FileLink-Benutzerberechtigungen verwalten

Die Benutzerseite der FileLink-Verwaltung weist bestehenden Benutzern Funktionen zu oder ändert sie. „MFT“ und „Enterprise Drive“ sind getrennte Berechtigungen; wählen Sie nach Aufgabe eine oder beide. Die Aktivierung einer Funktion aktiviert die andere nicht automatisch.

Berechtigung ist eine Voraussetzung, daneben können Kontostatus, Organisationsrichtlinie, Objektrechte und Genehmigung gelten. Enterprise Drive macht einen Benutzer nicht automatisch zum Mitglied eines gemeinsamen Bereichs; regulärer Versand unterliegt der Senderichtlinie.

Vorbereitung

• Verwenden Sie ein zur FileLink-Benutzerverwaltung berechtigtes Administrationskonto und prüfen Sie, dass die Personen im Benutzerverzeichnis vorhanden sind.
• Prüfen Sie Kontostatus und Ablauf. Deaktivierte oder abgelaufene Benutzer können keine neuen FileLink-Funktionen erhalten; lassen Sie den Kontostatus zuerst bearbeiten.
• Prüfen Sie erforderliche Lizenzen und ausreichende freie Plätze. Für MFT und Enterprise Drive werden Restplätze getrennt angezeigt.
• Wählen Sie Funktionen nach Aufgabe. Konfigurieren Sie für gemeinsame Bereiche, Versand oder Sammlung auch passende Richtlinien und Objektrechte; eine Berechtigungsanzeige erlaubt nicht automatisch jede Aktion.

Benutzer hinzufügen und Funktionen zuweisen

1. Öffnen Sie in der FileLink-Verwaltung die Benutzerseite und wählen Sie „Add users“.
2. Wählen Sie im Dialog „MFT“, „Enterprise Drive“ oder beide und prüfen Sie die jeweiligen Restplätze. Funktionen ohne aktivierte Lizenz sind nicht auswählbar.
3. Suchen Sie per Stichwort und prüfen Sie Name, Konto, Benutzergruppe, bestehende Berechtigung und Kontostatus vor der Auswahl. Blättern Sie bei Bedarf und prüfen Sie die gewählte Anzahl.
4. Wählen Sie mindestens einen Benutzer und eine Funktion und anschließend „Add users“. Suchen Sie nach Erfolg die Benutzer in der Liste und prüfen Sie ihre Funktionen.

Das Kontrollkästchen im Tabellenkopf wählt nur auswählbare Benutzer der aktuellen Seite aus. Beim Seitenwechsel oder Ändern des Suchbegriffs bleiben frühere Auswahlen bestehen: Auch Personen außerhalb der aktuellen Treffer können zur Anzahl gehören und mitgesendet werden. Prüfen Sie vor dem Absenden jede Seite und entfernen Sie unerwünschte Auswahlen. Ist die vollständige Auswahl nicht überprüfbar, brechen Sie den Hinzufügen-Dialog ab, öffnen ihn erneut und wählen neu aus.

Das Hinzufügen kann bestehende Berechtigungen ergänzen; eine nicht erneut ausgewählte vorhandene Funktion wird dadurch nicht entfernt. Gewählte Funktionen gelten für die im Stapel ausgewählten Benutzer. Prüfen Sie Personen und Funktionen einzeln; zum Entziehen verwenden Sie „Adjust authorization“.

Berechtigung ändern oder entfernen

1. Suchen Sie den Benutzer, prüfen Sie Identität und aktuelle Berechtigung und wählen Sie „Adjust authorization“ im Aktionsmenü.
2. Prüfen Sie gewählte Funktionen und Restplätze, wählen oder entfernen Sie MFT und Enterprise Drive und speichern Sie. Erhalten bleiben die abschließend gewählten Funktionen; prüfen Sie, dass zu behaltende Funktionen ausgewählt sind.
3. Beim Entfernen aller Funktionen erscheint „Remove FileLink user“. Prüfen Sie die Folgen und bestätigen Sie oder brechen Sie ab und prüfen Sie die Auswahl erneut.
4. Prüfen Sie das Ergebnis in der Liste. Ohne Funktionen erscheint der Benutzer dort nicht mehr; das löscht weder das Verzeichniskonto noch beweist es die Löschung historischer Dateien oder Aufgaben.

Neue Funktionen erfordern weiterhin geeigneten Kontostatus, Lizenz und freie Plätze. Stimmen Sie vor dem Entfernen laufende Arbeit mit den Verantwortlichen ab; nehmen Sie keine automatische Datenmigration oder -löschung an.

Kontostatus und Berechtigungseinträge: Das Deaktivieren oder Ablaufen eines Kontos widerruft dessen FileLink-Berechtigung nicht automatisch. Ohne separate Entfernung kann der Benutzer weiterhin in der Berechtigungsliste erscheinen. Die Sitzplatznutzung wird je Fähigkeit anhand berechtigter aktiver Benutzer berechnet; deaktivierte oder abgelaufene Benutzer zählen nicht zur aktuellen Nutzung. Listenanzahl und belegte Sitzplätze müssen daher nicht übereinstimmen. Widerrufen Sie eine Fähigkeit ausdrücklich in der Berechtigungsverwaltung und prüfen Sie das Ergebnis. Prüfen Sie vor der Reaktivierung oder Verlängerung eines Kontos dessen verbleibende Berechtigungen, lizenzierte Sitzplätze und geschäftlichen Bedarf und verifizieren Sie danach den tatsächlichen Zugriff.

Tatsächlichen Zugriff prüfen

1. Melden Sie sich mit einem Pilotkonto an und prüfen Sie Funktion und Arbeitsbereich.
2. Prüfen Sie für Versand in der MFT-Senderichtlinie reguläre Aufgaben, Zielkonten und Empfängergrenzen und testen Sie regulären Versand.
3. Prüfen Sie für einen gemeinsamen Bereich zusätzlich zur Enterprise-Drive-Berechtigung Mitgliedschaft und Rolle und testen Sie mit der Anleitung für gemeinsame Bereiche.
4. Prüfen Sie bei trotz Berechtigung fehlender Aktion Kontostatus, Lizenz, Richtlinie, Objektrechte und Genehmigung getrennt.

Fehlerbehebung

• Benutzer fehlt: Prüfen Sie Suche und Seiten sowie das Benutzerverzeichnis der aktuellen Organisation.
• Benutzer nicht auswählbar: Prüfen Sie Deaktivierung oder Ablauf und korrigieren Sie den Status vor erneutem Versuch.
• Funktion nicht auswählbar oder Speichern fehlgeschlagen: Prüfen Sie Lizenz, Restplätze und bei Stapeln die Anzahl. Prüfen Sie danach die Liste erneut.
• Benutzer nicht mehr in der Liste: Prüfen Sie, ob alle FileLink-Funktionen entfernt wurden. Fügen Sie ihn bei zulässigem Konto und Lizenz erneut hinzu und prüfen Sie die Funktionen.