Wasserzeichen in der Online-Vorschau prüfen

Die folgenden Bedienelemente werden anhand der englischen Oberfläche bezeichnet. Bei einer anderen Oberflächensprache können die angezeigten Bezeichnungen abweichen.

Das FileLink-Wasserzeichen für die Online-Vorschau zeigt in geeigneten Dateivorschauen identifizierende Angaben an und unterstützt damit die Sensibilisierung und spätere Prüfung. Für die Prüfung benötigt das Pilotkonto eine anwendbare Wasserzeichenrichtlinie und eine verwendbare Vorlage. Eine gespeicherte Vorlage oder Richtlinie garantiert keine Anzeige bei jeder Datei und jedem Einstiegspunkt.

Ein Wasserzeichen verhindert für sich genommen weder Fotografieren, Bildschirmaufnahmen, Downloads noch die Weitergabe und beweist nicht die Quelle eines Datenabflusses. Die Anzeige in der Vorschau bedeutet nicht, dass die Originaldatei, ein Download oder ein Ausdruck dauerhaft mit einem Wasserzeichen versehen wird. Beschränkungen für Downloads, Ausdrucke und Weitergabe sind bei Bedarf gesondert zu konfigurieren und zu prüfen.

Hat das Pilotkonto bereits eine passende aktivierte Wasserzeichenrichtlinie und eine nutzbare Vorlage, gehen Sie direkt zu den Prüfschritten unten. Erstellen oder ändern Sie nicht allein für die Prüfung eine Vorlage oder Richtlinie. Wenn eine Konfiguration oder Anpassung nötig ist, bewertet eine entsprechend berechtigte Person zuerst die Auswirkungen auf Kontozuweisungen.

Die vollständige Konfiguration finden Sie unter Wasserzeichenrichtlinie für die Online-Vorschau.

Vorbereitung

• Das Pilotkonto benötigt die erforderliche FileLink-Berechtigung und Zugriff auf die Testdatei. Verwenden Sie zum Prüfen von Richtlinien oder Vorlagen ein Konto mit passenden Leserechten; Änderungen erfordern die jeweiligen Verwaltungsrechte.
• Bereiten Sie eine nicht vertrauliche Testdatei und Testkonten vor. Wählen Sie die Anzeigeinhalte nach den Vorgaben Ihrer Organisation; Konten, IP-Adressen und Zeiten können persönliche oder interne Daten sein und sollten nicht pauschal angezeigt werden.
• Prüfen Sie vorhandene Dateiwasserzeichenrichtlinien, betroffene Konten und Vorlagenverwendungen. Die Zuweisung einer anderen Richtlinie desselben Typs kann die bisherige Zuweisung ändern. Dokumentieren und bewerten Sie die Auswirkungen vor der Änderung.
• Diese Seite behandelt die Online-Vorschau. Das Wasserzeichen für das Sicherheitspaket einer normalen Sendeaufgabe ist eine gesonderte Einstellung. Prüfen Sie Richtlinie, Vorlage und Empfangsart unter Normale Sendeaufgabe, statt das Paketverhalten aus dieser Einstellung abzuleiten.

Richtlinie und Vorlage prüfen

Prüfen Sie zuerst, ob die für das Pilotkonto geltende Richtlinie aktiviert ist, in den File Watermark-Einstellungen Online Preview Watermark eingeschaltet und eine verwendbare Vorlage gewählt ist. Die Vorlagenliste filtert nach Fensterwasserzeichen; Vorlagen für Dateiwasserzeichen erscheinen dort nicht notwendigerweise.

Sind Änderungen nötig, bewertet eine berechtigte Person zunächst bestehende Kontozuweisungen und Auswirkungen auf gemeinsam genutzte Vorlagen und konfiguriert die Online-Vorschau-Wasserzeichenrichtlinie. Prüfen Sie nach dem Speichern Status, geltende Konten, Schalter und Vorlage. Speichern garantiert keine Anzeige in der tatsächlichen Vorschau.

Vorlagenvorschau im Richtlinienfenster: Diese Vorschau kann Informationen des aktuellen Administrationsbrowsers verwenden. Ist die IP-Anzeige ausgewählt, kann der Vorschauwert der Hostname der aufgerufenen Adresse statt der tatsächlichen Geräte-IP des Betrachters sein. Auch die Geräteinformation der Vorschau darf nicht unmittelbar als Gerätename des tatsächlichen Betrachters gelten. Öffnen Sie eine Testdatei mit dem Konto des jeweiligen tatsächlichen Betrachters und prüfen Sie Inhalt und Darstellung. Identität oder Netzwerkadresse dürfen nicht allein anhand der Richtlinienvorschau festgestellt werden.

Mit Pilotkonten prüfen

1. Melden Sie sich mit dem Pilotkonto bei FileLink an und öffnen Sie eine zur Vorschau freigegebene Testdatei. Prüfen Sie Inhalt und Anzeige des Wasserzeichens sowie, ob es die Arbeit übermäßig verdeckt.
2. Prüfen Sie separat ein nicht betroffenes Konto sowie die benötigten Dateitypen und Vorschauwege. Besondere Einstiegspunkte wie Genehmigungsvorschauen können andere Einstellungen verwenden; übertragen Sie das Ergebnis eines Einstiegspunkts nicht auf alle anderen.
3. Fehlt das Wasserzeichen, prüfen Sie Benutzerberechtigung, Richtlinienstatus, Zielkonten, Vorlagenzweck und Auswahl. Öffnen Sie die Datei erneut und prüfen Sie Dienst und Netzwerk. Auch ein Fehler beim Abrufen der Einstellung kann eine Anzeige ohne Wasserzeichen zur Folge haben. Untersuchen Sie dies nach Ihren internen Verfahren; eine funktionierende Vorschau belegt keinen aktiven Wasserzeichenschutz.
4. Konfigurationsvorschau, tatsächliche Ansicht, Download und Druck sind unterschiedliche Szenarien. Prüfen Sie die jeweiligen Rechte, Richtlinien und Dateiergebnisse gesondert. Ein Wasserzeichen in der Vorschau belegt keines im Download.

Nach betrachtender Person prüfen: Die hier beschriebene normale Vorschau nach Anmeldung lädt die Wasserzeicheneinstellungen des aktuell betrachtenden Kontos, nicht allein die Richtlinie des Dateieigentümers. Beim Öffnen derselben Datei können verschiedene Konten unterschiedliche Inhalte oder kein Wasserzeichen sehen. Testen Sie jede tatsächliche Betrachtergruppe mit einem Pilotkonto. Eine im Wasserzeichen angezeigte IP-Adresse kann von Proxy oder Netzwerkumgebung beeinflusst sein und muss nicht die tatsächliche Adresse des Geräts sein. Ziehen Sie Konto, Zugriffsprotokolle und andere zulässige Belege heran; bestimmen Sie Person oder Standort nicht allein anhand dieser Adresse. Sonderwege wie Genehmigungsvorschauen sind gesondert zu prüfen.

Ändern, deaktivieren und Fehler beheben

• Vorlage ändern: Prüfen Sie vorab verwendende Richtlinien und betroffene Konten. Kontrollieren Sie nach dem Speichern die Vorlagenauswahl und testen Sie die tatsächliche Wirkung in der Pilotumgebung. Die Vorlagenvorschau allein beweist keine Aktualisierung aller Verwendungen.

• Richtlinie oder Schalter deaktivieren: Befolgen Sie das Änderungsverfahren Ihrer Organisation, kontrollieren Sie die gespeicherte Einstellung und testen Sie betroffene Konten. Bereits offene Vorschauen werden nicht zwingend sofort aktualisiert; öffnen Sie die Datei erneut.

• Vorlage fehlt oder ist nicht auswählbar: Prüfen Sie, ob eine Vorlage mit dem Zweck Window Watermark erstellt und gespeichert wurde, sowie Anzeigerecht und Lademeldungen. Wenden Sie sich andernfalls an einen berechtigten Administrator oder den Support.

• Inhalt oder Darstellung unerwartet: Prüfen Sie Vorlageninhalt, Anzeigefelder und Lesbarkeit und testen Sie erneut mit demselben Konto und derselben Datei. Vorschauweg und Umgebung können die Darstellung beeinflussen; identische Ergebnisse auf allen Clients sind nicht zugesichert.

• Wasserzeichenrichtlinie für die Online-Vorschau