Standardversandauftrag erstellen

Ein regulärer FileLink-Sendeauftrag sendet Dateien an ausgewählte Empfänger. Hier wird der reguläre Versand beschrieben; FTP und SMB verwenden andere Verfahren und Einstellungen.

Die Meldung „Sent successfully“ bedeutet, dass der Auftrag erstellt wurde, nicht dass alle Empfänger die Dateien abgerufen haben. Prüfen Sie anschließend Verarbeitung, Genehmigung und Empfang in der Auftragsliste.

Die vollständige Konfiguration finden Sie unter Richtlinieneinstellungen für Standardversand.

Deckt eine aktivierte geltende Richtlinie die betreffenden Konten bereits ab und erfüllt die Anforderungen dieser Funktion, kann sie wiederverwendet werden; für diesen Vorgang allein ist keine neue oder geänderte Richtlinie nötig. Nur bei Bedarf passt eine berechtigte Administration sie anhand der folgenden Schritte an und prüft sie. Kontoberechtigung, Genehmigung und tatsächliche Betriebsbedingungen sind weiterhin getrennt zu erfüllen.

Vorbereitung

• Verwenden Sie ein zum Versand berechtigtes Konto und prüfen Sie Empfänger und Dateien gegen die Sicherheitsanforderungen der Organisation.
• Legen Sie Auftragsnamen, Empfänger und Dateien fest. Prüfen Sie, ob Richtlinien einen Abrufcode, eine Gültigkeitsdauer oder eine Abrufanzahl vorgeben.
• Manche Versandarten oder Sicherheitseinstellungen benötigen ein Paketpasswort oder weitere Angaben. Verfügbarkeit hängt von Seite und Richtlinie ab. Übermitteln Sie Passwörter und Codes über zugelassene sichere Kanäle.

Versandbedingungen als Administration konfigurieren

Prüfen Sie in der FileLink-Verwaltung unter MFT Security die Aktivierung der für das initiierende Konto geltenden Richtlinie. Kontrollieren Sie in der Senderichtlinie die Aktivierung regulärer Aufgaben, erlaubte Empfänger, Dateigröße und -typ, Sendeanzahl, Gültigkeit, Abrufanzahl und Downloadbeschränkungen. Prüfen Sie bei Genehmigung Vorlage, Auslösebedingungen und Regelreihenfolge und testen Sie das tatsächliche Ergebnis. Geeignete Einstellungen können weiterverwendet werden; bei Bedarf bewertet eine berechtigte Administration die Auswirkungen und folgt der Richtlinie für regulären Versand. Kontozuweisungen können direkte Zuweisungen zu anderen Richtlinien desselben Typs entfernen. Prüfen Sie Richtlinie und Konten getrennt und testen Sie Versand, Genehmigung und Empfang mit nicht vertraulichen Dateien.

Eine Dateitypbeschränkung ist nicht mit der Prüfung jeder Datei innerhalb eines Archivs gleichzusetzen. Falls der Archivinhalt geprüft werden muss, prüfen Sie ihn vor dem Senden oder Einreichen gesondert mit einem von der Organisation freigegebenen Verfahren. Eine gespeicherte Richtlinie oder ein erfolgreicher Upload allein belegt keine Konformität des Inhalts.

Lese- und Abrufbestätigung: Wählen Sie in Send Policy für beide Arten getrennt die zulässigen Modi No receipt, Request receipt oder Mandatory receipt. Lassen Sie je Art mindestens einen Modus zu und legen Sie Default selection aus diesen Modi fest. Nach dem Speichern kann der Absender beim normalen Auftrag innerhalb der zulässigen Modi wählen; bei nur einem Modus ist das Feld nicht änderbar. Prüfen Sie den Bestätigungsstatus in den gesendeten Aufträgen. Eine Bestätigung für Ansicht oder Abruf belegt keinen vollständigen Dateidownload.

Grenze der Dateitypbeschränkung: Die Dateitypbeschränkung beim normalen Senden verwendet die Dateinamenerweiterung. Eine Änderung der Erweiterung kann das Filterergebnis ändern; das Bestehen des Filters beweist weder das tatsächliche Format noch die Sicherheit des Inhalts. Schließen Sie nicht allein aus der Typbeschränkung auf Risikofreiheit. Verwenden Sie die von Ihrer Organisation geprüften Inhaltskontrollen und Sicherheitsmaßnahmen und testen Sie das tatsächliche Verhalten mit nicht vertraulichen Beispielen.

Auftrag erstellen

1. Wählen Sie im FileLink-Arbeitsbereich New Task und anschließend Normal Send.
2. Wählen und bestätigen Sie Empfänger. Mindestens ein gültiger Empfänger ist erforderlich. Bei Überschreitung oder unvollständigen Angaben korrigieren Sie die Auswahl.
3. Geben Sie einen erforderlichen Auftragsnamen und bei Bedarf eine Beschreibung ein. Beachten Sie angezeigte Richtliniengrenzen für deren Länge.
4. Wählen Sie den Datei-Upload, fügen Sie Dateien hinzu und warten Sie den Abschluss ab. Prüfen Sie jeden Namen und Uploadstatus.
5. Prüfen Sie Abrufcode, Gültigkeit, Abrufzahl und Empfänger-Download gemäß Seite und Organisationsanforderung. Bei erzwungenen oder festen Werten gilt die Anzeige.
6. Falls Sicherheitspaket-Einstellungen (Secure Send Package Settings) verfügbar sind, prüfen Sie Passwort, Leserechte und weitere Optionen und füllen aktivierte Pflichtangaben aus.
7. Prüfen Sie Empfänger und Dateien erneut und senden Sie. Öffnen Sie nach der Erfolgsmeldung die Sendeauftragsliste und kontrollieren Sie Auftrag und Empfängerstatus.

Dateistatus vor dem Senden prüfen: Auf dieser Seite hochgeladene Dateien gelangen nur bei erfolgreichem Upload und gültigen Angaben in den Auftrag. Laden Sie fehlgeschlagene Dateien erneut hoch und prüfen Sie den Erfolg oder entscheiden Sie ausdrücklich, sie nicht zu senden. Erfolgreiche andere Uploads bedeuten nicht, dass fehlgeschlagene Dateien enthalten sind.

Sie können auch eine vorhandene Datei in einem persönlichen oder gemeinsamen Bereich auswählen, für den Sie berechtigt sind, und mit Forward einen regulären Sendeauftrag öffnen. Prüfen Sie übernommene Dateien und Empfänger; Bereichsrechte, Senderichtlinie und die weitere Verarbeitung beeinflussen weiterhin das Ergebnis.

Abruf und Sicherheit

Einstellung	Zu beachten
Abrufcode	Stellen Sie einen sicheren Übermittlungsweg sicher; Richtlinien können Codes erzwingen und ihre Länge begrenzen.
Abrufgültigkeit	Berücksichtigen Sie die Bearbeitungszeit; die Richtlinie kann die Dauer festlegen. Erinnern Sie vor Ablauf.
Abrufanzahl	Wählen Sie passend zum Bedarf; die Richtlinie kann die Anzahl festlegen. Nehmen Sie keinen unbegrenzten Abruf an.
Empfänger-Download	Folgen Sie Richtlinie und Seite; nehmen Sie nicht an, dass alle Empfänger herunterladen dürfen.
Sicherheitspaket	Konfigurieren Sie bei Bedarf Passwort, Betrachtungsdauer oder -anzahl und weitere Optionen. Für Wasserzeichen ist eine Vorlage zu wählen.

Wählen Sie für ein Sicherheitspaket mit Wasserzeichen eine Vorlage mit Zweck Screen Watermark und Typ Text Watermark. Sie muss nicht leeren Wasserzeichentext enthalten oder mindestens eines der Felder IP-Adresse, MAC, Rechnername, Anmeldekontoname oder Zeit aktivieren; allein der Endpunktname genügt nicht. Vorlagen anderer Zwecke oder Typen können in der Auswahl erscheinen, aber das Absenden des Auftrags zum Scheitern bringen.

Sichtbarkeit, Änderbarkeit und Grenzen hängen von Konto und Richtlinie ab; nicht jede Umgebung bietet alle Optionen.

Sendeauftrag löschen und wiederherstellen

Prüfen Sie vor dem Löschen eines regulären Sendeauftrags in der Auftragsliste Name, Empfänger, Status und Berechtigungen. Das Löschen kann unmittelbar nach dem Anklicken erfolgen; verlassen Sie sich nicht auf eine spätere Bestätigung. Suchen Sie den Auftrag danach im Papierkorb unter regulären Aufgaben. Ist eine Wiederherstellung zulässig, stellen Sie den Datensatz wieder her und prüfen Sie den Status in der Sendeliste. Die Wiederherstellung sendet Dateien nicht erneut und garantiert nicht die Verfügbarkeit abgelaufener oder eingeschränkter Inhalte.

Das Löschen eines Sendeauftrags ruft Dateien nicht zurück. Empfänger, denen Dateien zugestellt wurden, können diese unter den bestehenden Bedingungen möglicherweise weiterhin abrufen; bereits heruntergeladene Kopien werden nicht automatisch zurückgeholt. Befolgen Sie bei Fehlversand oder möglicher Offenlegung vertraulicher Daten unverzüglich den Sicherheitsvorfallprozess, kontaktieren Sie Administration und betroffene Empfänger und prüfen Sie den tatsächlichen Zugriff und die nötigen Maßnahmen. Das Verschwinden aus der Sendeliste beweist keine Risikobeseitigung. Endgültiges Löschen unterscheidet sich vom normalen Löschen; prüfen Sie vorher Aufbewahrung und Wiederherstellung.

Prüfung und Fehlerbehebung

1. Suchen Sie den Auftrag in der Sendeauftragsliste und prüfen Sie Verarbeitung und Empfänger. Warten Sie bei Genehmigungspflicht auf das Verfahren und prüfen Sie den Folgestatus.
2. Ist Senden nicht verfügbar, prüfen Sie Empfänger, mindestens eine gültige Datei, erfolgreich hochgeladen oder aus einem Bereich übernommen und noch laufende Uploads.
3. Prüfen Sie bei unvollständigem Inhalt Namen und Pflichtangaben; laden Sie Dateien bei unvollständigen Uploadinformationen erneut hoch.
4. Kann ein Empfänger nicht arbeiten, prüfen Sie Identität, Status, Code, Gültigkeit, Anzahl und Richtlinie. Übermitteln Sie Codes und vertrauliche Dateien nicht über unsichere Kanäle.
5. Bleibt ein erstellter Auftrag unvollständig oder schlägt fehl, notieren Sie Namen, Zeit und Meldung und kontaktieren berechtigte Administration oder Support. Senden Sie vertrauliche Dateien nicht erneut, bevor der Status geklärt ist.