นโยบายถอดรหัสไฟล์
นโยบายถอดรหัสไฟล์ใช้เลือกวิธีถอดรหัสบนอุปกรณ์ และกำหนดข้อกำหนดอนุมัติหรือถอดรหัสโดยตรง การถอดรหัสอาจเปลี่ยนสถานะป้องกันไฟล์ จึงต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดจัดการข้อมูลและอนุมัติขององค์กร การอนุญาตถอดรหัสไม่ยกเลิก การตรวจคุณลักษณะความปลอดภัย หรือเงื่อนไขอื่นโดยอัตโนมัติ และการบันทึกนโยบายไม่เท่ากับอุปกรณ์ใช้แล้ว
การเตรียมการ
- ใช้บัญชีที่มีสิทธิ์จัดการนโยบายเข้ารหัสเอกสารแบบโปร่งใส กำหนดอุปกรณ์นำร่อง สถานการณ์ธุรกิจและเวลาเริ่มมีผล ตรวจการเชื่อมต่อและสิทธิ์ของอุปกรณ์
- หากใช้การอนุมัติ ให้เตรียมกระบวนการอนุมัติถอดรหัสไฟล์ที่เหมาะสมและตรวจผู้อนุมัติกับขั้นตอนล่วงหน้า
- วางแผนการเก็บ การส่งต่อและการป้องกันไฟล์ใหม่หลังถอดรหัส เริ่มด้วยไฟล์ทดสอบที่กู้คืนได้และอุปกรณ์จำนวนน้อย เก็บและส่งรหัสผ่านตามข้อกำหนดองค์กร ไม่ใส่ในเอกสารสาธารณะหรือคำขอทั่วไป
เลือกวิธีถอดรหัส
- เปิดหน้านโยบายในการเข้ารหัสเอกสารแบบโปร่งใส สร้างหรือแก้ไขนโยบายเป้าหมาย ตรวจเวลาและอุปกรณ์ กลุ่มหรือแท็ก เลือกซอฟต์แวร์ที่ได้รับอนุญาตตามต้องการ
- เปิดการตั้งค่าถอดรหัสไฟล์และเลือกหนึ่งวิธี ในหน้าจอภาษาอังกฤษ ให้เปิด File Decryption และเลือกวิธีใน Configure the file decryption method
| วิธี | วัตถุประสงค์ |
|---|---|
| Disable file decryption and approval decryption (ห้ามถอดรหัสไฟล์และถอดรหัสผ่านอนุมัติ) | ไม่อนุญาตให้อุปกรณ์เริ่มถอดรหัสด้วยทั้งสองวิธี |
| Enable approval-based decryption (รองรับถอดรหัสผ่านอนุมัติ) | จัดการคำขอด้วยกระบวนการที่กำหนด |
| Enable direct file decryption (รองรับถอดรหัสไฟล์) | ให้อุปกรณ์ถอดรหัสโดยตรงและกำหนดข้อกำหนดการทำงาน |
- ตั้งวิธีที่เลือกตามด้านล่าง ยืนยันทุกหน้าต่างย่อย ยืนยันหน้าต่างหลัก แล้วบันทึกนโยบายทั้งหมด
- กลับไปตรวจขอบเขตและสถานะในรายการ รอให้อุปกรณ์นำร่องรับและใช้ แล้วทดสอบการทำงานจริง
ทั้งสามวิธีเลือกได้เพียงอย่างเดียว เมื่อเปลี่ยนจากการถอดรหัสผ่านอนุมัติเป็นวิธีอื่นและบันทึก กระบวนการเดิมและการตั้งค่าอนุมัติขั้นสูงจะไม่คงอยู่ หากกลับมาใช้ภายหลังต้องตั้งและตรวจขั้นตอน โควตาและตัวเลือกอื่นใหม่
ตั้งการถอดรหัสผ่านอนุมัติ
- เลือกรองรับการถอดรหัสผ่านอนุมัติ เปิดการตั้งค่ากระบวนการอนุมัติและเลือกกระบวนการเริ่มต้น หากต้องระบุกระบวนการตามนามสกุล ให้เพิ่มกฎและเลือกกระบวนการ จากนั้นยืนยัน ชื่อการตั้งค่ากระบวนการเริ่มต้นในหน้าจอภาษาอังกฤษคือ File Decryption Approval Workflow
- เปิดการตั้งค่าโควตาตามต้องการ ตรวจจำนวนคำขอ จำนวนไฟล์และข้อจำกัดต่อคำขอ หากเปิดจำกัดขนาดไฟล์ ค่าต่ำสุดต้องไม่เกินค่าสูงสุด เลือกกระบวนการตามข้อกำหนดในหน้า จำนวนคำขอและจำนวนไฟล์กำหนดเป็นขีดจำกัดรายวันแยกกัน ส่วนขีดจำกัดต่อคำขอกำหนดต่างหาก เมื่อเปิดช่วงขนาดไฟล์ที่ระบุ ค่าขอบเขตแต่ละด้านต้องไม่น้อยกว่า
1และเลือกหน่วยB,KB,MBหรือGBแยกกันได้ ระบบเปรียบเทียบขนาดจริง เช่น ค่าต่ำสุด1 MBและค่าสูงสุด512 KBจะไม่ผ่านการตรวจสอบ เมื่อเปิดขีดจำกัดต่อคำขอต้องเลือกกระบวนการที่ระบุ การเปลี่ยนประเภทกระบวนการจะล้างตัวเลือกเดิม จึงต้องเลือกใหม่ ชื่อการตั้งค่าโควตาในหน้าจอภาษาอังกฤษคือ File Decryption Quota Settings - ตรวจตัวเลือกอื่นที่ต้องใช้ เช่น ถอดรหัสไฟล์ต้นฉบับอัตโนมัติหลังอนุมัติ หรือเข้ารหัสอัตโนมัติหลังดาวน์โหลดไฟล์อนุมัติ อย่าสมมติว่าเปิดเป็นค่าเริ่มต้น
- ยืนยันหน้าต่างย่อยที่แก้ หน้าต่างถอดรหัสหลักและนโยบายทั้งหมด โหมดอนุมัติต้องมีกระบวนการเริ่มต้น การเลือกในหน้าต่างย่อยโดยไม่ยืนยันไม่หมายถึงมีผลสุดท้าย
ตั้งการถอดรหัสโดยตรง
- เลือกรองรับการถอดรหัสไฟล์
- เลือกไม่ตรวจ ตรวจรหัสผ่าน หรือให้กรอกเหตุผลในการถอดรหัส ค่าเหล่านี้เป็นตัวเลือกต่างกันในช่องเดียว อย่าสมมติว่าการเลือกรหัสผ่านจะบังคับเหตุผลด้วย ช่องในหน้าจอชื่อ When Decrypting Files และตัวเลือกคือ No Verification, Verify Password และ Require Decryption Reason
- หากเลือกรหัสผ่านให้กรอกตามข้อกำหนดและเก็บอย่างปลอดภัย เมื่อแก้นโยบายเดิมให้ตรวจตัวเลือกและรหัสผ่านปัจจุบัน อย่าสรุปว่ารหัสถูกยกเลิกเพียงเพราะช่องว่าง รหัสผ่านใหม่ควรใช้อักษรอังกฤษ ตัวเลข หรือสัญลักษณ์อังกฤษที่พิมพ์ได้ ใช้ช่องว่างภายในได้แต่ไม่ควรมีช่องว่างต้นหรือท้าย และใช้ช่องว่างล้วนเป็นรหัสผ่านใหม่ไม่ได้ หลีกเลี่ยงรหัสผ่านที่ประกอบด้วยอักขระฐานสิบหก (0–9, a–f) เพียง 64 ตัว เพราะการตรวจสอบอาจไม่เป็นไปตามคาด หลังบันทึกและส่งนโยบายให้ทดสอบรหัสผ่านกับไฟล์ทดสอบที่ควบคุมได้
- ตั้งเข้ารหัสใหม่อัตโนมัติหลังถอดรหัส รวมทั้งเวลาและหน่วยตามต้องการ ทดสอบด้วยไฟล์ก่อน เวลาที่กำหนดไม่รับประกันว่าจะเข้ารหัสใหม่สำเร็จทุกสถานการณ์
- ยืนยันหน้าต่างและบันทึกนโยบายทั้งหมด แล้วตรวจผลจริงบนอุปกรณ์นำร่อง
ตำแหน่งไฟล์สำหรับการเข้ารหัสใหม่อัตโนมัติบน Windows: หลังถอดรหัสโดยตรง หากเปิดการเข้ารหัสใหม่อัตโนมัติ ควรหลีกเลี่ยงการย้ายหรือเปลี่ยนชื่อไฟล์จนกว่าจะยืนยันว่าได้รับการป้องกันอีกครั้ง หากโปรแกรมยังใช้งานไฟล์อยู่ การเข้ารหัสใหม่อาจล่าช้า หากไฟล์ไม่อยู่ที่ตำแหน่งเดิม อย่าสมมติว่าระบบจะติดตามและจัดการไฟล์ที่ย้ายต่อไป เมื่อครบเวลาที่กำหนด ให้ปิดโปรแกรมที่ใช้ไฟล์และตรวจสอบสถานะการป้องกันจริงของไฟล์เดิมและสำเนาตามขั้นตอนองค์กร อย่าถือว่าเข้ารหัสใหม่แล้วก่อนตรวจสอบ
การแก้ไขปัญหา
บันทึกอนุมัติไม่ได้: ตรวจขั้นตอนเริ่มต้น ข้อมูลโควตาที่บังคับและช่วงขนาดไฟล์ รวมทั้งการบันทึกทุกหน้าต่างและนโยบายทั้งหมด
หากระบวนการไม่พบ: ตรวจว่าใช้เพื่อถอดรหัสไฟล์ ใช้งานได้และผู้ดูแลมีสิทธิ์ แล้วเปิดหน้าต่างเลือกใหม่
เมนูใช้ไม่ได้: ตรวจสิทธิ์อุปกรณ์ การรับนโยบาย โหมดที่เลือกและสถานะไฟล์ เมนูอาจต่างตามแพลตฟอร์มและขอบเขตที่เลือก
อนุมัติแล้วแต่ไฟล์ไม่เปลี่ยน: ตรวจการประมวลผลอัตโนมัติ การรับผลของอุปกรณ์ สถานะไฟล์และข้อความแจ้ง แล้วดำเนินขั้นตอนต่อจริง
ผลไม่ตรงคาด: ตรวจขอบเขต นโยบายปัจจุบัน ตัวเลือกรหัสหรือเหตุผลและคุณลักษณะอื่น พร้อมจดข้อความให้ฝ่ายสนับสนุนตรวจสอบ
วันที่อัปเดต