Freigaberäume erstellen und verwalten

In einem gemeinsamen Bereich können berechtigte Mitglieder zusammen mit Dateien arbeiten. Die Mitgliedsrolle bestimmt verfügbare Aktionen; Kontorechte, Bereichsstatus und Organisationsrichtlinie beeinflussen den Zugriff ebenfalls. Für Empfänger außerhalb des Bereichs können Sie einen Freigabelink oder einen regulären Sendeauftrag verwenden.

Die vollständige Konfiguration finden Sie unter Richtlinieneinstellungen für Freigaberäume.

Deckt eine aktivierte geltende Richtlinie die betreffenden Konten bereits ab und erfüllt die Anforderungen dieser Funktion, kann sie wiederverwendet werden; für diesen Vorgang allein ist keine neue oder geänderte Richtlinie nötig. Nur bei Bedarf passt eine berechtigte Administration sie anhand der folgenden Schritte an und prüft sie. Kontoberechtigung, Genehmigung und tatsächliche Betriebsbedingungen sind weiterhin getrennt zu erfüllen.

Voraussetzungen als Administration konfigurieren

Prüfen Sie in der FileLink-Verwaltung unter MFT Security, ob die für die betreffenden Konten geltende Richtlinie aktiviert ist, und kontrollieren Sie unter Netdisk Policy > Shared Space die Einstellung zur endgültigen Löschung durch Eigentümer und den Genehmigungsschalter. Prüfen Sie bei Genehmigung Vorlage, antragstellendes Konto und Genehmigende; klären Sie vor endgültiger Löschung Aufbewahrung und Wiederherstellung. Geeignete Einstellungen können weiterverwendet werden. Nur bei Bedarf bewertet eine berechtigte Administration die Auswirkungen auf andere Konten und folgt der Freigaberaumrichtlinie. Eine Kontozuweisung kann die direkte Zuweisung desselben Kontos zu einer anderen Richtlinie desselben Typs entfernen. Prüfen Sie nach Zuweisungsänderungen Richtlinie und Konten getrennt; Speichern bedeutet weder abgeschlossene Genehmigung noch Zugang der Mitglieder.

Die Freigaberaumgenehmigung wählt jeweils eine Vorlage. Sollen Erstellung und Mitgliederaufnahme abgedeckt werden, prüfen Sie deren Verwendungen und die ausführenden Konten und testen Sie getrennt; siehe Freigaberaumrichtlinie.

Gemeinsamen Bereich erstellen

1. Stellen Sie sicher, dass das Konto FileLink nutzen und Bereiche erstellen darf. Legen Sie Zweck, Mitglieder und notwendige Rechte fest.
2. Öffnen Sie „Shared Space“, wählen Sie „New Space“ und geben Sie im Fenster „Create Shared Space“ einen Namen ein.
3. Wählen Sie unter „Permission Settings“ die Aktion „Add member“, wählen Sie Personen und weisen Sie Rollen zu. Die erstellende Person wird als Eigentümer angezeigt. Erweitern Sie den Mitgliederkreis nicht allein aus Bequemlichkeit.
4. Prüfen Sie Name, Mitglieder und Rollen und reichen Sie ein. Bei Bereichsgenehmigung verfolgen Sie den Antrag und warten auf das Ergebnis. Andernfalls öffnen Sie den neuen Bereich und prüfen Mitglieder und Rechte.
5. Testen Sie vor dem Hochladen produktiver Daten die erforderlichen Aktionen je Rolle und prüfen Sie, dass unberechtigte Konten keinen Zugriff haben.

Mitgliedsrollen

Die folgende Beschreibung stammt aus dem Erstellungsfenster. Tatsächliche Aktionen hängen zusätzlich von Rechten, Status und Richtlinie ab; manche Verwaltungsaktionen erfordern den Eigentümer. Die Vorschau hängt von Dateityp und Umgebung ab.

Rolle	Beschreibung und Verwendung
Owner	Besitzt und verwaltet den Bereich; prüfen Sie Rechte für wichtige Mitglieds- und Lebenszyklusaktionen.
Space Admin	Kann den Bereich umbenennen, Mitgliedsrechte verwalten sowie Dateien hochladen, herunterladen und löschen.
Can edit	Kann umbenennen, Dateien hochladen, herunterladen und löschen sowie Ordner erstellen.
Can upload and download	Kann Dateien hoch- und herunterladen, aber nicht löschen.
Can download	Kann Dateien herunterladen, aber weder hochladen noch löschen.
Preview only	Kann Dateien nur online anzeigen.

Bereich umbenennen: Die Oberfläche beschreibt die Rolle Can edit als zum Umbenennen berechtigt; eine Umbenennungsanfrage dieser Rolle kann jedoch abgelehnt werden. Lassen Sie die Änderung vom Owner oder Space Admin mit den erforderlichen Rechten durchführen und prüfen Sie das Ergebnis. Dateibearbeitung ist keine Bereichsverwaltung.

Grenzen von Freigabe und Vorschau: Manche Mitglieder sehen eine Freigabeaktion, doch das Erstellen eines Links für einen gemeinsamen Bereich erfordert auch eine geeignete Rolle, Kontorechte und Freigaberichtlinie. Die Anzeige garantiert keinen Erfolg. Prüfen Sie dies mit Pilotkonten anhand der Freigabelink-Anleitung. Preview only garantiert keinen vollständigen Schutz vor Screenshots, Fotografieren oder anderer Aufbewahrung von Inhalten. Berechtigen Sie sensible Daten sorgfältig und prüfen Sie Schutzmaßnahmen nach Organisationsvorgaben.

Ein Projektteam kann beispielsweise „Can edit“ für die Pflege und „Preview only“ für reine Betrachtung wählen. Prüfen Sie die tatsächlichen Möglichkeiten vor der Nutzung; dies sind keine Standardrechte.

Berechtigungsgrenze für sensible Dateien: „Preview only“ ist eine Oberflächenrolle und garantiert nicht, dass ein Mitglied die vollständige Originaldatei nicht erlangen kann. Wenn bestimmte Personen das Original nicht besitzen dürfen, verlassen Sie sich nicht allein auf diese Rolle oder eine ausgeblendete Download-Aktion. Klären Sie vor der Freigabe mit der Sicherheitsadministration ein geeignetes Verfahren zur Bereitstellung und Zugriffskontrolle und prüfen Sie es mit nicht sensiblen Beispieldateien.

Mitglieder und Bereiche verwalten

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü des Bereichs. Wählen Sie je nach Recht „Add member“ oder „Permission Management“, prüfen Sie Personen und Rollen und reichen Sie ein.
2. Löst die Aufnahme eine Genehmigung aus, warten Sie auf das Ergebnis und prüfen Mitglieder und wirksame Rechte erneut. Bei bereits ausstehendem Antrag vermeiden Sie eine erneute Einreichung.
3. Verwenden Sie „Rename space“ zum Umbenennen oder „Exit space“ für den eigenen Austritt; prüfen Sie zuvor die Auswirkungen.
4. „Dissolve space“ beeinflusst Mitglieder und Dateizugriff. Prüfen Sie Rechte, Aufbewahrung und Migration und informieren Sie Betroffene. Austritt und Auflösung sind nicht dasselbe; klären Sie Wiederherstellbarkeit vorab mit der Administration.

Eine auf der Seite angezeigte Rollenänderung beweist nicht, dass die Serveraktualisierung abgeschlossen ist. Aktualisieren und prüfen Sie Mitglieder und Rechte bei Fehlern oder unklarem Ergebnis erneut, statt mehrfach zu senden. Bei einer Eigentümerübergabe beweist die Rollenliste nicht die Übertragung aller Eigentümerrechte: Aktionen wie das Auflösen des Bereichs können weiterhin von den ursprünglichen Eigentümerinformationen abhängen. Stimmen Sie das Vorgehen vorher mit Administrator und technischem Support ab und prüfen Sie danach die nötigen Rechte mit den beteiligten Konten. Bei Abweichungen den Support kontaktieren; den Bereich nicht zu Testzwecken auflösen.

Fehlerbehebung

• Aktion fehlt: Prüfen Sie Kontorechte, Bereichsrolle und Richtlinie. Mitgliedschaft allein berechtigt nicht zum Erstellen oder Verwalten.
• Bereich oder Mitglied noch nicht verfügbar: Prüfen Sie Genehmigung und Ergebnis; kontaktieren Sie bei anhaltendem Problem Genehmigende oder Administration.
• Hochladen, Herunterladen oder Vorschau nicht möglich: Prüfen Sie Rolle, wirksamen Status, Bereich, Richtlinie, Dateiunterstützung und Seitenmeldung.
• Rollenänderung wirkt unerwartet: Prüfen Sie Mitglieder, Rollen und Abschluss erneut und lassen Sie die geltende Richtlinie kontrollieren.

Fortschritt der Freigabe für gemeinsame Bereiche verfolgen

Wenn die Erstellung eines Bereichs oder das Hinzufügen von Mitgliedern eine Genehmigung erfordert, öffnen Sie im FileLink-Arbeitsbereich Space Approval. Dort suchen Sie vom aktuellen Konto initiierte Anträge für gemeinsame Bereiche und Mitglieder. Wechseln Sie zwischen Pending, Approved und All Approvals und verwenden Sie Schlüsselwörter und Seitenwechsel. Die Liste enthält Bereichsname, Antragsteller, Status und Erstellungszeit. Prüfen Sie die Erstellungszeit des jeweiligen Eintrags; nehmen Sie nicht allein aufgrund des gewählten Datumsbereichs an, dass die Ergebnisse entsprechend gefiltert wurden. Die Bedienelemente sind hier nach der englischen Oberfläche benannt.

Die Liste Approved kann auch abgebrochene oder zurückgezogene Anträge enthalten. Ein Eintrag in dieser Liste bedeutet daher nicht automatisch, dass er genehmigt wurde. Prüfen Sie den konkreten Status und kontrollieren Sie anschließend im gemeinsamen Bereich, ob Bereich und Mitgliedsrechte tatsächlich wirksam sind. Aktionen der genehmigenden Person stehen unter FileLink-Genehmigungen bearbeiten. Fehlt ein Antrag, prüfen Sie Anmeldekonto, erfolgreiche Einreichung, Status und Suchwort und wenden Sie sich an einen berechtigten Administrator.

Dateien mit gleichem Namen hochladen

Prüfen Sie vor dem Hochladen Zielordner und Mitgliederberechtigungen. Hinweise zum Überschreiben, zum Behalten beider Dateien und zu Konflikten beim Kopieren oder Verschieben finden Sie unter Namenskonflikte beim Hochladen, Kopieren und Verschieben. Stimmen Sie die Folgen vor dem Überschreiben einer gemeinsamen Datei mit den betroffenen Mitgliedern ab.