FileLink-Genehmigungen bearbeiten

Wenn Organisationsrichtlinien Genehmigung verlangen, können Dateiübertragung, Freigabe, Sammlung, Remote Delivery oder Anträge für gemeinsame Bereiche in einen Genehmigungsablauf gelangen. Auslösung hängt von Richtlinie und Antrag ab; nicht jede Aktion benötigt zwingend Genehmigung.

Genehmigende prüfen Antrag und Organisationsvorgaben vor der Entscheidung. Eine genehmigte Stufe bedeutet nicht zwingend Abschluss des gesamten Ablaufs, Dateizustellung, einen nutzbaren Link oder wirksame Mitgliedschaft.

Zur Bearbeitung eines vorhandenen Antrags können Personen mit den erforderlichen Anzeige- und Bearbeitungsrechten direkt zur folgenden Genehmigungssuche gehen. Richtlinie und Vorlage müssen nicht für jeden Antrag neu eingerichtet werden. Zum Aktivieren oder Anpassen prüft eine berechtigte Verwaltungsperson zuerst die bestehende Konfiguration und ändert und testet sie nur bei Bedarf anhand der folgenden Schritte. Das Speichern der Konfiguration erzeugt selbst keinen Antrag.

Genehmigungsbedingungen als Administration vorbereiten

1. Bereiten Sie passende Vorlage und Genehmigende für den Geschäftstyp vor und prüfen Sie die Bearbeitungsrechte der Administrationskonten. Prüfen Sie Richtlinien und Auslöser für Versand, Freigabe, Sammlung und gemeinsame Bereiche getrennt.
2. Prüfen Sie beispielsweise für genehmigungspflichtige Vorgänge im gemeinsamen Bereich unter MFT Security in der FileLink-Verwaltung zunächst Status und wirksame Konten der geltenden Antragstellerrichtlinie. Verwenden Sie eine passende Konfiguration weiter; eine berechtigte Administration ändert sie nur bei Bedarf anhand der Richtlinie für gemeinsame Bereiche.
3. Prüfen Sie in der Laufwerkrichtlinie den Genehmigungsschalter für den gemeinsamen Bereich und die passende Vorlage. Speichern Sie bei Änderungen die gesamte Richtlinie und prüfen Sie Vorlage und Kontozuweisungen erneut; ohne Änderungen ist kein erneutes Speichern nötig. Kontoänderungen können direkte Zuweisungen anderer gleichartiger Richtlinien beeinflussen.
4. Erstellen Sie mit Pilotkonto und nicht vertraulichen Informationen einen Bereich oder fügen Sie Mitglieder hinzu. Prüfen Sie den Genehmigungseingang, lassen Sie die zuständige Person entscheiden und prüfen Sie den endgültigen Bereichs- oder Mitgliedsstatus. Speichern bedeutet keine abgeschlossene Genehmigung oder wirksamen Zugriff.
5. Konfigurieren und testen Sie Richtlinie und Genehmigungsbedingungen für jede Funktion getrennt: regulärer Versand, Freigabelinks, Dateisammlung und Remote Delivery.

Zugehörige Richtlinie: Richtlinieneinstellungen für Freigaberäume

Genehmigung suchen

1. Melden Sie sich mit einem zur Bearbeitung zugewiesenen Konto und den erforderlichen Verwaltungsrechten an und öffnen Sie Genehmigungen in der FileLink-Verwaltung.
2. Wählen Sie „Pending“ für ausstehende, „Approved“ für bearbeitete, „CC'd to me“ für kopierte oder „All Approvals“ für sichtbare Anträge. Eine Kopie berechtigt nicht zur Vertretung der genehmigenden Person.
3. Filtern Sie bei Bedarf nach Stichwort oder Antragstyp und prüfen Sie Seiten. Öffnen Sie den Antrag und prüfen Sie initiierende Person, Typ, Erstellungszeit und Status.

Sichtbarkeit bedeutet nicht zwingend Genehmigungsrecht. Fehlt „Approve“ oder „Reject“, prüfen Sie aktuelle Stufe, eigene Zuständigkeit und Kontorechte.

Prüfen und entscheiden

1. Prüfen Sie Antrag und Ablauf sowie je nach Typ Dateien, Empfänger, Mitglieder und andere angezeigte Angaben. Berücksichtigen Sie Hinweise auf vertrauliche Inhalte gemäß Organisationsregeln.
2. Beachten Sie beim Anzeigen oder Herunterladen von Anhängen die Datensicherheitsvorgaben. Download hängt von den Rechten der aktuellen genehmigenden Person ab; nehmen Sie ohne Aktion keinen allgemeinen Download an.
3. Wählen Sie „Approve“, wenn Informationen und Anforderungen ausreichen. Damit wird die aktuelle Entscheidung übermittelt; prüfen Sie vorher Ziel und Inhalt.
4. Wählen Sie andernfalls „Reject“. Geben Sie möglichst einen klaren, relevanten Grund ohne fremde vertrauliche Angaben ein und bestätigen Sie.
5. Prüfen Sie in Liste oder Details aktuelle Stufe und Gesamtstatus. Warten Sie auf nachfolgende Genehmigende, falls weitere Stufen bestehen.

Manche ausstehenden Einträge bieten Schnellaktionen zum Genehmigen oder Ablehnen. Auch diese übermitteln eine Entscheidung; öffnen Sie bei vertraulichen Dateien oder unvollständigen Angaben zuerst die Details.

Geschäftsergebnis prüfen

• Versand oder Remote Delivery: Prüfen Sie Auftrag und Status jedes Ziels. Genehmigung bedeutet weder Abruf durch alle Empfänger noch Erhalt im entfernten Speicher.
• Freigabe- oder Sammellinks: Prüfen Sie Status und Ablauf und bestätigen Sie die Zugriffsbedingungen vor der Nutzung.
• Bereichs- oder Mitgliedsanträge: Prüfen Sie, ob Bereich, Mitglieder und Rollen wie beantragt wirksam wurden.

Wird das Ergebnis nicht wie erwartet aktualisiert, notieren Sie Name, Zeit und Meldung und kontaktieren Sie Administration oder Support. Vermeiden Sie doppelte Anträge oder Sendungen vor Prüfung des ursprünglichen Ergebnisses.

Fehlerbehebung

• Antrag fehlt: Prüfen Sie Ansicht, Typ, Stichwort und Seiten und fragen Sie nach erfolgreicher Einreichung und aktueller Stufe.
• Ansicht möglich, Genehmigung nicht: Prüfen Sie, ob Sie nur kopiert sind, ob Sie an der Reihe sind und ob Ihr Konto Rechte hat.
• Genehmigung fehlgeschlagen: Prüfen Sie Meldung und aktuellen Status. Eine andere Person könnte bereits entschieden oder der Ablauf sich geändert haben; wiederholen Sie nicht blind.
• Geschäft nach Genehmigung unvollständig: Prüfen Sie weitere Stufen und anschließend Auftrag, Link oder Mitgliedsstatus in der ursprünglichen Funktion.