Datensätze und Widerruf selbst erstellter Versandpakete

Die Richtlinie zur externen Dateifreigabe bestimmt die Freigabeart am Endpunkt und den Dateibereich für sichere Zustellungspakete. Self-Service Outbound Activity zeigt Ausstellungs- und Widerrufsdaten von Paketen, die Endpunktbenutzer selbst erstellt haben. Die Ansicht fasst nicht alle genehmigten Freigaben oder Pakete anderer Herkunft zusammen.

Richtlinienkonfiguration, Endpunktaktion, Genehmigung, Paketerstellung und tatsächliche Zustellung sind getrennte Schritte. Das Speichern erzeugt keine Aufzeichnung; eine Ausstellung beweist weder Empfang noch Öffnen durch den Empfänger.

Die Schritte verwenden die englischen Bezeichnungen der Verwaltungskonsole.

Die vollständige Konfiguration finden Sie unter Richtlinie für externen Dateiversand.

Für die Abfrage vorhandener Datensätze können Sie mit dem entsprechenden Leserecht direkt zu den Abfrageschritten unten gehen. Sie müssen nicht allein für die Abfrage eine Richtlinie erstellen oder Testereignisse erzeugen. Prüfen Sie für die Validierung neuer Datensätze zuerst die bestehende zutreffende Richtlinie; nur bei Bedarf ändert eine Person mit Richtlinienverwaltungsrecht diese vor dem Pilottest.

Vor der Konfiguration

• Für die Anzeige ist das entsprechende Leserecht erforderlich, für den Widerruf das passende Aktionsrecht. Richtlinienänderungen erfordern Verwaltungsrechte für transparente Dokumentenverschlüsselung. Prüfen Sie für einen neuen Testdatensatz Pilotendpunkt, Lizenz und Gültigkeitszeit.
• Legen Sie fest, ob alle Dateien oder nur verschlüsselte Dateien verarbeitet werden dürfen. Bereiten Sie wenige Testendpunkte und Testdateien ohne sensible Inhalte vor und klären Sie Empfänger und Zustellanforderungen.

Freigabeart konfigurieren

Prüfen Sie für einen neuen Testdatensatz in den Freigabeeinstellungen der Richtlinie für transparente Dokumentenverschlüsselung Zielendpunkt, Gültigkeitszeit, direkte Freigabe und zulässigen Dateibereich des Pakets. Geeignete Richtlinien können weiterverwendet werden; nur bei Bedarf bewertet eine berechtigte Person die Auswirkungen, ändert sie und wartet auf den Empfang. Die vollständigen Schritte stehen unter Dateifreigaberichtlinie.

Wird genehmigte Freigabe auf eine andere Art umgestellt und gespeichert, bleibt die bisherige Ablaufauswahl nicht erhalten. Wählen und prüfen Sie Ablauf und Gültigkeit bei erneuter Aktivierung erneut. Die Gültigkeit nach Genehmigung und die Endpunktanforderungen bei direkter Freigabe sind separat zu prüfen.

Erstellen Sie anschließend anhand der Dateifreigabe am Endgerät auf einem Testendgerät ein Paket per direkter Freigabe. Warten Sie auf die Paketerstellung und die Übermittlung des Eintrags, bevor Sie unten suchen.

Selbst erstellte Ausstellung prüfen

1. Öffnen Sie im Auditbereich der transparenten Dokumentenverschlüsselung Self-Service Outbound Activity und anschließend Secure Delivery Package Issuance Records.
2. Prüfen Sie Paketname, Dateianzahl, Paketgröße, Ausstellungszeit und Status und wechseln Sie bei Bedarf die Seite. Die Details zeigen Ausstellungsinformationen und enthaltene Dateien.
3. Der Status „gültig“ bedeutet, dass die Liste das Paket nicht als widerrufen anzeigt. Er beweist weder fehlenden Ablauf noch Zustellung oder sichere Öffnung beim Empfänger.

Die Seite zeigt nur selbst erstellte Pakete. Bei leerer Liste prüfen Sie direkte Freigaberichtlinie, abgeschlossene Erstellung, Ankunft der Aufzeichnung und Kontorechte. Genehmigte Freigaben prüfen Sie im jeweiligen Genehmigungsprozess.

Widerruf und Fehlerbehebung

1. Prüfen Sie vor dem Widerruf Paketname, Ausstellungszeit, Inhalt und Empfänger sowie Geschäftsfolgen und Verwaltungsberechtigung.
2. Wählen Sie im Aktionsmenü Revoke, lesen Sie die Bestätigung und kontrollieren Sie das Ziel. Senden Sie, aktualisieren Sie den Status und informieren Sie bei Bedarf Beteiligte.
3. Der Widerruf kann nicht rückgängig gemacht werden. Laut Oberfläche verweigern Viewer mit Zugriff auf den Cloud-Dienst danach das Öffnen. Nehmen Sie weder eine Löschung bereits gespeicherter Empfängerdateien oder Kopien noch eine sofortige Wirkung in allen Offline-Szenarien an.
4. Bei Fehlermeldung oder widersprüchlichem Status darf eine einzelne Meldung den tatsächlichen Zustand nicht endgültig bestimmen. Dokumentieren Sie Paketdaten und Meldung und kontaktieren Sie den Support.

Bei altem Endpunktverhalten prüfen Sie Speicherung der gesamten Richtlinie, Zielbereich, Gültigkeit und Empfang. Ist kein Genehmigungsablauf wählbar, prüfen Sie Zweck, Verfügbarkeit und Kontorechte. Prüfen Sie bei nicht möglicher Freigabe Dateiumfang, Verschlüsselungsstatus und Endpunkthinweise.