Richtlinie für die Anzeige des Genehmigungsablaufs

Die Anzeigeeinstellungen der FileLink-Richtlinie bieten Optionen für Informationen zum Genehmigungsablauf. Sie unterscheiden sich von Genehmigungsauslösern, Vorlagen und Genehmigenden für Senden, Teilen, Sammeln, gemeinsame Bereiche und Remote-Zustellung. Die Aktivierung erzeugt keine Genehmigung und genehmigt keine Datei-, Link- oder Bereichsoperation.

Die Sichtbarkeit kann von Einstieg, Kontoberechtigungen und Umgebung abhängen. Verwenden Sie diese Einstellung nicht als einzige Maßnahme zum Verbergen von Genehmigungsinformationen oder zur Zugriffskontrolle. Prüfen Sie nach dem Speichern getrennt mit berechtigten Antragsteller- und Genehmigerkonten. Genehmigungsdaten können vertraulich sein und unterliegen den Datenschutzanforderungen Ihrer Organisation.

Vorbereitung

• Verwenden Sie ein zur Verwaltung von FileLink-Richtlinien berechtigtes Administratorkonto. Prüfen Sie Lizenz und Richtlinienzuordnung der Pilotkonten und dokumentieren Sie Einstellungen und Zuweisungen für eine Rücknahme.
• Bereiten Sie für die Geschäftsfunktion zuerst Genehmigungsvorlagen, Genehmigende und Richtlinienauslöser vor; siehe FileLink-Genehmigungen bearbeiten und die jeweiligen Funktionsrichtlinien. Eine Anzeigeeinstellung allein erzeugt keine Genehmigung.
• Wählen Sie wenige genehmigte Testkonten und nicht vertrauliche Testdaten. Klären Sie, wer Anträge stellen, bearbeiten und Ergebnisse einsehen darf.

Anzeigeoptionen konfigurieren

1. Öffnen Sie in der FileLink-Verwaltung MFT Security oder Remote Delivery, erstellen oder bearbeiten Sie eine Richtlinie für Pilotkonten und prüfen Sie Aktivierung und Target Accounts. Beide Richtlinientypen werden getrennt gespeichert; prüfen Sie die für den Geschäftsfall geltende Richtlinie.
2. Öffnen Sie unter Policy Settings die Common Policy und wählen Sie Approval Settings. Aktivieren Sie bei Bedarf Approval Workflow Display Settings und wählen Sie unter Display Content Display all approval stages oder Display all approval details. Das sind Oberflächenbezeichnungen; prüfen Sie Inhalt und Sichtbarkeit am jeweiligen Einstieg.
3. Bestätigen Sie das Einstellungsfenster und speichern Sie die gesamte Richtlinie. Öffnen Sie sie erneut und prüfen Sie Schalter, Auswahl und Kontozuweisungen. Speichern bedeutet weder, dass eine Genehmigung ausgelöst wurde, noch dass alle Beteiligten dasselbe sehen; prüfen Sie auch die Anzeige nach dem Deaktivieren.

Prüfen und Fehler beheben

1. Stellen Sie über einen Pilotgeschäftsprozess mit bereits konfigurierten Genehmigungsbedingungen einen Antrag. Prüfen Sie Ablauf und Details getrennt mit berechtigten Antragsteller- und Genehmigerkonten: Wurde die Genehmigung ausgelöst, was ist sichtbar und welchen Endstatus hat der Vorgang? Verwenden Sie keine echten vertraulichen Daten.
2. Bei Abweichungen prüfen Sie getrennt betroffene Konten, Richtlinientyp und Aktivierung, Anzeigeoption, Geschäftsauslöser, Vorlage, Berechtigungen und Einstieg. Die Anzeigeeinstellung ersetzt weder Genehmigungsrichtlinie noch Zugriffsrechte.
3. Bei unerwarteter Anzeige oder Geschäftsbeeinträchtigung stoppen Sie die Ausweitung, stellen die frühere Einstellung gemäß Organisationsverfahren wieder her und prüfen erneut. Übermitteln Sie dem technischen Support bei Bedarf Testzeit, Einstieg, Kontorollen und nicht vertrauliche Ergebnisse.