Persönlichen Bereich und Papierkorb verwenden

Der persönliche Bereich speichert und organisiert persönliche Dateien und Ordner. Hochladen, Herunterladen, Vorschau, Bearbeiten, Löschen und Freigeben hängen von Kontorechten und Organisationsrichtlinien ab; sichtbare Dateien sind nicht automatisch für alle Aktionen freigegeben. Für andere Personen können Sie nach Bedarf einen Freigabelink oder einen regulären Sendeauftrag verwenden.

Der Papierkorb zeigt gelöschte Bereichsdaten und weitere unterstützte Einträge. Gewöhnliches Löschen, Wiederherstellen und endgültiges Löschen sind unterschiedliche Aktionen; prüfen Sie Ziel und Folgen vorab.

Die vollständige Konfiguration finden Sie unter Richtlinieneinstellungen für den persönlichen Bereich.

Deckt eine aktivierte geltende Richtlinie die betreffenden Konten bereits ab und erfüllt die Anforderungen dieser Funktion, kann sie wiederverwendet werden; für diesen Vorgang allein ist keine neue oder geänderte Richtlinie nötig. Nur bei Bedarf passt eine berechtigte Administration sie anhand der folgenden Schritte an und prüft sie. Kontoberechtigung, Genehmigung und tatsächliche Betriebsbedingungen sind weiterhin getrennt zu erfüllen.

Voraussetzungen als Administration konfigurieren

Prüfen Sie in der FileLink-Verwaltung unter MFT Security die Aktivierung der für das Konto geltenden Richtlinie und unter Policy Settings > Netdisk Policy > Netdisk Settings Kapazitätsgrenze, Dateigültigkeit und Downloadfreigabe für empfangene Dateien. Geeignete Einstellungen können weiterverwendet werden; bei Bedarf bewertet eine berechtigte Administration die Auswirkungen und folgt der Richtlinie für persönlichen Speicher. Änderungen der Kontozuweisung können dessen direkte Zuweisung zu einer anderen Richtlinie desselben Typs entfernen. Prüfen Sie nach Änderungen Richtlinie und Konto getrennt sowie Kapazität und Dateivorgänge mit einem Pilotkonto. Gehen Sie nicht davon aus, dass Änderungen rückwirkend alle vorhandenen Dateien betreffen.

Dateien hochladen und organisieren

1. Verwenden Sie ein für FileLink und den persönlichen Bereich berechtigtes Konto. Stellen Sie sicher, dass die Organisation die Datenablage erlaubt, und prüfen Sie Kapazität und Dateiinhalte.
2. Öffnen Sie den persönlichen Bereich und den Zielordner. Wählen Sie bei Bedarf „New Folder“, geben Sie einen Namen ein und bestätigen Sie.
3. Wählen Sie „Upload File“, wählen Sie Dateien und Ziel gemäß Hinweis und warten Sie auf das Ergebnis. Prüfen Sie danach Namen und Anzahl im Zielordner.
4. Zum Herunterladen, Verschieben, Umbenennen oder Löschen wählen Sie die Elemente und verwenden die verfügbare Aktion. Prüfen Sie vor allem bei Sammelaktionen alle ausgewählten Dateien und Ordner.

Downloadumfang und Richtlinie: Der Sammeldownload im persönlichen Bereich verarbeitet nur ausgewählte Dateien; ausgewählte Ordner und deren Inhalte werden nicht rekursiv heruntergeladen. Öffnen Sie die jeweiligen Ordner, wählen Sie die benötigten Dateien und prüfen Sie jeden Download. Administratoren sollten außerdem unter Netdisk Settings die Einstellung Allow Received Files to Be Downloaded prüfen. Ist sie deaktiviert, können Download, Freigabe und Weiterleitung im persönlichen Bereich nicht verfügbar sein. Prüfen Sie vor einer Änderung die Sicherheitsanforderungen Ihrer Organisation. Die Aktivierung garantiert weder andere Berechtigungsprüfungen noch eine erfolgreiche Freigabe oder Sendung.

Sie können beispielsweise einen Projektordner erstellen, genehmigte Unterlagen hochladen und den Inhalt anschließend prüfen. Ist die Kapazitätsgrenze erreicht, verhindert die Seite Uploads und neue Ordner. Prüfen Sie bei fehlgeschlagenem Upload Meldung, Netzwerk, Rechte, Kapazität und Zielordner.

Volle Kapazität und Papierkorb: Normal gelöschte Dateien des persönlichen Bereichs bleiben im Papierkorb; das Verschieben dorthin reduziert die belegte Kapazität nicht unmittelbar. Bei vollem Bereich kann die Seite auch den Start von Uploads und das Erstellen von Ordnern verhindern. Prüfen Sie vor dem Freigeben von Kapazität Richtlinie, Backups und Aufbewahrungsanforderungen und entscheiden Sie erst danach über das endgültige Löschen nicht mehr benötigter Papierkorbelemente. Ordneraktionen können zuvor separat gelöschte Unterelemente betreffen, siehe unten. Aktualisieren und prüfen Sie anschließend die Kapazität; wenden Sie sich bei Unsicherheit an die Administration und umgehen Sie keine Aufbewahrungsregeln. Unbegrenzte Kapazität garantiert weder unbegrenzten zugrunde liegenden Speicher noch Netzwerkverfügbarkeit.

Löschen und wiederherstellen

1. Wählen Sie im persönlichen Bereich Dateien oder Ordner, löschen und bestätigen Sie. Das Löschen eines Ordners betrifft auch enthaltene Dateien und Unterordner; prüfen Sie den gesamten Inhalt.
2. Öffnen Sie zur Wiederherstellung den FileLink-Papierkorb, wählen Sie „Storage Data“, suchen Sie das Element und wählen Sie „Restore“. Für mehrere Elemente prüfen Sie vor einer Sammelwiederherstellung alle Auswahlen.
3. Prüfen Sie im ursprünglichen Bereich und Ordner, ob die Elemente wieder vorhanden sind und notwendiger Geschäftszugriff funktioniert.
4. Prüfen Sie bei Fehlern, ob der ursprüngliche übergeordnete Ordner verfügbar und ein gleichnamiges Element vorhanden ist. Beheben Sie den Konflikt oder kontaktieren Sie die Administration vor einem neuen Versuch. Prüfen Sie bei einem Sammelfehler jedes Ergebnis; nehmen Sie nicht an, dass nichts wiederhergestellt wurde.

Der Papierkorb zeigt weitere Arten gelöschter Elemente. Prüfen Sie Kategorie und Herkunft. Nehmen Sie keine unbegrenzte Aufbewahrung an und beachten Sie Backup- und Aufbewahrungsrichtlinien.

Umfang bei Ordnern im persönlichen Bereich: Beim Wiederherstellen oder endgültigen Löschen eines persönlichen Ordners aus dem Papierkorb können auch darunterliegende gelöschte Dateien und Unterordner betroffen sein, einschließlich zuvor einzeln gelöschter Elemente. Der Umfang ist nicht auf gleichzeitig mit dem Ordner gelöschte Inhalte begrenzt. Wiederherstellung kann diese Elemente erneut sichtbar machen; nach endgültigem Löschen lassen sie sich möglicherweise nicht mehr über den Papierkorb wiederherstellen. Prüfen Sie zuvor den Ordner, zugehörige gelöschte Elemente sowie Aufbewahrung und Backups; kontrollieren Sie anschließend das Ergebnis.

Folgen des endgültigen Löschens

„Permanently Delete“ entfernt Elemente aus dem Papierkorb und unterscheidet sich vom gewöhnlichen Löschen. Prüfen Sie Auswahl, zugehörigen Bereich und Aufbewahrungsanforderungen sowie verfügbare Backups oder andere zulässige Wiederherstellung. Danach kann der Papierkorb das Element nicht wiederherstellen. Die Seite kann nach dem Klick sofort ausführen; verlassen Sie sich nicht auf eine spätere Bestätigung.

Das endgültige Löschen gemeinsamer Bereichsdaten kann durch Rolle und Richtlinie eingeschränkt sein. Wählen Sie persönliche und gemeinsame Daten nicht zusammen für das endgültige Sammellöschen: Persönliche Elemente können bereits gelöscht sein, auch wenn danach fehlende Rechte für gemeinsame Daten gemeldet werden. Prüfen Sie nach Fehler- oder Rechtemeldungen jedes Ergebnis statt anzunehmen, dass nichts verarbeitet wurde; kontaktieren Sie bei fehlenden Rechten Eigentümer oder Administration.

Fehlerbehebung

1. Upload oder Ordnererstellung nicht möglich: Prüfen Sie Kapazität, Kontorechte, Richtlinie und Netzwerk.
2. Vorschau, Download oder Bearbeitung nicht möglich: Prüfen Sie Rechte, Richtlinie und Meldung; Dateityp und Umgebung können die Vorschau beeinflussen.
3. Namenskonflikt bei Wiederherstellung: Prüfen Sie ursprünglichen übergeordneten Ordner und vorhandene Elemente und beheben Sie den Konflikt nach Organisationsvorgaben.
4. Element im Papierkorb fehlt: Prüfen Sie Herkunft, Kategorie, Filter und Rechte. Bei endgültiger Löschung oder abgelaufener Aufbewahrung fragen Sie nach anderen Wiederherstellungsmöglichkeiten.

Namenskonflikte beim Hochladen, Kopieren und Verschieben

Befindet sich beim Hochladen in einen persönlichen oder gemeinsamen Bereich bereits ein gleichnamiges Element im Zielordner, wählen Sie die gewünschte Behandlung. Bei einer vorhandenen Datei können Sie deren Inhalt überschreiben, beide Dateien behalten und die neue Datei automatisch konfliktfrei benennen lassen oder den Upload abbrechen. Ein gleichnamiger Ordner kann nicht auf diese Weise überschrieben werden; behalten Sie beide Elemente oder brechen Sie ab. Prüfen Sie vor dem Überschreiben das Ziel sowie Sicherungs- und Aufbewahrungsregelungen Ihrer Organisation. Kontrollieren Sie anschließend Zielordner und Dateiinhalt.

Kopieren und Verschieben verhalten sich anders als Hochladen: Innerhalb eines persönlichen oder desselben gemeinsamen Bereichs schlägt die Aktion bei einem gleichnamigen Zielelement fehl. Benennen Sie das betreffende Element um und versuchen Sie es erneut. Prüfen Sie auch bei bereichsübergreifenden Aktionen das Ziel und die Rückmeldung; setzen Sie kein automatisches Überschreiben oder Umbenennen voraus. Kontrollieren Sie nach Sammelaktionen jedes Ergebnis.