FileLink-Auditaufzeichnungen prüfen und exportieren
Der Auditbereich der FileLink-Verwaltung gruppiert Aufzeichnungen nach Geschäftstätigkeit für Dateiübertragungen, Papierkorb und einige Systemereignisse. Ein Eintrag belegt ein aufgezeichnetes Ereignis, nicht den Abschluss des gesamten Prozesses. Eine leere Suche beweist nicht, dass keine Aktion stattfand.
Warnungen und Audit sind getrennte Bereiche der Verwaltung. Beurteilen Sie Dateiaktionen oder Risiken nicht allein anhand der Warnungsliste. Suchen Sie wie unten beschrieben die relevanten Auditaufzeichnungen und gleichen Sie sie mit dem tatsächlichen Aufgaben- und Dateistatus ab. Wenn Sie FileLink mit Warnungen überwachen müssen, klären Sie die in Ihrer Umgebung verfügbaren Möglichkeiten zunächst mit Administration oder Support.
Überprüfbare Geschäftsaktion vorbereiten
Für die Abfrage vorhandener Datensätze können Sie direkt zu „Kategorie auswählen“ gehen; allein für die Abfrage müssen Sie keine Richtlinie ändern oder Pilotaufgabe erstellen. Die folgenden Schritte sind optionale Beispiele zur Erzeugung von Pilotdatensätzen. Prüfen Sie zuerst die bestehende Richtlinie; nur bei Bedarf darf eine Person mit Richtlinienverwaltungsrecht sie erstellen oder ändern.
- Verwenden Sie ein Administrationskonto mit Audit-Leserecht und bestimmen Sie Aktion, ausführende Person, Objekt und Zeitraum.
- Prüfen Sie für einen regulären Sendedatensatz im Piloten unter MFT Security die für das Testkonto geltende Senderichtlinie: Aktivierung, zugewiesene Konten, reguläre Aufgaben, Empfängerbereich, Dateigrenzen und Genehmigung. Nutzen Sie passende Einstellungen weiter; nur bei Bedarf ändert und speichert eine berechtigte Person die Standardversandrichtlinie und prüft die Kontozuweisung erneut. Zur Aufgabenerstellung siehe regulärer Versand.
- Zum Prüfen eines regulären Versands im Pilot erstellen Sie mit Pilotkonto und nicht vertraulichen Dateien einen Auftrag, schließen Sie nötige Genehmigungen ab und notieren Sie die Zeit. Prüfen Sie Auftrag und Empfänger getrennt. Sendeeintrag, Abruf und Download sind verschiedene Tatsachen.
- Prüfen Sie für einen Sammlungsdatensatz im Piloten unter MFT Security die geltende Sammlungsrichtlinie und Kontozuweisung sowie Größen-, Anzahl-, Dateityp- und Genehmigungsgrenzen. Nutzen Sie passende Einstellungen weiter; nur bei Bedarf ändert und speichert eine berechtigte Person die Dateisammlungsrichtlinie und prüft die Kontozuweisung erneut. Erstellen Sie mit Dateisammlung einen Link, übermitteln Sie eine geeignete nicht sensible Datei und prüfen Sie den Datensatz.
Richtlinie und Objektrechte beeinflussen Geschäftsaktionen, aber eine einzelne Geschäftsrichtlinie ist kein allgemeiner Schalter für alle Auditaufzeichnungen. Die Aufzeichnung hängt auch von Ereignis und Verarbeitung ab.
Kategorie auswählen
Wählen Sie im Auditbereich die passende Kategorie und den Eintrag:
| Kategorie | Beispielhafter Umfang |
|---|---|
| File Operations | Download, Versand, Upload, Übernahme, Freigabe, Abruf, Sammlung und Einreichung. |
| Recycle Bin | Löschung, Wiederherstellung und Bereinigung. |
| System Events | Plattformanmeldung und Sicherheitsrichtlinienaktivität. |
Felder, Filter und Datenumfang unterscheiden sich. Ein Richtlinienänderungseintrag beweist nicht deren Anwendung bei jeder Dateiaktion. Prüfen Sie Genehmigungen mit Geschäftsstatus und Genehmigungsseite.
Aufzeichnungen suchen
- Öffnen Sie die Kategorie und den Eintrag, etwa „Send Records“ unter „File Operations“.
- Stellen Sie auf regulären Geschäftsseiten Zeitraum, Stichwort und Ergebnis nach Bedarf ein. Passen Sie den Standardzeitraum für ältere Ereignisse an; entfernen Sie nötigenfalls Filter und blättern Sie.
- Prüfen Sie Zeit, ausführende Person, Objekt und Ergebnis und gleichen Sie sie mit Auftrag, Link oder Zieldatei ab. Eine Auftragserstellung belegt weder Empfängerabruf noch Erhalt am entfernten Speicher.
- Wählen Sie für Anmeldungen „Platform User Sign-In“ unter „System Events“. Der Standardfilter ist Erfolg; wählen Sie für fehlgeschlagene Anmeldungen Fehler oder alle und prüfen Sie Zeitraum und Benutzer. Filter und Export unterscheiden sich von Dateiaktionen.
- Prüfen Sie „Cleanup Records“ anhand der Liste und anderer verfügbarer Einträge. Diese Seite bietet nicht dieselben Zeit- und Ergebnisfilter; verlassen Sie sich nicht auf Stichwörter zur Eingrenzung der Serverergebnisse. Ein Bereinigungseintrag bedeutet keine Wiederherstellbarkeit.
Die Richtlinienschaltfläche regulärer Aufzeichnungsseiten konfiguriert keine Geschäftsrichtlinie. Ändern Sie Geschäftseinstellungen im jeweiligen Verwaltungsbereich.
Ein Auditdatensatz über einen erfolgreichen Download über einen Freigabelink beweist für sich genommen nicht, dass die empfangende Person die vollständige Datei erhalten hat; die Übertragung kann anschließend noch unterbrochen werden. Wenn die Zustellung bestätigt werden muss, prüfen Sie Download-Ergebnis und Dateiinhalt mit der empfangenden Person und behandeln Sie Abweichungen nach dem Organisationsprozess.
Plattformbenutzer-Anmeldeprotokolle durchsuchen: Das Suchfeld dieser Seite bietet keine Teiltreffersuche nach Anzeigenamen oder Anmeldekonto. Wird mit Name oder Konto kein Eintrag gefunden, leeren Sie das Suchfeld, passen Sie Zeitraum und Ergebnisfilter an und prüfen Sie Benutzer, maskiertes Anmeldekonto und Zeit seitenweise. Wenden Sie sich an Administration oder technischen Support, wenn der Eintrag weiterhin nicht auffindbar ist. Für die Seite ist außerdem die entsprechende Leseberechtigung der Identitätsverwaltung erforderlich.
Exportieren und prüfen
- Setzen Sie auf einer Seite mit Export die passenden Filter, prüfen Sie die Liste und das Exportrecht des Kontos.
- Exportieren Sie und prüfen Sie Existenz und Öffnen der heruntergeladenen CSV sowie Anzahl, Zeitraum und Felder. Konten, Dateinamen und Aktivitäten können enthalten sein; speichern und übertragen Sie nach Organisationsvorgabe.
- Ein Export garantiert keine vollständige Abdeckung: reguläre Geschäftsaufzeichnungen liefern höchstens 5.000 Zeilen, Bereinigungsaufzeichnungen höchstens 500. Exportieren Sie große reguläre Mengen nach Zeitabschnitten und prüfen Sie Grenzen und Anzahl. Bereinigungsaufzeichnungen haben keine gleichwertige Zeitsegmentierung; fragen Sie bei vollständigem Bedarf nach anderen Möglichkeiten.
Eine Exportmeldung zeigt nur den Downloadbeginn und beweist keinen Export sämtlicher Historie.
Fehlerbehebung
Kein Eintrag: Prüfen Sie Kategorie, Zeit, Stichwort, Ergebnis, Seiten und Rechte; bei Anmeldungen auch den Standardfilter Erfolg. Prüfen Sie Geschäftsaktion und Richtlinienbedingungen.
Export nicht möglich oder fehlgeschlagen: Prüfen Sie Exportrecht, Ergebnis und Browsereinstellungen; notieren Sie bei Bedarf die Meldung und kontaktieren Sie die Administration.
Exportanzahl kleiner als Gesamtzahl: Prüfen Sie Grenzen und Filter; betrachten Sie eine gekürzte Datei nicht als vollständigen Auditnachweis.
Bereinigungssuche ändert Ergebnisse nicht: Verlassen Sie sich nicht auf Stichwörter zur Serverfilterung; gleichen Sie Liste und andere Einträge ab.
Aktualisiert