จัดการการอนุมัติการเข้ารหัสเอกสารแบบโปร่งใส
หน้าการอนุมัติใช้ดูและจัดการคำขอถอดรหัสไฟล์ ส่งไฟล์ออก ปรับคุณลักษณะความปลอดภัย ถอดรหัสอีเมลและเพิ่มเวลาออฟไลน์ คำขอที่มองเห็นขึ้นกับการตั้งค่าธุรกิจ การส่งคำขอจริงและสิทธิ์บัญชีปัจจุบัน การผ่านอนุมัติ การสิ้นสุดกระบวนการทั้งหมดและการทำงานบนอุปกรณ์เป็นคนละสถานะ ต้องตรวจแยกกัน
การส่งออกผ่านอนุมัติต่างจากการส่งโดยตรง วิธีแรกใช้กระบวนการจัดการคำขอ ส่วนบันทึกแพ็กเกจที่สร้างเองดูใน บันทึกและการเพิกถอนแพ็กเกจที่ออกเอง ไม่อาจใช้รายการหนึ่งสรุปว่ามีหรือไม่มีบันทึกในอีกรายการ
ตั้งค่าเงื่อนไขของแต่ละงาน
เมื่อจัดการคำขอที่มีอยู่ ผู้มีสิทธิ์อนุมัติสามารถไปยัง “ค้นหาและจัดการคำขอ” ด้านล่างได้โดยไม่ต้องกำหนดนโยบายหรือกระบวนการใหม่สำหรับทุกคำขอ หากต้องเปิดใช้การอนุมัติหรือตรวจสอบคำขอใหม่ ให้ตรวจสอบกระบวนการและนโยบายเดิมของงานนั้นก่อน เฉพาะเมื่อไม่ตรงความต้องการ ให้ผู้มีสิทธิ์จัดการตั้งค่าตามตาราง บันทึกนโยบายทั้งหมด และรออุปกรณ์นำร่องรับนโยบาย:
| งาน | การตั้งค่าที่จำเป็น |
|---|---|
| ถอดรหัสไฟล์ | เปิดการถอดรหัสไฟล์ เลือกรองรับผ่านอนุมัติและกำหนดกระบวนการเริ่มต้น ดู การถอดรหัสไฟล์และการอนุมัติ |
| ส่งไฟล์ออก | เปิดการส่งไฟล์ออก เลือกรองรับผ่านอนุมัติ กำหนดขอบเขตไฟล์ กระบวนการและอายุหลังอนุมัติ ดู การส่งไฟล์ออก |
| ปรับคุณลักษณะความปลอดภัย | เปิดคุณลักษณะ เลือกขอบเขตการตรวจ เปิดส่งขออนุมัติและเลือกกระบวนการ ดู จัดการคุณลักษณะความปลอดภัย |
| เพิ่มเวลาออฟไลน์ | ในการตั้งค่าขั้นสูงเลือกจำกัดเวลาปลอดภัย กรอกเวลา เปิดอนุมัติเพิ่มเวลาและเลือกกระบวนการ ดู การเข้าถึงออฟไลน์ |
| ถอดรหัสอีเมล | ในการตั้งค่าขั้นสูงเปิดอนุญาตถอดรหัสผ่านอนุมัติ เลือกกระบวนการและวิธีใช้บัญชีผู้ส่ง ดู การถอดรหัสอีเมล |
หลังยืนยันแต่ละหน้าต่างยังต้องบันทึกนโยบายทั้งหมด เมื่ออุปกรณ์รับแล้ว ผู้ขอต้องส่งคำขอตามงานจริง ผู้อนุมัติจึงอาจเห็นงานภายในขอบเขตสิทธิ์ ผู้อนุมัติต้องมีสิทธิ์ดูและจัดการ และเข้าถึงไฟล์กับข้อมูลบุคคลเท่าที่จำเป็น
ค้นหาและจัดการคำขอ
- เปลี่ยนไปการเข้ารหัสเอกสารแบบโปร่งใสและเปิดหน้าการอนุมัติ เลือกรออนุมัติ อนุมัติแล้ว สำเนาถึงฉัน หรือทั้งหมดตามต้องการ ขอบเขตแต่ละแท็บต่างกัน และทั้งหมดก็ยังจำกัดตามสิทธิ์และขอบเขตบัญชี ชื่อแท็บในหน้าจอคือ Pending, Approved, CC'd to me และ All Approvals
- กรองตามชนิดและคำค้น เปิดคำขอเป้าหมาย ตรวจผู้ขอ อุปกรณ์ วัตถุประสงค์ ไฟล์และสถานะกระบวนการ หากไม่พบให้ล้างตัวกรองและยืนยันว่าคำขอถูกส่งแล้ว
- สำหรับคำขอที่ตนต้องจัดการ ตรวจความจำเป็น ไฟล์และขอบเขตผู้รับ หากตรงข้อกำหนดเลือกอนุมัติ หากไม่ตรงเลือกปฏิเสธ กรอกคำอธิบายตามข้อความในหน้าและยืนยัน ชื่อการดำเนินการในหน้าจอคือ Approve และ Reject
- หากมีการส่งต่อให้เลือกผู้รับที่อนุญาตและส่งตามคำแนะนำ การส่งต่อเป็นการให้ผู้อื่นจัดการ ไม่เท่ากับอนุมัติ ปุ่มขึ้นกับสถานะ สิทธิ์และผู้รับที่ใช้ได้ ชื่อการดำเนินการในหน้าจอคือ Transfer
- กลับไปที่รายการหรือเปิดคำขอใหม่ ตรวจสถานะล่าสุดและบันทึกกระบวนการ หากมีขั้นตอนต่อให้รออนุมัติต่อ เมื่อกระบวนการสิ้นสุดให้ตรวจว่าอุปกรณ์รับผลและไฟล์หรืออีเมลถูกจัดการตามคาดหรือไม่
บันทึกสร้างแพ็กเกจผ่านอนุมัติในรายละเอียดส่งไฟล์กับรายการสร้างเองแสดงแยกกัน การมีบันทึกหรือผ่านอนุมัติไม่พิสูจน์ว่าผู้รับได้รับหรือเปิดไฟล์แล้ว
นำเข้ารหัสคำขอออฟไลน์
หากงานมีรหัสคำขอออฟไลน์ที่อุปกรณ์สร้าง ให้เลือกนำเข้ารหัสในหน้าการอนุมัติ วางรหัสและนำเข้า หลังสำเร็จตรวจงานเพิ่มเวลาในรายการรออนุมัติ หากล้มเหลวให้ตรวจความถูกต้องและการนำเข้าซ้ำตามข้อความในหน้า ชื่อปุ่มในหน้าจอคือ Import offline application code และ Import
การนำเข้าสร้างงานอนุมัติ ไม่ได้หมายความว่าอนุมัติแล้วหรืออุปกรณ์ได้รับเวลาเพิ่ม วิธีรับรหัสและส่งผลกลับต้องตรวจตามข้อความอุปกรณ์และกระบวนการองค์กร อย่าส่งรหัสให้ผู้ไม่เกี่ยวข้อง
การแก้ไขปัญหา
- ไม่มีคำขอ: ตรวจโมดูล แท็บ ชนิดและคำค้น รวมทั้งนโยบาย กระบวนการ การรับของอุปกรณ์ การส่งคำขอและขอบเขตบัญชี
- ไม่มีปุ่มจัดการหรือส่งต่อ: ตรวจว่างานยังรอหรือไม่ ตนเป็นผู้รับผิดชอบปัจจุบันหรือไม่และมีสิทธิ์หรือไม่ การส่งต่อต้องมีผู้รับที่ใช้ได้ด้วย
- ส่งล้มเหลว: จดข้อความ ตรวจเครือข่ายและสิทธิ์ รีเฟรชดูว่าผู้อื่นจัดการแล้วหรือไม่ก่อนตัดสินใจลองใหม่
- อนุมัติแล้วแต่งานไม่เสร็จ: แยกการผ่านขั้นปัจจุบัน การจบกระบวนการและการทำงานบนอุปกรณ์ ตรวจอนุมัติถัดไป สถานะอุปกรณ์และผลไฟล์หรืออีเมล
- ปุ่มส่งออกไม่มีผล: อย่าสมมติว่าสร้างไฟล์แล้ว ติดต่อฝ่ายสนับสนุนตามกระบวนการองค์กรเพื่อยืนยันวิธีรับบันทึก
วันที่อัปเดต