นโยบายถอดรหัสอีเมลอัตโนมัติ
การตั้งค่าถอดรหัสอีเมลใช้กำหนดการถอดรหัสอัตโนมัติและผ่านอนุมัติในสถานการณ์ส่งอีเมล การถอดรหัสอาจทำให้ไฟล์แนบไม่คงการป้องกันเดิม จึงต้องยืนยันความจำเป็นทางธุรกิจ ขอบเขตผู้รับและข้อกำหนดส่งออกขององค์กรก่อน แล้วทดสอบด้วยบัญชีควบคุมและไฟล์ทดสอบ
การถอดรหัสอัตโนมัติ ผ่านอนุมัติและเงื่อนไขสำเนาถึงตั้งค่าแยกกัน และต่างจากการตรวจสอบหรือปิดกั้นอีเมลด้านป้องกันข้อมูลรั่วไหล การบันทึกนโยบาย อนุมัติ ส่งจริงและรับในกล่องจดหมายเป็นผลต่างกัน
การเตรียมการ
- ระบุอุปกรณ์นำร่อง ไคลเอนต์ ผู้ส่งและผู้รับ ใช้บัญชีที่มีสิทธิ์จัดการนโยบายเข้ารหัสเอกสารแบบโปร่งใส ตรวจสิทธิ์อุปกรณ์และขอบเขตนโยบาย
- หากต้องอนุมัติให้เตรียมกระบวนการถอดรหัสอีเมลและผู้อนุมัติ หากใช้บัญชีผู้ส่งที่ระบุให้เตรียมอีเมล เซิร์ฟเวอร์และข้อมูลรับรองที่องค์กรอนุมัติ อย่าใส่รหัสจริงในคำขอหรือเอกสารสาธารณะ
- ใช้ไฟล์แนบทดสอบที่ไม่อ่อนไหวและบัญชีควบคุม ทดสอบผู้รับทั่วไป หลายผู้รับและสำเนาถึงแยกกัน อย่าสรุปจากตัวอย่างในหน้าว่ารองรับทุกไคลเอนต์หรือวิธีส่ง
ตั้งถอดรหัสอีเมลอัตโนมัติ
หากต้องการเลือกผู้ส่ง ผู้รับ หรือผู้รับสำเนาจากคลังที่อยู่อีเมล ให้ใช้บัญชีที่มีสิทธิ์จัดการวัตถุอีเมลเปิด “Objects & Templates > Email” แล้วเลือก “New” เลือกประเภท กรอกชื่อและที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง บันทึกและตรวจรายการ หากต้องการประเภทใหม่ให้จัดการผ่าน “Type Manager” ก่อน กลับไปตั้งค่านโยบายของฟังก์ชันนี้ เลือกรายการที่ต้องการในหน้าต่างที่อยู่ที่เกี่ยวข้อง ยืนยันและบันทึกนโยบาย รายการในคลังไม่ใช่บัญชีผู้ส่งและไม่เปิดกฎด้วยตัวเอง หลังแก้ไขหรือลบรายการ อย่าสมมติว่าที่อยู่ในนโยบายเดิมอัปเดตเอง ให้ตรวจแต่ละนโยบายที่ได้รับผล เลือกหรือแก้ที่อยู่อีกครั้ง บันทึกและทดสอบในกลุ่มนำร่อง
- เปิดหน้านโยบายในการเข้ารหัสเอกสารแบบโปร่งใส สร้างหรือแก้ไขนโยบาย ตรวจเวลาและอุปกรณ์ กลุ่มหรือแท็ก และตั้งซอฟต์แวร์ที่ได้รับอนุญาตตามธุรกิจ
- เปิดการตั้งค่าขั้นสูงและไปที่ Email Decryption หากธุรกิจต้องใช้ให้เปิดถอดรหัสไฟล์อัตโนมัติและเลือกหนึ่งวิธี ชื่อรายการในหน้าจอคือ Advanced Settings, Email Decryption, Enable Automatic File Decryption และ Select Email Decryption Method
| วิธี | ข้อควรพิจารณา |
|---|---|
| ถอดรหัสอัตโนมัติเมื่อส่งไฟล์เข้ารหัส (Automatically decrypt encrypted files before sending) | มีขอบเขตค่อนข้างกว้าง ต้องประเมินผลต่อการส่งอีเมลออกก่อนเปิด |
| ถอดรหัสอัตโนมัติเฉพาะอีเมลในรายการอนุญาตผู้ส่งและผู้รับ (Automatically decrypt only when sending or receiving allowlisted email) | ตั้งรายการผู้ส่งและผู้รับ โดยทั้งสองรายการรวมกันต้องมีอย่างน้อยหนึ่งรายการ |
- หากต้องถอดรหัสเมื่อส่งสำเนาถึงอีเมลที่กำหนด ให้เปิดตัวเลือกนี้แยกและเลือกรายการอนุญาตสำเนาถึง นี่เป็นเงื่อนไขอิสระ จึงไม่อาจตรวจเฉพาะรายการผู้ส่งและผู้รับแล้วสรุปว่าอีเมลอื่นไม่ทำให้ถอดรหัส ตัวเลือกที่แยกกันคือ Auto-Decrypt When CC Matches Specified Email และรายการเลือกชื่อ Select CC Whitelist
- ยืนยันหน้ารายการอนุญาตและหน้าตั้งค่าขั้นสูงแยกกัน แล้วบันทึกนโยบายทั้งหมด รออุปกรณ์นำร่องรับและใช้ ส่งอีเมลทดสอบทั้งที่คาดว่าตรงและไม่ตรง ตรวจสถานะไฟล์แนบและการส่งถึงจริง
การจัดการรายการอนุญาตขึ้นกับอุปกรณ์ ไคลเอนต์และเนื้อหา ต้องทดสอบหลายผู้รับ สำเนาถึงและสำเนาลับแยกกัน อย่าสมมติว่าทุกแพลตฟอร์มจับคู่เหมือนกัน
ความเสี่ยงเมื่อมีผู้รับหลายราย: ในเส้นทางประมวลผลอีเมลบางประเภทบนอุปกรณ์ Windows ผู้ส่งที่ตรงกับรายการอนุญาตอาจทำให้ตรงเงื่อนไขถอดรหัสอัตโนมัติได้ แม้ผู้รับบางรายไม่ตรงกับรายการผู้รับ กฎสำเนาแยกต่างหากจะตรวจที่อยู่ผู้รับของข้อความ หากมีที่อยู่ใดที่อยู่หนึ่งตรงกันอาจเริ่มประมวลผลถอดรหัสทั้งข้อความ ไม่ได้ตรวจเฉพาะช่องสำเนาที่มองเห็น และไม่ได้ถอดรหัสไฟล์แนบแยกให้เฉพาะที่อยู่ที่ตรงกัน ดังนั้นเมื่อมีผู้รับทั้งในและนอกรายการในข้อความเดียวกัน อย่าสมมติว่าผู้รับรายอื่นยังจะได้รับไฟล์แนบที่เข้ารหัส ก่อนเปิดใช้งานให้ประเมินผู้รับทั้งหมด และใช้กล่องจดหมายที่ควบคุมได้ทดสอบผู้รับปกติ สำเนา สำเนาลับ และรายชื่อผสมแยกกัน ผลจริงขึ้นกับอุปกรณ์ ไคลเอนต์ และเส้นทางการส่ง
การแก้ไขปัญหา
บันทึกโหมดรายการอนุญาตไม่ได้: ตรวจวิธีถอดรหัสอัตโนมัติ ให้รายการผู้ส่งหรือผู้รับรวมกันมีอย่างน้อยหนึ่งรายการ และยืนยันหน้าต่างเลือก
บันทึกอนุมัติไม่ได้: ตรวจวัตถุประสงค์และการเลือกกระบวนการ หากใช้บัญชีระบุให้ตรวจว่าจัดการและเลือกบัญชีแล้ว
ทดสอบเชื่อมต่อบัญชีล้มเหลว: ตรวจที่อยู่เซิร์ฟเวอร์ SSL และเครือข่ายจากระบบจัดการไปยังบริการอีเมล แม้เชื่อมต่อสำเร็จยังต้องตรวจยืนยันตัวตนและส่งจริง
ไฟล์แนบไม่ถูกจัดการตามคาด: ตรวจขอบเขตอุปกรณ์ การรับนโยบาย ไคลเอนต์ ที่อยู่อีเมล และการตั้งค่าอัตโนมัติ สำเนาถึงกับอนุมัติแยกกัน
อนุมัติแล้วแต่ไม่ได้รับอีเมล: ตรวจการประมวลผลต่อ บัญชีผู้ส่งและกล่องจดหมายแยกกัน จดข้อความและติดต่อฝ่ายสนับสนุน อย่าใช้สถานะอนุมัติเป็นหลักฐานการส่งถึง
วันที่อัปเดต