Wasserzeichenrichtlinie für die Online-Vorschau

Die folgenden Bedienelemente werden anhand der englischen Oberfläche bezeichnet. Bei einer anderen Oberflächensprache können die angezeigten Bezeichnungen abweichen.

Das FileLink-Wasserzeichen für die Online-Vorschau zeigt in geeigneten Dateivorschauen identifizierende Angaben an und unterstützt damit die Sensibilisierung und spätere Prüfung. Ein Administrator erstellt zunächst eine Vorlage, weist eine aktivierte Wasserzeichenrichtlinie den betreffenden Konten zu und prüft das Ergebnis mit einem Pilotkonto. Eine gespeicherte Vorlage oder Richtlinie garantiert keine Anzeige bei jeder Datei und jedem Einstiegspunkt.

Ein Wasserzeichen verhindert für sich genommen weder Fotografieren, Bildschirmaufnahmen, Downloads noch die Weitergabe und beweist nicht die Quelle eines Datenabflusses. Die Anzeige in der Vorschau bedeutet nicht, dass die Originaldatei, ein Download oder ein Ausdruck dauerhaft mit einem Wasserzeichen versehen wird. Beschränkungen für Downloads, Ausdrucke und Weitergabe sind bei Bedarf gesondert zu konfigurieren und zu prüfen.

Vorbereitung

• Verwenden Sie ein Administratorkonto mit Rechten zum Anzeigen von Wasserzeichenvorlagen und zum Verwalten von FileLink-Richtlinien; zum Erstellen oder Ändern einer Vorlage ist zusätzlich die Vorlagenverwaltung erforderlich. Pilotbenutzer benötigen die erforderliche FileLink-Berechtigung und Zugriff auf die Testdatei.
• Bereiten Sie eine nicht vertrauliche Testdatei und Testkonten vor. Wählen Sie die Anzeigeinhalte nach den Vorgaben Ihrer Organisation; Konten, IP-Adressen und Zeiten können persönliche oder interne Daten sein und sollten nicht pauschal angezeigt werden.
• Prüfen Sie vorhandene Dateiwasserzeichenrichtlinien, betroffene Konten und Vorlagenverwendungen. Die Zuweisung einer anderen Richtlinie desselben Typs kann die bisherige Zuweisung ändern. Dokumentieren und bewerten Sie die Auswirkungen vor der Änderung.
• Diese Seite behandelt die Online-Vorschau. Das Wasserzeichen für das Sicherheitspaket einer normalen Sendeaufgabe ist eine gesonderte Einstellung. Prüfen Sie Richtlinie, Vorlage und Empfangsart unter Normale Sendeaufgabe, statt das Paketverhalten aus dieser Einstellung abzuleiten.

Wasserzeichenvorlage vorbereiten

Prüfen Sie zunächst Zweck, Inhalt und Eignung vorhandener Vorlagen. Verwenden Sie eine geeignete Vorlage mit dem Zweck Window Watermark weiter und überspringen Sie die folgenden Erstellungsschritte. Erstellen oder ändern Sie Vorlagen nur bei Bedarf; bewerten Sie vor Änderungen an gemeinsam genutzten Vorlagen andere Verweise und betriebliche Auswirkungen.

1. Öffnen Sie in der Konsole Objects & Templates > Watermark Template und erstellen Sie eine Vorlage. Geben Sie einen Namen ein, wählen Sie als Verwendungszweck Window Watermark und den passenden Wasserzeichentyp. Die Vorlagenauswahl der FileLink-Dateiwasserzeichenrichtlinie wird nach diesem Zweck gefiltert. Eine Vorlage mit dem Zweck File Watermark erscheint nicht allein aufgrund des Richtliniennamens.
2. Legen Sie Text und optionale Anzeigefelder nach den Organisationsvorgaben fest. Passen Sie angebotene Optionen wie Schrift, Größe, Farbe, Transparenz, Position und Abstand an. Verwenden Sie zunächst keine echten vertraulichen Daten.
3. Prüfen Sie Lesbarkeit und Überdeckung in der Konfigurationsvorschau und speichern Sie. Kontrollieren Sie Name und Zweck in der Vorlagenliste. Die Konfigurationsvorschau ersetzt keine Prüfung einer tatsächlichen Dateivorschau.

Vorschaurichtlinie konfigurieren

1. Öffnen Sie in der FileLink-Verwaltung File Watermark und wählen Sie Create Policy oder bearbeiten Sie eine genehmigte Richtlinie. Geben Sie Name, Aktivierungsstatus und Target Accounts ein beziehungsweise prüfen Sie diese. Bei einer neuen Richtlinie ist mindestens ein Pilotkonto auszuwählen.
2. Wählen Sie in den Richtlinieneinstellungen bei File Watermark die Aktion Set. Aktivieren Sie Online Preview Watermark, wählen Sie die vorbereitete Watermark template und prüfen Sie Template Preview. Bei aktiviertem Schalter ist eine Vorlage erforderlich. Ist die Liste leer, prüfen Sie Zweck, Speicherung und Anzeigerecht.
3. Bestätigen Sie den Wasserzeichendialog und speichern Sie anschließend die gesamte Richtlinie. Öffnen Sie sie erneut und prüfen Sie Status, Zielkonten, Schalter und Vorlage. Prüfen Sie bei einem Fehler oder unklarem Ergebnis Richtlinieninhalt und Kontozuweisungen getrennt; nehmen Sie weder vollständigen Erfolg noch vollständiges Zurückrollen an.
4. Prüfen Sie beim Hinzufügen eines Kontos dessen bisherige Richtlinie desselben Typs und weitere betroffene Konten. Der Richtlinienname allein belegt den tatsächlichen Geltungsbereich nicht.

Vorlagenvorschau im Richtlinienfenster: Diese Vorschau kann Informationen des aktuellen Administrationsbrowsers verwenden. Ist die IP-Anzeige ausgewählt, kann der Vorschauwert der Hostname der aufgerufenen Adresse statt der tatsächlichen Geräte-IP des Betrachters sein. Auch die Geräteinformation der Vorschau darf nicht unmittelbar als Gerätename des tatsächlichen Betrachters gelten. Öffnen Sie eine Testdatei mit dem Konto des jeweiligen tatsächlichen Betrachters und prüfen Sie Inhalt und Darstellung. Identität oder Netzwerkadresse dürfen nicht allein anhand der Richtlinienvorschau festgestellt werden.

Mit Pilotkonten prüfen

1. Melden Sie sich mit dem Pilotkonto bei FileLink an und öffnen Sie eine zur Vorschau freigegebene Testdatei. Prüfen Sie Inhalt und Anzeige des Wasserzeichens sowie, ob es die Arbeit übermäßig verdeckt.

• Wasserzeichen in der Online-Vorschau prüfen