Autorisierte Software verwalten
Die autorisierte Software verwaltet Geschäftssoftware und Prozessregeln, die der transparenten Dokumentenverschlüsselung unterliegen. Administratoren pflegen die Software und wählen sie anschließend in einer geltenden Richtlinie aus. Das Erstellen eines Softwareeintrags aktiviert keine Richtlinie auf einem Endpunkt. Zielbereich, Speicherung der Richtlinie und Prüfung der Endpunktwirkung sind zusätzlich erforderlich.
Die Schritte verwenden die englischen Bezeichnungen der Verwaltungskonsole.
Vor der Konfiguration
- Das Erstellen oder Ändern autorisierter Software sowie deren Import oder Export bei Bedarf erfordern die entsprechenden Berechtigungen. Für die Verwendung in einer Richtlinie wählt eine Person mit Richtlinienverwaltungsrecht die passende Software aus und konfiguriert die Richtlinie. Testendpunkte müssen angebunden und entsprechend lizenziert sein.
- Bestimmen Sie Softwarename, Zielbetriebssystem und tatsächlich verwendete Prozesse. Komplexe Software kann mehrere Prozesse nutzen; prüfen Sie jeden einzeln und bereiten Sie wiederherstellbare Testdokumente und ein Rückfallverfahren vor.
- Prüfen Sie vor der Änderung bestehender Software die betroffenen Richtlinien und Geschäftsbereiche. Verteilen Sie ungetestete Regeln nicht direkt an alle Endpunkte.
Software und Prozesse hinzufügen
- Wechseln Sie zur transparenten Dokumentenverschlüsselung, öffnen Sie Authorized Software und wählen Sie die Neuerstellung.
- Geben Sie den Softwarenamen ein und wählen Sie einen vorhandenen Typ oder geben Sie einen Typnamen ein. Name und Typ sind erforderlich; Version, Erweiterungen und Beschreibung können bei Bedarf angegeben werden.
- Verwenden Sie für eine Version Ziffern und englische Punkte, beispielsweise
1.2.3. Erweiterungen können nach dem Oberflächenformat angegeben werden, etwa*.docx;*.xlsx. Dies sind keine Standardwerte und sie garantieren keinen Schutz sämtlicher Dateien. - Wählen Sie New Process, erstellen Sie einen Prozess, geben Sie seinen tatsächlichen Namen ein und wählen Sie Betriebssystem, Prüfverfahren und Regeltyp. Mindestens ein geeignetes Betriebssystem ist erforderlich. Prüfen Sie Verschlüsselungs-, Netzwerk- und weitere verfügbare Regeln anhand des bestätigten Geschäftskonzepts.
- Speichern Sie die Prozesseinstellungen und prüfen Sie, ob der Prozess in den Softwaredetails erscheint. Jede Software benötigt mindestens einen Prozess; mehrere Prozesse müssen einzeln hinzugefügt und geprüft werden.
- Speichern Sie die autorisierte Software und prüfen Sie Name, Typ und Prozesse in der Liste. Die Wirkung kann je nach Plattform und Software variieren und ist vor Einsatz zu testen.
Testen und anpassen
- Prüfen Sie Richtlinienempfang und Übereinstimmung von Software und Prozessen mit dem tatsächlichen Betrieb. Testen Sie mit vorbereiteten Dokumenten das Erstellen, Öffnen, Bearbeiten und Speichern sowie benötigtes Drucken oder Bildschirmaufnahmen getrennt.
- Prüfen Sie in einer autorisierten Testumgebung Dateistatus und geschäftlichen Zugriff und dokumentieren Sie Abweichungen. Testen Sie bestehende Klartextdateien, bestehende geschützte Dateien und neue Dateien separat. Verwenden Sie beim ersten Test keine nicht wiederherstellbaren Produktivdateien.
- Prüfen Sie bei Abweichungen Richtlinienbereich, Gültigkeit, Softwareauswahl, Prozessregeln, Lizenz und Endpunktstatus. Administrator oder technischer Support untersuchen zusätzlich andere Richtlinien.
- In der Liste können Sie suchen, nach Typ filtern und Details zur Regeländerung öffnen. Speichern Sie Änderungen, prüfen Sie betroffene Richtlinien und testen Sie erneut. Erweitern Sie den Bereich erst nach Klärung von Ausnahmen und Wiederherstellung.
Import und Export
Prüfen Sie vorher Dateiquelle, Empfängerkreis und Geschäftsauswirkungen. Import und Export sind über weitere Listenaktionen erreichbar.
Export
- Für alle Softwareeinträge behalten Sie den normalen Listenmodus bei und wählen Export. Diese Methode exportiert alle autorisierten Softwareeinträge; aktuelle Such- und Typfilter beschränken den Umfang nicht.
- Für ausgewählte Einträge wechseln Sie in den Mehrfachauswahlmodus, markieren die gewünschten Einträge und wählen Export. Ohne Auswahl ist ein Export über diesen Modus nicht möglich.
- Speichern und schützen Sie die heruntergeladene
.dat-Datei nach Organisationsvorgaben.
Import
- Wählen Sie Import und eine
.dat-Datei aus vertrauenswürdiger Quelle. - Warten Sie die Analyse ab, prüfen Sie die Vorschau, markieren Sie die zu importierende Software und bestätigen Sie. Eine erfolgreiche Analyse bedeutet keinen abgeschlossenen Import.
- Prüfen Sie nach dem Import Namen und Prozessregeln und testen Sie die Richtlinie mit Zielplattform und Geschäftssoftware. Bewerten Sie Auswirkungen gleichnamiger oder ähnlicher Regeln vorab und nehmen Sie keine automatische Zusammenführung oder Beibehaltung der bisherigen Konfiguration an.
Bei Speicher- oder Importfehlern prüfen Sie Namen, Typ, Prozesse, Betriebssystem und Dateiformat anhand der Oberflächenanforderungen. Bleibt der Fehler bestehen, dokumentieren Sie die Meldung und kontaktieren Sie Administrator oder technischen Support.
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