Dateiwasserzeichenrichtlinie
Ein Dateiwasserzeichen ergänzt bei bestimmten Dateiverarbeitungen Kennzeichnungen zur Information und späteren Untersuchung. Auf Windows-Endpunkten kann PDF-Dateien, die von Webseiten mit passender wirksamer URL heruntergeladen werden, ein Wasserzeichen hinzugefügt werden. Nehmen Sie nicht an, dass alle Downloads, Dateiformate oder Dateiausgaben automatisch ein Wasserzeichen erhalten.
Dateiwasserzeichen werden getrennt von Bildschirm-, Fenster- und Druckwasserzeichen eingerichtet. Sie ersetzen keine Zugriffskontrolle oder Beschränkung externer Dateisendungen und beweisen weder Dateiquelle noch Datenabfluss oder Verstoß allein.
Die Schritte verwenden die englischen Bezeichnungen der Verwaltungskonsole.
Vor der Konfiguration
- Stellen Sie sicher, dass die Richtlinienverwaltung DLP-Richtlinien konfigurieren und eine passende Wasserzeichenvorlage auswählen kann. Das Erstellen oder Ändern von Vorlagen und das Anzeigen von Auditdaten erfordern jeweils entsprechende Berechtigungen und können von verschiedenen berechtigten Personen ausgeführt werden. Testendpunkte müssen angebunden, entsprechend lizenziert und zum Richtlinienempfang fähig sein.
- Bestimmen Sie Downloadadresse des Geschäftssystems, abzudeckende PDF-Downloadmethode und Wasserzeicheninformationen. Endpunkt- und Kontofelder können personenbezogene oder interne Informationen enthalten; konfigurieren Sie sie nach Organisationsvorgaben.
- Testen Sie zunächst mit einem PDF ohne sensible Inhalte und einem wiederherstellbaren Endpunkt, ob Download, Öffnen und Geschäftsnutzung funktionieren. Verwenden Sie keine vorhandenen wichtigen Dateien für den ersten Test.
- Falls eine Entfernung per Antrag möglich sein soll, bereiten Sie eine passende Genehmigungsvorlage und genehmigende Personen vor und klären Sie Organisationsfreigabe und Dateiverarbeitung.
Dateiwasserzeichenvorlage erstellen
Wenn bereits eine Wasserzeichenvorlage mit dem für diese Funktion passenden Zweck und Inhalt vorhanden ist, wählen Sie diese in den folgenden Richtlinieneinstellungen aus. Eine neue Vorlage pro Richtlinie ist nicht erforderlich. Erstellen Sie nur bei Bedarf eine passende Vorlage anhand der folgenden Schritte. Bewerten Sie vor Änderungen an einer gemeinsamen Vorlage die Auswirkungen auf andere referenzierende Richtlinien.
- Öffnen Sie unter Objects & Templates die Watermark Template-Seite und erstellen Sie eine Vorlage.
- Geben Sie Namen und nötige Beschreibung ein und wählen Sie den Zweck File Watermark. Dieser Zweck verwendet ein Textwasserzeichen. Konfigurieren Sie Text, optionale Anzeigefelder, Schrift, Farbe, Größe, Neigung und Deckkraft nach Organisationsvorgaben.
- Prüfen Sie die Vorschau, speichern Sie und kontrollieren Sie Name und Zweck in der Liste. Zweck und Typ bestehender Vorlagen können nicht bearbeitet werden; erstellen Sie bei anderem Bedarf eine passende neue Vorlage.
- Dokumentieren Sie Geschäftsabläufe und Richtlinien, die die Vorlage referenzieren. Bewerten Sie Änderungen an gemeinsamen Vorlagen vorab. Die Vorschau ersetzt keinen Test mit tatsächlichen PDFs.
Geltungsbereich und Genehmigung einrichten
- Erstellen oder bearbeiten Sie unter DLP eine Richtlinie und prüfen Sie Namen, Gültigkeitszeit und Testendpunktbereich.
- Aktivieren Sie Watermark, wählen Sie Configure und öffnen Sie File watermark. Aktivieren Sie den dortigen Watermark-Schalter und wählen Sie eine Vorlage für Dateiwasserzeichen.
- Geben Sie unter Effective URL die abzudeckende Geschäftsadresse oder Platzhalterregel ein und fügen Sie sie mit der Eingabetaste hinzu. Für die Aktivierung ist mindestens eine gültige URL erforderlich. Prüfen Sie alle Adressen vor dem Speichern, um ungewollte Erweiterungen oder Auslassungen zu vermeiden.
- Beispielsweise kann die fiktive Regel
https://files.example.com/*in einer kontrollierten Testumgebung für passende und nicht passende Adressen geprüft werden. Tatsächliche Regeln richten sich nach Downloadadressen und Nutzung des Geschäftssystems; das Beispiel ist keine Standardeinstellung. - Falls Ihre Organisation eine genehmigte Entfernung erlaubt, erstellen oder wählen Sie zunächst unter Objects & Templates eine passende Genehmigungsvorlage für die Entfernung von Dateiwasserzeichen. Legen Sie Genehmigende und Schritte nach Organisationsvorgaben fest, speichern Sie und prüfen Sie die Vorlage in der Liste. Aktivieren Sie anschließend Approval in der Dateiwasserzeichen-Richtlinie, öffnen Sie Approval Settings und wählen Sie den Ablauf und prüfen Sie die angebotenen Bedingungen. Genehmigung und Wasserzeichenaktivierung sind getrennte Einstellungen.
- Speichern Sie das Wasserzeichenfenster und die gesamte Richtlinie und warten Sie auf den Empfang am Testendpunkt. Laden Sie mit einem Testkonto ein Test-PDF von einer passenden Adresse herunter und prüfen Sie Öffnen, Inhalt und Position des Wasserzeichens. Testen Sie auch nicht passende Adressen und den normalen Geschäftsablauf. Speicherung bedeutet keine abgeschlossene Wasserzeichenvergabe.
Downloadmethode, Browser, Adresse, Dateiformat und Endpunktverarbeitung können das Ergebnis beeinflussen. Erst ein Test des tatsächlichen Szenarios zeigt, ob ein Geschäftsweg die Erwartungen erfüllt. Bei Fehlern der Wasserzeichenverarbeitung oder Aufzeichnungsübertragung ist nicht von einem Schutz aller Dateien auszugehen.
Häufige Probleme
Test-PDF ohne Wasserzeichen: Prüfen Sie den allgemeinen und den Dateiwasserzeichen-Schalter, Vorlagenzweck, URL-Regel und Richtlinienverteilung. Kontrollieren Sie tatsächliche Downloadadresse, Dateityp, Browser und Endpunktstatus und testen Sie erneut.
Wasserzeichen vorhanden, Aufzeichnung fehlt: Prüfen Sie Suchzeit, Kontoberechtigung, Endpunktsichtbereich und Übertragung. Anzeige und Sichtbarkeit der Auditaufzeichnung sind getrennte Schritte.
Erweiterter Filter ohne Ergebnis: Prüfen Sie aktuelle Seite und Filter, wechseln Sie die Seite oder entfernen Sie den Filter. Ein fehlender Treffer auf dieser Seite schließt andere Seiten nicht aus.
Entfernungsgenehmigung nicht konfigurierbar oder Antrag fehlt: Prüfen Sie Genehmigungsschalter, Vorlage, Richtlinienbereich und Antragstellung. Eine gespeicherte Richtlinie beweist keine Genehmigung.
Genehmigungsliste exportiert nichts: Nehmen Sie keine erzeugte Datei an und fragen Sie den technischen Support nach verfügbaren Wegen. Der Export des Dateiwasserzeichen-Audits unterscheidet sich von der Genehmigungsliste.
Download oder Dateinutzung fehlerhaft: Stoppen Sie die Ausweitung, prüfen Sie Testdatei, Geschäftssystem, Endpunktstatus und Richtlinienwirkung und passen Sie nach Organisationsverfahren an oder kontaktieren Sie den Support.
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