Dateisammlungslinks erstellen und verwenden

Bei der Dateisammlung erstellt eine initiierende Person einen Link, über den andere Dateien einreichen. Ein Freigabelink stellt dagegen vorhandene Dateien bereit. Linkstatus, Bereich, Bestätigungscode, Gültigkeit, Einreichungsgrenze und Richtlinie können den Zugriff beeinflussen.

Versenden Sie Sammellinks und deren Inhalte nur über zugelassene Kanäle und veröffentlichen Sie vertrauliche Anfragen nicht. „Everyone“ erlaubt anonyme Einreichung. „Domain Users“ verlangt eine Anmeldung und ist keine individuelle Berechtigung für eine benannte Personenliste.

Die kopierte Sammel-URL kann den Bestätigungscode selbst enthalten. Das Entfernen eines separat angezeigten Codes aus dem kopierten Text bedeutet daher keine Übermittlung über getrennte Kanäle. Verwenden Sie den Code nicht als einzige Maßnahme zur Identitätsprüfung oder Begrenzung der Linkverbreitung. Bei strengen Identitäts- oder Zugriffsvorgaben nutzen Sie ein organisatorisch genehmigtes und geprüftes Verfahren. Inhaber eines anonymen Links können Titel und Beschreibung möglicherweise vor der Codeeingabe sehen; tragen Sie dort keine vertraulichen Angaben ein.

Bei der Beschränkung auf Domänenbenutzer können auch angemeldete Einreichende den Link möglicherweise nicht öffnen. Testen Sie vor dem Produktiveinsatz mit den vorgesehenen Konten. Wenden Sie sich bei Ablehnung an Administration oder Support; ändern Sie den Bereich nicht nur zur Umgehung auf alle Personen.

Die vollständige Konfiguration finden Sie unter Richtlinieneinstellungen für die Dateisammlung.

Deckt eine aktivierte geltende Richtlinie die betreffenden Konten bereits ab und erfüllt die Anforderungen dieser Funktion, kann sie wiederverwendet werden; für diesen Vorgang allein ist keine neue oder geänderte Richtlinie nötig. Nur bei Bedarf passt eine berechtigte Administration sie anhand der folgenden Schritte an und prüft sie. Kontoberechtigung, Genehmigung und tatsächliche Betriebsbedingungen sind weiterhin getrennt zu erfüllen.

Sammelbedingungen als Administration konfigurieren

Prüfen Sie in der FileLink-Verwaltung unter MFT Security die aktivierte Richtlinie für das initiierende Konto sowie Einzeldateigröße, Paketgröße, maximale Dateianzahl und Dateitypen in Collection Policy. Prüfen Sie bei Bedarf Genehmigungsvorlage und Auslöseregeln. Die aktuelle Regeloberfläche bietet keine einzelnen Abgleichbedingungen; Datei-, Empfänger- oder Dateitypbeschränkungen lösen nicht notwendigerweise eine Genehmigung aus. Verwenden Sie geeignete Einstellungen weiter; bei Änderungen bewertet eine berechtigte Administration die Auswirkungen und folgt der Dateisammlungsrichtlinie. Kontozuweisungen können direkte Zuweisungen zu anderen Richtlinien desselben Typs entfernen. Prüfen Sie Richtlinie und Konten getrennt und testen Sie Einreichung und Genehmigung mit nicht vertraulichen Dateien.

Eine Dateitypbeschränkung ist nicht mit der Prüfung jeder Datei innerhalb eines Archivs gleichzusetzen. Falls der Archivinhalt geprüft werden muss, prüfen Sie ihn vor dem Senden oder Einreichen gesondert mit einem von der Organisation freigegebenen Verfahren. Eine gespeicherte Richtlinie oder ein erfolgreicher Upload allein belegt keine Konformität des Inhalts.

Dateigrößen- und Typbeschränkungen: Bei Einreichungen über einen Sammellink belegt die Konfiguration einer Einzeldateigröße oder einer Mindestpaketgröße allein nicht, dass jede Einreichung entsprechend beschränkt wird. Wenn eine strikte Durchsetzung erforderlich ist, testen Sie im Pilot getrennt eine Datei über dem Einzeldateilimit, ein Paket unter dem Minimum und normale Beispiele und verwenden Sie weitere von Ihrer Organisation geprüfte Kontrollen. Der Dateitypfilter beruht auf Dateinamenerweiterungen; er belegt weder das tatsächliche Format noch die Sicherheit des Inhalts. Eine umbenannte Erweiterung kann das Ergebnis ändern. Prüfen Sie empfangene Anhänge weiterhin nach den Organisationsvorgaben.

Ein Sammellink speichert beim Erstellen bestimmte Grenzwerte für Dateianzahl, maximale Paketgröße und Typen. Gehen Sie nicht davon aus, dass spätere Richtlinienänderungen bestehende Links aktualisieren. Prüfen Sie bestehende Links und tatsächliche Einreichungen; stornieren und erstellen Sie sie bei Bedarf nach Organisationsverfahren neu und testen Sie mit nicht vertraulichen Beispielen.

Link erstellen

Ausgangszustand der Erstellungsseite: Bei einem neuen Link ist Everyone ausgewählt; Link Verification Code, Link Validity und Submission Limit sind ausgeschaltet. Prüfen Sie vor dem Absenden den Bereich und aktivieren Sie die organisatorisch geforderten Einschränkungen. Die Anfangswerte garantieren weder unbegrenzte Gültigkeit noch unbegrenzte Einreichungen; prüfen Sie den erstellten Link und die Richtlinie.

1. Prüfen Sie das Sammelrecht und legen Sie Einreichende, Zweck, Frist und erwartete Anzahl fest. Öffnen Sie die Dateisammlung und wählen Sie „Create Collection Link“.

2. Geben Sie den erforderlichen „Link Name“ und bei Bedarf eine „Collection Description“ mit angeforderten Materialien und Hinweisen ein.

3. Wählen Sie unter „Collection Scope“ „Everyone“ oder „Domain Users“. Kontrollieren Sie bei „Everyone“ die Verteilung; fordern Sie bei „Domain Users“ zur Anmeldung mit einem zugelassenen Konto auf.

4. Aktivieren Sie bei Bedarf „Link Verification Code“ und prüfen oder ändern Sie den generierten Code. Bei Aktivierung ist eine Prüfung nötig. Kopierter Inhalt kann den Code bereits enthalten; nehmen Sie keine getrennte Übermittlung an.

5. Aktivieren Sie bei Bedarf „Link Validity“ und wählen Sie eine Dauer. Bei Bedarf aktivieren Sie auch „Submission Limit“ und geben eine Zahl größer als null ein. Diese Grenze gilt für alle Einreichungen des Links zusammen, nicht pro Person.

   Bei aktivierter Gültigkeit bietet die Seite 1, 7 oder 30 Tage. Sie zählt die gewählte Tageszahl ab dem lokalen Datum des Erstellungsgeräts und setzt den Ablauf auf das Ende dieses Datums. Beispielsweise entspricht 1 Tag nicht unbedingt genau 24 Stunden. Prüfen Sie den tatsächlichen Ablauf in der Liste oder den Details des erstellten Links.

6. Wählen Sie „Create Collection Link“ und prüfen Sie Status, Ablauf und verfügbare Einreichungen in der Liste. Warten Sie bei Genehmigungspflicht den Abschluss ab und prüfen Sie den Status vor der Weitergabe. Maßgeblich ist die in Liste oder Details angezeigte Ablaufzeit; Erstellung allein bedeutet keine Einreichbarkeit.

7. Wählen Sie „Copy Link“, prüfen Sie den Inhalt und senden Sie ihn an vorgesehene Personen. Schützen Sie Link und gegebenenfalls enthaltenen Code als vertrauliche Zugangsdaten.

Eine deaktivierte Grenze hebt andere Zugriffsbedingungen, Richtlinien und Genehmigungen nicht auf.

Dateien einreichen

1. Öffnen Sie den bereitgestellten Link und prüfen Sie Namen, Beschreibung und initiierende Person. Melden Sie sich an oder geben Sie den Code ein, wenn verlangt; ein im Link enthaltener Code kann automatisch geprüft werden.
2. Geben Sie den Namen der einreichenden Person und bei Bedarf Betreff und weitere Angaben ein.
3. Laden Sie mindestens eine Datei hoch und warten Sie, bis alle gewählten Dateien fertig sind. Prüfen Sie jeden Status und laden Sie Fehler gemäß Hinweis erneut hoch.
4. Prüfen Sie Dateien und Angaben, reichen Sie ein und warten Sie auf die Erfolgsmeldung. Der Upload allein bedeutet keine abgeschlossene Einreichung.
5. Prüfen Sie bei Fehler Linkstatus, Code, Dateityp, Anzahl und Größe und lassen Sie Restanzahl und Richtlinie prüfen. Reichen Sie vertrauliche Dateien nicht wiederholt ein, ohne das Ergebnis zu klären.

Einreichungen prüfen und Link widerrufen

1. Die initiierende Person prüft in der Dateisammlung Status, Anzahl, verfügbare Einreichungen und Ablauf des Links.
2. Öffnen Sie Details und prüfen Sie Einreichungen, Personen und Dateien. Betrachten, laden oder übernehmen Sie Dateien nach Bedarf und wählen Sie zulässige Ziele.
3. Wählen Sie bei einem nicht mehr benötigten Link Cancel Link und bestätigen Sie. Er ist danach nicht mehr aktiv. Behandeln Sie bereits eingereichte Inhalte nach Aufbewahrungsverfahren; nehmen Sie keine automatische Löschung an.

Name und Kontaktangaben im Einreichungsdatensatz können von der einreichenden Person selbst stammen, insbesondere bei anonymen Einreichungen. Ein angezeigter Name belegt keine verifizierte Identität. Prüfen Sie die Herkunft bei Bedarf über einen unabhängigen, organisatorisch genehmigten Kanal und verlassen Sie sich nicht allein auf Namen, Linkcode oder Erfolgsmeldung. Prüfen Sie vor dem Öffnen, Herunterladen oder Speichern von Anhängen an anderer Stelle Herkunft und Inhalt und wenden Sie die vorgesehenen Sicherheitsprüfungen an.

Das Abbrechen eines Links garantiert nicht, dass zuvor begonnene Uploads oder Einreichungen unterbrochen werden; prüfen Sie das Ergebnis jeder gleichzeitigen Aktion. Prüfen Sie danach die Einreichungsprotokolle erneut, bestätigen Sie die Ergebnisse mit den betreffenden Einreichenden und behandeln Sie bereits eingereichte Inhalte nach Organisationsvorgaben. Ein Abbruch löscht nicht automatisch vorhandene Dateien und ruft bereits übergebene Kopien nicht zurück.

Fehlerbehebung

• Link nicht verfügbar: Prüfen Sie Genehmigung, Widerruf, Ablauf, erschöpfte Anzahl, Anmeldung und Code.
• Einreichung nicht möglich: Prüfen Sie mindestens eine Datei, abgeschlossene Uploads sowie zulässige Typen, Anzahl und Größen.
• Verteilungsbereich unklar: Stoppen Sie die Weitergabe und kontaktieren Sie die initiierende Person; widerrufen und erstellen Sie bei Bedarf einen zulässigen Link.
• Einreichung fehlt: Die einreichende Person prüft zunächst die Erfolgsmeldung; anschließend werden Einträge und Status des richtigen Links geprüft.