E-Mail-Warnungen

Die E-Mail-Sicherheit legt Aktionen anhand von Bedingungen wie Absender, Empfänger und sensiblem Inhalt fest. Das E-Mail-Audit zeigt zugehörige Aktivitätsaufzeichnungen, die die Plattform empfangen hat. Die folgende Beschreibung verwendet den E-Mail-Versand von Windows-Endpunkten als Beispiel. Andere Plattformen, E-Mail-Clients und Zugriffsarten sind separat zu prüfen.

Ein Sende-, Empfangs- oder Blockierstatus in einer Aufzeichnung beweist nicht allein, dass eine Nachricht beim Empfängerserver angekommen, vom Empfänger gelesen worden oder ein Datenabfluss erfolgt ist. Prüfen Sie das E-Mail-System und den geschäftlichen Kontext zusätzlich.

Die folgenden Schritte verwenden die englischen Bezeichnungen der Verwaltungskonsole.

Die vollständige Konfiguration finden Sie unter E-Mail-Sicherheitsrichtlinie.

Für die Anzeige vorhandener Warnungen können Sie mit dem entsprechenden Leserecht direkt zur Warnungsabfrage unten gehen. Ändern Sie nicht allein für die Abfrage eine Richtlinie und erzeugen Sie keine Testereignisse. Prüfen Sie für eine neue Testwarnung zuerst die bestehende zutreffende Regel und den Warnschalter; nur bei Bedarf ändert eine Person mit Richtlinienverwaltungsrecht diese vor dem Pilottest.

E-Mail-Sicherheit konfigurieren

1. Für ein neues Testereignis unter DLP > Policy Lizenz, Zielbereich und Gültigkeitszeit des Pilotgeräts prüfen, Email aktivieren und die Einstellungen öffnen. Geeignete Regeln wiederverwenden; Änderungen erfordern Richtlinienverwaltungsrechte.
2. Absender-, Empfänger- und Inhaltsbedingungen, Regelreihenfolge und Hauptaktion prüfen. Für Einträge Audit, bei Bedarf die Warnaktion wählen. Die Warnaktion wählt auch Audit; beim Abwählen von Audit wird die Warnung entfernt. Vor Sperren die Auswirkungen bewerten; vollständige Regeln stehen im Richtlinienkapitel oben.
3. Änderungen an Regeleinstellungen und gesamter Richtlinie speichern und den Empfang abwarten. Mit freigegebenen nicht vertraulichen Test-E-Mails passende und nicht passende Fälle, Einträge und benötigte Warnungen getrennt prüfen. Speichern beweist weder Ausführung noch Ereignismeldung. Prüfen Sie beim Validieren eines neuen Ergebnisses unabhängig von Änderungen vor dem Test, ob das Pilotendgerät die geltende Richtlinie empfangen hat. Ohne Änderungen ist kein erneutes Speichern nötig.

In einer E-Mail-Regel wählt Alert oder Risk Review automatisch Audit; beim Abwählen von Audit werden beide abhängigen Aktionen entfernt. Prüfen Sie die Kombination vor dem Speichern und testen Sie Ausführung und Meldung am Pilotendgerät. Öffnen Sie DLP > Alerts, filtern Sie nach Datum, Endgerät und Typ und prüfen Sie verfügbare Details getrennt von den E-Mail-Einträgen. Die Export-Schaltfläche der Alarmliste exportiert nicht.

E-Mail-Warnungen prüfen

Um eine neue Warnung zu prüfen, nachdem Sie die E-Mail-Regel dieses Kapitels eingerichtet und die Warnung gewählt haben, warten Sie auf die Richtlinienanwendung am Pilotendpunkt, führen einen kontrollierten Test durch und warten auf die Meldung. Warnungen und E-Mail-Auditdatensätze werden getrennt erzeugt und abgefragt; das Vorhandensein des einen garantiert nicht das andere.

1. Öffnen Sie mit einem zur Einsicht der betreffenden Endpunktwarnungen berechtigten Administratorkonto DLP > Alerts. Standardmäßig umfasst die Liste heute und die vorherigen 29 Kalendertage. Passen Sie bei Bedarf die Daten an; Suchbegriffe und erweiterte Filter gelten für bereits geladene Warnungen.

2. Suchen Sie anhand von Endpunkt, Typ, Inhalt, Schweregrad und Status und vergleichen Sie sichtbare Angaben zu Absender, Empfänger, Betreff und Testzeit. Beschränken Sie Zugriff und Weitergabe gemäß den Organisationsvorgaben, da die Angaben personenbezogen oder geschäftlich vertraulich sein können.

3. Wählen Sie in der Zeile View. Beim Öffnen einer ungelesenen Warnung versucht die Seite, sie als gelesen zu markieren; die Details können auch bei einem Fehler geöffnet werden. Prüfen Sie daher den tatsächlichen Status in der Liste. Für ungelesene Einträge können Sie auch Mark as read wählen.

4. Wählen Sie für mehrere Einträge Batch selection, markieren Sie die Ziele, wählen Sie Mark as read und prüfen Sie das Ergebnis. Gelesen bezeichnet nur den Lesestatus, nicht die Risikobeseitigung, den Ereignisabschluss oder einen E-Mail-Rückruf. Prüfen Sie E-Mail-Audit und tatsächliche Zustellung nach Ihrem Organisationsprozess weiter.

5. Fehlt die Warnung, prüfen Sie Richtlinienbereich, Regelbedingungen, Warnung und verknüpftes Audit, Endpunktanwendung und Meldung, Datum, Filter und Rechte. Die Exportschaltfläche der Liste führt keinen Export aus; weder eine leere Liste noch die Schaltfläche beweist vollständige Auditdaten.

Umfang der Sammelaktion: Die Sammelmarkierung verarbeitet nur ausgewählte Warnungen, die im aktuellen Filterergebnis enthalten sind. Zuvor ausgewählte Warnungen, die nach Änderung des Stichworts oder erweiterten Filters ausgeblendet sind, werden nicht verarbeitet; eine erfolgreiche erneute Abfrage löscht die vorherige Auswahl. Prüfen Sie vor der Aktion Filter und Auswahl und danach den Lesestatus der vorgesehenen Warnungen.

E-Mail-Audit und Fehlerbehebung

Die E-Mail-Auditliste zeigt eine Export-Schaltfläche, diese kann jedoch nicht zum Export der Aufzeichnungen verwendet werden. Fragen Sie für Auditunterlagen Administrator oder technischen Support nach anderen verfügbaren Wegen. Die Auditliste ist kein vollständiges Archiv von Nachrichtentexten und Anhängen. Den Abfragezugang und die Schritte finden Sie unter E-Mail-Audit.

• Zielnachricht wird nicht gefunden: Prüfen Sie Richtlinie, Endpunktbereich, Absender- und Empfängerbedingungen, Regeln für sensible Inhalte und Auditaktion. Bestätigen Sie Richtlinienempfang und Übertragung und prüfen Sie Datum, Filter, Seiten und Sichtbereich.
• Nachrichtentext ist leer oder nicht sichtbar: Prüfen Sie verfügbare Inhalte und Meldungen sowie Erfassung, Speicherung und Berechtigungen. Ein leeres Feld beweist nicht, dass die Nachricht keinen Text hatte.
• Liste sensibler Informationen ist leer: Dies bedeutet nur, dass aktuell keine Treffer im Detail angezeigt werden. Es beweist nicht, dass Nachricht und Anhänge keine sensiblen Informationen enthalten.
• Status weicht vom E-Mail-System ab: Notieren Sie Status, Zeit und Beteiligte und klären Sie die Abweichung mit der Administration des E-Mail-Systems. Die Auditansicht allein ist kein Zustellnachweis.
• Nachricht wurde unerwartet blockiert: Prüfen Sie primäre Aktion, Regelreihenfolge, Beteiligte und Bedingungen für sensible Inhalte. Behandeln Sie die Auswirkungen nach dem Verfahren Ihrer Organisation, bevor Sie die Einstellung ändern und erneut testen.