Richtlinie zur automatischen E-Mail-Entschlüsselung
Die E-Mail-Entschlüsselung konfiguriert automatische und genehmigte Entschlüsselung beim E-Mail-Versand. Dabei kann ein Anhang seinen bisherigen Schutz verlieren. Klären Sie geschäftliche Notwendigkeit, Empfängerkreis und externe Versandvorgaben und prüfen Sie die Funktion mit kontrollierten Postfächern und Testdateien.
Automatische Entschlüsselung, genehmigte Entschlüsselung und CC-bezogene Einstellungen werden separat konfiguriert und unterscheiden sich vom E-Mail-Audit oder der Blockierung der Datenverlustprävention. Richtlinienspeicherung, Genehmigung, Versand und Eingang im Postfach sind unterschiedliche Ergebnisse.
Die Schritte verwenden die englischen Bezeichnungen der Verwaltungskonsole.
Vor der Konfiguration
- Bestimmen Sie Testendpunkte, E-Mail-Client, Absender und Empfänger. Verwenden Sie ein Konto mit Richtlinienverwaltungsrecht für transparente Dokumentenverschlüsselung und prüfen Sie Endpunktlizenz und Richtlinienbereich.
- Bereiten Sie für genehmigte Entschlüsselung einen passenden E-Mail-Genehmigungsablauf und Genehmigende vor. Für ein festgelegtes Sendekonto benötigen Sie ein von der Organisation genehmigtes Postfach, Server und Zugangsdaten. Schreiben Sie echte Passwörter nicht in Tickets oder öffentliche Dokumente.
- Verwenden Sie Tests ohne sensible Anhänge und kontrollierte Postfächer. Prüfen Sie einzelne und mehrere Empfänger sowie CC separat. Nehmen Sie anhand von Oberflächenbeispielen keine Unterstützung sämtlicher Clients oder Versandarten an.
Automatische E-Mail-Entschlüsselung konfigurieren
Um Absender, Empfänger oder Kopieempfänger aus der E-Mail-Adressbibliothek auszuwählen, öffnen Sie mit Verwaltungsrecht für E-Mail-Objekte „Objects & Templates > Email“ und wählen „New“. Wählen Sie einen Typ, geben Sie Name und gültige E-Mail-Adresse ein, speichern und prüfen Sie den Eintrag in der Liste. Neue Typen verwalten Sie zuvor über „Type Manager“. Kehren Sie zur Richtlinie dieser Funktion zurück, wählen Sie die Einträge im jeweiligen Adressdialog, bestätigen und speichern Sie die Richtlinie. Ein Bibliothekseintrag ist kein Absenderkonto und aktiviert keine Regel selbst. Gehen Sie nach Änderung oder Löschung nicht von einer automatischen Aktualisierung bestehender Richtlinien aus: Prüfen Sie jede betroffene Richtlinie, wählen oder ändern Sie Adressen erneut, speichern und testen Sie im Pilot.
- Erstellen oder bearbeiten Sie in der transparenten Dokumentenverschlüsselung eine Richtlinie. Prüfen Sie Gültigkeit sowie Zielendpunkte, Gruppen oder Tags und konfigurieren Sie bei Bedarf autorisierte Software.
- Öffnen Sie die erweiterten Richtlinieneinstellungen und Email Decryption. Aktivieren Sie bei Geschäftsbedarf die automatische Dateientschlüsselung und wählen Sie eine Art: Die Oberflächenfelder heißen Advanced Settings, Email Decryption, Enable Automatic File Decryption und Select Email Decryption Method.
| Art | Konfigurationshinweis |
|---|---|
| Verschlüsselte Dateien vor dem Versand automatisch entschlüsseln (Automatically decrypt encrypted files before sending) | Der Bereich ist vergleichsweise weit; bewerten Sie vor Aktivierung Auswirkungen auf externen E-Mail-Versand. |
| Nur bei E-Mails mit zugelassenen Absendern oder Empfängern automatisch entschlüsseln (Automatically decrypt only when sending or receiving allowlisted email) | Konfigurieren Sie Absender- und Empfängerlisten. Zusammen muss mindestens ein Eintrag bestehen bleiben. |
- Wenn bei CC an bestimmte Postfächer automatisch entschlüsselt werden soll, aktivieren Sie dies separat und wählen Sie die CC-Zulassungsliste. Dies ist eine unabhängige Bedingung. Aus der Prüfung nur von Absender- und Empfängerlisten folgt nicht, dass keine andere Nachricht eine Entschlüsselung auslösen kann. Die separate Option heißt Auto-Decrypt When CC Matches Specified Email; die Auswahlliste heißt Select CC Whitelist.
- Bestätigen Sie Listen- und erweitertes Einstellungsfenster und speichern Sie die gesamte Richtlinie. Warten Sie auf Empfang und Anwendung und senden Sie passende und nicht passende Testnachrichten. Prüfen Sie Anhangstatus und tatsächliche Zustellung.
Die Listenverarbeitung hängt von Endpunkt, Client und Nachrichteninhalt ab. Testen Sie mehrere Empfänger, CC und BCC separat und nehmen Sie keinen identischen Abgleich auf allen Plattformen an.
Risiko bei mehreren Empfängern: In manchen E-Mail-Verarbeitungspfaden von Windows-Endpunkten kann ein zugelassener Absender die Bedingung für automatische Entschlüsselung erfüllen, ohne dass alle Empfänger auf der Empfängerliste stehen. Die separate CC-Regel prüft Empfängeradressen der Nachricht; ein Treffer bei einer Adresse kann die Entschlüsselungsverarbeitung der gesamten Nachricht auslösen. Sie ist nicht auf das sichtbare CC-Feld beschränkt und entschlüsselt Anhänge nicht getrennt nur für die passende Adresse. Enthält eine Nachricht sowohl gelistete als auch andere Empfänger, darf daher nicht angenommen werden, dass Letztere weiterhin verschlüsselte Anhänge erhalten. Bewerten Sie vor der Aktivierung den gesamten Empfängerkreis und testen Sie normale Empfänger, CC, BCC und gemischte Listen getrennt mit kontrollierten Postfächern. Das tatsächliche Verhalten hängt von Endpunkt, Client und Versandweg ab.
Fehlerbehebung
Zulassungslistenmodus nicht speicherbar: Prüfen Sie die automatische Entschlüsselungsart, mindestens einen Absender- oder Empfängereintrag und die Bestätigung des Auswahlfensters.
Genehmigungseinstellungen nicht speicherbar: Prüfen Sie Ablaufzweck und -auswahl sowie bei festgelegtem Konto dessen Anlage und Auswahl.
Kontoverbindungstest fehlgeschlagen: Prüfen Sie Serveradresse, SSL und Netzwerk von der Verwaltung zum Maildienst. Nach erfolgreicher Verbindung sind Authentifizierung und tatsächlicher Versand weiterhin zu prüfen.
Anhang unerwartet verarbeitet: Prüfen Sie Endpunktbereich, Richtlinienempfang, Client, Mailadressen sowie die getrennten Einstellungen für automatische Entschlüsselung, CC und Genehmigung.
Genehmigt, aber keine E-Mail empfangen: Prüfen Sie Folgebehandlung, Sendekonto und Postfach getrennt. Dokumentieren Sie Meldungen für den Support; ein Genehmigungsstatus ist kein Zustellnachweis.
Aktualisiert