Genehmigungen zur Entfernung von Dateiwasserzeichen
Ein Dateiwasserzeichen ergänzt bei bestimmten Dateiverarbeitungen Kennzeichnungen zur Information und späteren Untersuchung. Auf Windows-Endpunkten kann PDF-Dateien, die von Webseiten mit passender wirksamer URL heruntergeladen werden, ein Wasserzeichen hinzugefügt werden. Nehmen Sie nicht an, dass alle Downloads, Dateiformate oder Dateiausgaben automatisch ein Wasserzeichen erhalten.
Dateiwasserzeichen werden getrennt von Bildschirm-, Fenster- und Druckwasserzeichen eingerichtet. Sie ersetzen keine Zugriffskontrolle oder Beschränkung externer Dateisendungen und beweisen weder Dateiquelle noch Datenabfluss oder Verstoß allein.
Die Schritte verwenden die englischen Bezeichnungen der Verwaltungskonsole.
Die vollständige Konfiguration finden Sie unter Dateiwasserzeichenrichtlinie.
Zur Bearbeitung eines vorhandenen Antrags können berechtigte Genehmigende direkt zu den folgenden Bearbeitungsschritten gehen; Richtlinie und Vorlage müssen nicht für jeden Antrag neu eingerichtet werden. Zum Aktivieren oder Anpassen prüft eine entsprechend berechtigte Verwaltungsperson zuerst die bestehende Konfiguration und führt Einrichtung und Pilot nur bei Bedarf durch. Das Speichern einer Richtlinie erzeugt selbst keinen Antrag.
Vor der Konfiguration
Die folgenden Konfigurations- und Pilotvorbereitungen gelten nur für die Aktivierung oder Anpassung der Genehmigung oder die Prüfung neuer Anträge. Für die Bearbeitung vorhandener Anträge ist die entsprechende Genehmigungsberechtigung erforderlich.
- Für die Bearbeitung von Anträgen ist die entsprechende Genehmigungsberechtigung erforderlich; für die Auditansicht sowie Änderungen an Wasserzeichen- und Genehmigungsvorlagen oder Richtlinien sind jeweils die entsprechenden Berechtigungen nötig. Prüfen Sie zur Überprüfung eines neuen Antrags, ob Testendpunkte angebunden, lizenziert und zum Empfang von Richtlinien in der Lage sind.
- Bestimmen Sie Downloadadresse des Geschäftssystems, abzudeckende PDF-Downloadmethode und Wasserzeicheninformationen. Endpunkt- und Kontofelder können personenbezogene oder interne Informationen enthalten; konfigurieren Sie sie nach Organisationsvorgaben.
- Testen Sie zunächst mit einem PDF ohne sensible Inhalte und einem wiederherstellbaren Endpunkt, ob Download, Öffnen und Geschäftsnutzung funktionieren. Verwenden Sie keine vorhandenen wichtigen Dateien für den ersten Test.
- Falls eine Entfernung per Antrag möglich sein soll, bereiten Sie eine passende Genehmigungsvorlage und genehmigende Personen vor und klären Sie Organisationsfreigabe und Dateiverarbeitung.
- Falls keine geeignete Vorlage vorhanden ist, erstellen Sie unter Objects & Templates > Watermark Template eine Vorlage. Geben Sie den Namen ein, wählen Sie File Watermark als Zweck, konfigurieren Sie Text und Anzeigefelder nach Organisationsvorgaben und speichern Sie. Prüfen Sie Namen und Zweck in der Vorlagenliste.
Geltungsbereich und Genehmigung einrichten
- Prüfen Sie unter DLP > Policy Umfang und Geltungszeit der Pilotrichtlinie sowie Schalter, Vorlage und Effective URL des Dateiwasserzeichens. Bei aktiviertem Dateiwasserzeichen ist mindestens eine gültige URL erforderlich; prüfen Sie den tatsächlichen Umfang, um andere Geschäftsabläufe nicht zu beeinträchtigen.
- Prüfen Sie den Genehmigungsschalter für das Entfernen, die passende Vorlage, Genehmigende und den Ablauf. Verwenden Sie eine passende Konfiguration weiter; eine berechtigte Administration ändert sie nur bei Bedarf anhand der Dateiwasserzeichenrichtlinie. Wasserzeichen und Genehmigung sind getrennte Einstellungen. Bestätigen und speichern Sie bei Änderungen die Wasserzeicheneinstellungen und die gesamte Richtlinie; ohne Änderungen ist kein erneutes Speichern nötig.
- Bestätigen Sie den Empfang der geltenden Richtlinie am Pilotendpunkt. Laden Sie mit einem Testkonto eine nicht vertrauliche Test-PDF von einer passenden Adresse herunter, prüfen Sie Datei und Wasserzeichen und testen Sie auch eine nicht passende Adresse und den Normalbetrieb. Das Speichern belegt kein angebrachtes Wasserzeichen; eine Genehmigung belegt nicht dessen Entfernung.
Entfernung genehmigen
Nach Eingang eines Antrags können berechtigte Genehmigende ihn bearbeiten:
- Öffnen Sie den Genehmigungsbereich von DLP und suchen Sie unter ausstehenden Anträgen nach dem Antrag zur Entfernung des Dateiwasserzeichens. Diese Ansicht behandelt Anträge der Datenverlustprävention; andere Geschäftsarten sind an ihrem jeweiligen Zugang zu prüfen.
- Finden Sie den Antrag mit den Suchbedingungen, öffnen Sie Details und prüfen Sie sichtbare Angaben wie Antragsteller, Datei, Grund, aktuellen Ablaufstatus und zuständige Person. Klären Sie fehlende Informationen nach Organisationsverfahren mit dem Antragsteller.
- Genehmigen oder lehnen Sie nach den Datei- und Berechtigungsanforderungen Ihrer Organisation ab. Wenn die Oberfläche eine Weiterleitung zur Genehmigung anbietet und dies erlaubt ist, können Sie eine geeignete Person wählen. Verfügbare Aktionen hängen von aktuellem Schritt, Zuständigkeit und Kontorechten ab.
- Prüfen Sie das Ergebnis in Liste oder Details. Bei mehrstufigen Abläufen bedeutet die Genehmigung eines Schritts nicht zwingend den Abschluss des gesamten Ablaufs. Auch ein abgeschlossener Ablauf beweist keine erfolgte Wasserzeichenentfernung; prüfen Sie Folgebehandlung und Datei separat.
Häufige Probleme
Test-PDF ohne Wasserzeichen: Prüfen Sie den allgemeinen und den Dateiwasserzeichen-Schalter, Vorlagenzweck, URL-Regel und Richtlinienverteilung. Kontrollieren Sie tatsächliche Downloadadresse, Dateityp, Browser und Endpunktstatus und testen Sie erneut.
Wasserzeichen vorhanden, Aufzeichnung fehlt: Prüfen Sie Suchzeit, Kontoberechtigung, Endpunktsichtbereich und Übertragung. Anzeige und Sichtbarkeit der Auditaufzeichnung sind getrennte Schritte.
Erweiterter Filter ohne Ergebnis: Prüfen Sie aktuelle Seite und Filter, wechseln Sie die Seite oder entfernen Sie den Filter. Ein fehlender Treffer auf dieser Seite schließt andere Seiten nicht aus.
Entfernungsgenehmigung nicht konfigurierbar oder Antrag fehlt: Prüfen Sie Genehmigungsschalter, Vorlage, Richtlinienbereich und Antragstellung. Eine gespeicherte Richtlinie beweist keine Genehmigung.
Genehmigungsliste exportiert nichts: Nehmen Sie keine erzeugte Datei an und fragen Sie den technischen Support nach verfügbaren Wegen. Der Export des Dateiwasserzeichen-Audits unterscheidet sich von der Genehmigungsliste.
Download oder Dateinutzung fehlerhaft: Stoppen Sie die Ausweitung, prüfen Sie Testdatei, Geschäftssystem, Endpunktstatus und Richtlinienwirkung und passen Sie nach Organisationsverfahren an oder kontaktieren Sie den Support.
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