire, ouvrez l’onglet Keys du pool et choisissez Add key.
2. Saisissez la clé en clair, choisissez son type et renseignez, selon les documents de licence, la limite d’activations et les remarques. La valeur en clair est obligatoire. Enregistrez et vérifiez la liste et le résultat.
3. Avant l’affichage en clair, vérifiez les droits, l’environnement et les destinataires autorisés. Avant une révocation, évaluez l’impact et suivez la procédure d’approbation. Enregistrer ou révoquer une entrée dans la console ne signifie pas que son état a changé chez l’éditeur.

Traiter les éléments en attente de révision

Dans Software Licenses, ouvrez Review Queue. Selon le motif du conflit, examinez objet, logiciel, pools candidats et heure de mise en attente. Avant traitement, vérifiez le contrat, l’état et le périmètre des pools ainsi que leur capacité restante. Pour une affectation confirmée, sélectionnez l’élément et le pool correct, choisissez Confirm, puis vérifiez chaque élément et les affectations du pool. Un message de traitement terminé ne garantit pas que chaque sélection a été affectée.

Attention : sélectionner un élément peut aussi sélectionner un pool candidat. Dans ce cas, choisir Ignore peut entraîner une affectation de licence. Pour ignorer un élément, contactez d’abord le support afin de confirmer une procédure sûre ; vérifiez ensuite les affectations et l’audit. Ne déduisez pas le résultat du seul libellé du bouton.

Un élément sans pool candidat peut sembler non coché tout en étant inclus dans la soumission. Ne déterminez pas le périmètre soumis à partir de la seule case à cocher. Si vous ne pouvez pas confirmer les éléments sélectionnés, contactez le support avant de soumettre pour définir une procédure sûre, puis vérifiez chaque résultat.

Résolution des difficultés

1. Enregistrement impossible : vérifiez Software ID, total, dates d’effet et d’expiration, droits et message affiché.
2. Occupation différente des achats : comparez le mode de comptage contractuel, la configuration du pool, la collecte et les remontées des terminaux ainsi que les preuves. Ne jugez pas la conformité sur un seul chiffre.
3. Périmètre de département ou de terminaux inattendu : confirmez si les objets précis ont été entièrement configurés ; le formulaire actuel ne propose pas leur sélection.
4. Éléments toujours en attente : vérifiez état, capacité et affectations des pools candidats ; contactez le support si nécessaire.