Dateien vom Endpunkt extern versenden
Die Richtlinie zur externen Dateifreigabe bestimmt die Freigabeart am Endpunkt und den Dateibereich für sichere Zustellungspakete. Self-Service Outbound Activity zeigt Ausstellungs- und Widerrufsdaten von Paketen, die Endpunktbenutzer selbst erstellt haben. Die Ansicht fasst nicht alle genehmigten Freigaben oder Pakete anderer Herkunft zusammen.
Richtlinienkonfiguration, Endpunktaktion, Genehmigung, Paketerstellung und tatsächliche Zustellung sind getrennte Schritte. Das Speichern erzeugt keine Aufzeichnung; eine Ausstellung beweist weder Empfang noch Öffnen durch den Empfänger.
Die Schritte verwenden die englischen Bezeichnungen der Verwaltungskonsole.
Die vollständige Konfiguration finden Sie unter Richtlinie für externen Dateiversand.
Wenn der Endpunkt lizenziert ist, die geltende Richtlinie empfangen hat und die ausgewählte Datei deren Bedingungen erfüllt, können Benutzer die folgenden Endpunktschritte ausführen, ohne für jeden Vorgang eine Richtlinie neu anzulegen oder zu ändern. Die Schritte verwenden nicht vertrauliche Testdateien als Beispiel. Verwenden Sie im regulären Betrieb von der Organisation freigegebene Zieldateien und beachten Sie die Anforderungen an Genehmigung und Datenschutz. Die folgenden Administratoreinstellungen, Prüfungen verschiedener Modi und die Erweiterung des Geltungsbereichs sind nur bei Einrichtung oder Pilotierung erforderlich. Bei unklarer Richtlinie oder Berechtigung wenden Sie sich an einen Administrator.
Vor der Konfiguration
- Richtlinienänderungen erfordern Verwaltungsrechte für transparente Dokumentenverschlüsselung; Endpunktbenutzer benötigen diese nicht allein zur Verwendung einer vorhandenen geeigneten Richtlinie. Prüfen Sie Lizenz und Richtlinienempfang am Endpunkt oder fragen Sie die Administration.
- Entscheiden Sie anhand des Geschäftsbedarfs zwischen Verbot, genehmigter Freigabe und direkter Freigabe. Bereiten Sie für genehmigte Freigaben den passenden Ablauf und die genehmigenden Personen vor.
- Legen Sie fest, ob alle Dateien oder nur verschlüsselte Dateien verarbeitet werden dürfen. Bereiten Sie wenige Testendpunkte und Testdateien ohne sensible Inhalte vor und klären Sie Empfänger und Zustellanforderungen.
Freigabeart konfigurieren
Prüfen Sie Endpunktbereich, Gültigkeitszeit, Freigabeart und zulässigen Dateibereich; bei Genehmigungsfreigaben zusätzlich Ablauf und Gültigkeit. Geeignete vorhandene Einstellungen können direkt verwendet werden. Für Änderungen bewertet eine berechtigte Administration die Auswirkungen, folgt der Dateifreigaberichtlinie und wartet auf den Empfang am Endpunkt.
Wird genehmigte Freigabe auf eine andere Art umgestellt und gespeichert, bleibt die bisherige Ablaufauswahl nicht erhalten. Wählen und prüfen Sie Ablauf und Gültigkeit bei erneuter Aktivierung erneut. Die Gültigkeit nach Genehmigung und die Endpunktanforderungen bei direkter Freigabe sind separat zu prüfen.
Bedienung und Prüfung am Endpunkt
Die folgenden Menüs betreffen Windows-Endpunkte. Ihre Verfügbarkeit hängt von Lizenz, empfangener Richtlinie und Dateiauswahl ab. Andere Plattformen müssen separat geprüft werden.
Die Sprache des Windows-Kontextmenüs richtet sich nach der Windows-Anzeigesprache und kann von der Verwaltungskonsole abweichen. Auf einer englischen Windows-Oberfläche heißen die betreffenden Einträge Document security, Create file dispatch package und Apply for file dispatch package. Bei anderen Windows-Anzeigesprachen als Chinesisch und Japanisch werden diese Menüs auf Englisch angezeigt.
- Klicken Sie im Datei-Explorer eine Testdatei oder einen Ordner innerhalb des erlaubten Bereichs mit rechts an und öffnen Sie das Dokumentensicherheitsmenü. Wählen Sie bei direkter Freigabe die Paketerstellung, bei genehmigter Freigabe den Paketantrag.
- Prüfen Sie anhand der Endpunkthinweise Dateiumfang und benötigte Informationen. Reichen Sie bei Genehmigung einen Antrag ein und verfolgen Sie dessen Status. Behandeln Sie Passwörter und sensible Angaben gemäß Organisationsvorgaben über sichere Kanäle.
- Prüfen Sie Antrag, Genehmigungsergebnis, Endpunkthinweise und Paketerstellung getrennt. Menüverfügbarkeit oder Genehmigung beweist weder Erstellung, Versand noch erfolgreiches Öffnen. Dokumentieren Sie bei Problemen die Meldung und kontaktieren Sie den Support.
- Testen Sie sowohl bei Encrypted files only als auch bei All files jeweils mit verschlüsselten und normalen Testdateien. Erweitern Sie den Bereich erst nach Prüfung von Dateiumfang, Gültigkeit und Geschäftsergebnis.
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