Empfangene Dateien ansehen und abrufen

Empfangene Aufgaben zeigen an den aktuellen Benutzer gesendete Dateiaufträge, Herkunft und Bearbeitungsstatus. Ein Listeneintrag bedeutet weder, dass alle Dateien bereit sind, noch dass Downloadrechte bestehen. Zur Erstellung siehe Regulären Sendeauftrag erstellen.

Für eine vorhandene Empfangsaufgabe können Sie sich mit dem passenden Empfängerkonto anmelden und direkt zum folgenden Abschnitt für Empfangsaufgaben gehen. Die Senderichtlinie muss nicht für jede Abholung neu eingerichtet werden. Aufgabenstatus, Downloadrechte, Gültigkeit, Abhollimit und Abholcode gelten weiterhin. Ist eine Richtlinienänderung nötig, prüft eine berechtigte Verwaltungsperson zuerst die vorhandene Konfiguration und passt sie bei Bedarf an.

Empfangsbedingungen als Administration konfigurieren

Möglichkeiten hängen von Sendeauftrag und Organisationsrichtlinie ab. Klären Sie Empfänger und Datensicherheitsanforderungen, bevor Sie die Senderichtlinie konfigurieren.

1. Prüfen Sie in der FileLink-Verwaltung unter MFT Security zuerst Status, wirksame Konten und Regular Tasks der vorhandenen Senderichtlinie. Eine passende Richtlinie kann weiterverwendet werden; nur bei Bedarf ändert eine berechtigte Administration sie anhand der Richtlinie für normales Senden. Kontoänderungen können direkte Zuweisungen zu anderen gleichartigen Richtlinien beeinflussen.
2. Prüfen Sie Empfängerbeschränkungen, Gültigkeit, Abrufanzahl und Abrufcode, Downloadrechte, Genehmigung und weitere geltende Grenzen. Speichern Sie bei Änderungen die Richtlinie und prüfen Sie Einstellungen und Kontozuweisungen erneut; ohne Änderungen ist kein erneutes Speichern nötig.
3. Testen Sie mit Pilot-Sender und -Empfänger sowie nicht vertraulichen Dateien Auftragserstellung, nötige Genehmigung, Abruf und erlaubte Dateiaktionen. Speichern oder Erstellen bedeutet nicht, dass der Empfänger bereits abgerufen oder heruntergeladen hat.

• Richtlinieneinstellungen für Standardversand

Empfangsaufgaben ansehen

1. Melden Sie sich mit dem vorgesehenen Empfängerkonto bei FileLink an und öffnen Sie empfangene Aufgaben. Suchen Sie nach Name, Sender, Zeit und Status.
2. Mögliche Zustände sind ausstehend, in Bearbeitung, blockiert, abgelaufen und gelöscht. Prüfen Sie Sender und Zweck vor dem Öffnen; Details und Hinweise bestimmen die aktuell möglichen Aktionen.
3. Wird beim Öffnen oder Abrufen eine Lese- oder Abrufbestätigung verlangt, lesen Sie die Erläuterung und wählen Sie nach Organisationsvorgabe. Bestätigungen teilen dem Sender Ansicht oder Abruf mit; folgen Sie der konkreten Anzeige.
4. Prüfen Sie Namen, Größen und Zustände in den Details. Erhalten Sie benötigte Abrufcodes vom Sender über einen zugelassenen sicheren Kanal und veröffentlichen Sie sie nicht.

Auswahl bei Bestätigungen: Die Lesebestätigung betrifft das Anzeigen des Auftrags, die Abrufbestätigung das Abrufen der Dateien. Bei Request receipt kann die erste Abfrage Agree and continue oder Continue without sending anbieten. Bei Mandatory receipt ist für die Fortsetzung die Zustimmung erforderlich; andernfalls kann der Vorgang abgebrochen werden. Die verfügbaren Optionen hängen vom Auftrag ab. Eine Bestätigung belegt keinen vollständigen Download.

Vorschau, Download und Übernahme

1. Wählen Sie Dateien in den Details. Die Seite kann Vorschau, Download der Auswahl, vollständigen Download oder Übernahme in den persönlichen Bereich anbieten. Verfügbarkeit hängt von Status, Rechten und Grenzen ab.
2. Geben Sie den Code ein und treffen Sie erforderliche Bestätigungsentscheidungen. Abruf kann durch Ablauf und Anzahl begrenzt sein; klären Sie dies vorab. Erfolgreicher Abruf bedeutet nicht, dass jeder Download abgeschlossen ist.
3. Prüfen Sie nach dem Download Namen und Inhalt jeder Datei lokal und speichern Sie nach Organisationsvorgabe. Kontrollieren Sie auch bei vollständigem Download jedes Ergebnis statt allein den Klick als Abschluss zu werten.
4. Wenn Übernahme erlaubt ist, wählen Sie Dateien und Ziel im persönlichen Bereich, reichen Sie ein und prüfen Sie das Ergebnis dort. Siehe persönlicher Bereich und Papierkorb.

Abrufbegrenzung und Dateiaktionen: Vorschau, Download oder Übernahme in den persönlichen Bereich können eine Abrufberechtigung erfordern. Eine neu erteilte Berechtigung zählt zur Abrufbegrenzung der Empfangsaufgabe, auch wenn ein späterer Download oder eine Übernahme fehlschlägt. Eine gültige Berechtigung kann auf derselben Seite für mehrere Dateiaktionen wiederverwendet werden; die Anzahl entspricht daher weder der Dateizahl noch erfolgreichen Downloads. Nach erneutem Öffnen der Seite oder Ablauf der Berechtigung kann eine neue Berechtigung erforderlich sein und erneut zählen. Prüfen Sie Ablauf und Begrenzung vorab und wenden Sie sich bei Problemen mit der Seitenmeldung an Sender oder Administration.

Bei Größe null oder fehlender Größenangabe kann die Detailseite Vorschau, Download oder Übernahme verhindern. Lassen Sie Original und Zustellinhalt prüfen; schließen Sie nicht automatisch auf eine beschädigte Originaldatei.

Fehlerbehebung

• Abgelaufen oder blockiert: Fragen Sie Sender oder Administration nach Ursache und Vorgehen; nehmen Sie keinen weiteren Zugriff an.
• Falscher Abrufcode: Prüfen Sie Auftrag und Code mit dem Sender über einen sicheren Kanal. Notieren Sie bei anhaltenden Problemen die Seitenmeldung und wenden Sie sich an die Administration.
• Kein Download- oder Übernahmerecht: Prüfen Sie Rechte, Status und Richtlinie und kontaktieren Sie bei Bedarf Sender oder Administration. Umgehen Sie die Grenze nicht.
• Datei unvollständig oder nicht verfügbar: Prüfen Sie Status und Angaben und fragen Sie nach einer nötigen erneuten Sendung.
• Empfangsaufgabe gelöscht: Prüfen Sie die mögliche Wiederherstellung im Papierkorb. Die Löschung dieses Eintrags bedeutet nicht, dass Daten des Senders oder anderer Empfänger gelöscht wurden.