إعداد قوالب الموافقة والتحقق من سير العمل

يحدد قالب الموافقة المشاركين والخطوات والخيارات المرتبطة. يعتمد بدء الموافقة على سياسة أو قاعدة العملية المعنية؛ لا يؤدي إنشاء قالب إلى إخضاع جميع العمليات للموافقة تلقائيًا. يجب مراجعة الأغراض ونطاق المشاركين المتاحين لكل عملية. تستند أسماء عناصر التحكم الآتية إلى الواجهة الإنجليزية، وقد تختلف التسميات عند استخدام لغة أخرى لوحدة التحكم.

تشرح هذه الصفحة القوالب العادية وتستخدم إزالة العلامة المائية للملف مثالًا لربط القالب بالسياسة. تعمل القوالب الافتراضية بطريقة مختلفة ولا ينبغي اعتبارها بديلًا مكافئًا لموافقة الأشخاص.

يمكن إعادة استخدام قالب موافقة موجود يلبّي متطلبات غرض العمل والموافقين وسير العمل بعد التحقق من إشارته في سياسة العمل، دون إنشائه مجدداً لكل طلب. تنطبق خطوات الإنشاء أدناه عند الحاجة إلى قالب جديد. لا يعدّل القوالب أو سياسات العمل إلا المخولون، ولا يؤدي حفظ القالب وحده إلى إنشاء طلب.

التحضير

• تتطلب إدارة قوالب الموافقة وتعديل سياسة العمل المستهدفة وعرض الموافقات أو معالجتها الصلاحيات المناسبة لكل إجراء. يمكن لعدة أشخاص مخوّلين التعاون. حدد الغرض والخطوات والموافقين ونطاق التجربة.
• تحقق من توفر حسابات الموافقين وحدد معالجة استثناء العقدة وغياب الأشخاص والعمليات العاجلة وفق قواعد المؤسسة. جهّز ملف اختبار غير حساس وجهازًا تجريبيًا ومشاركين أُبلغوا مسبقًا.
• حدد الغرض المرتبط المطلوب للعملية. لا يمكن استبدال أغراض فك تشفير الملف وإرساله خارجيًا وإزالة علامته المائية اعتمادًا على اسم القالب وحده.

إنشاء قالب موافقة عادي

1. افتح Approval Template (قوالب الموافقة) ضمن Objects & Templates، واختر إنشاء قالب عادي.
2. في General Settings (الإعدادات العامة)، أدخل اسم القالب والوصف اللازم واختر نوع الغرض والأغراض المرتبطة. مثلًا اختر Remove file watermark لطلب إزالة العلامة المائية. اختر غرضًا مرتبطًا واحدًا على الأقل مما تعرضه الصفحة.
3. راجع When approver node is exceptional (عند استثناء عقدة الموافق). توفر الصفحة Auto approve (الموافقة التلقائية) أو Auto reject (الرفض التلقائي)؛ اختر وفق متطلبات المخاطر في المؤسسة، لا لمجرد التيسير.
4. في Workflow Settings (إعداد سير العمل)، أضف خطوة وأدخل اسمها واختر طريقة تعدد الموافقين والمشاركين ثم احفظ الخطوة. عند وجود خطوات متعددة، راجع ترتيبها ومشاركيها. حفظ خطوة لا يعني حفظ القالب كاملًا.
5. تتطلب All Must Approve موافقة جميع أعضاء الخطوة، بينما تكفي موافقة شخص واحد في Any Can Approve. اختر وفق قواعد المؤسسة وتحقق من ترتيب الخطوات الفعلي باستخدام طلب مضبوط.
6. اضبط عند الحاجة Allow transfer approval (السماح بنقل الموافقة) والمرشحين للنقل ومستلمي النسخة. يتطلب تمكين النقل اختيار مرشحين، وقد توجد قيود استبعاد متبادل أو قيود مرتبطة بالغرض. بعد تغيير الغرض أو المفتاح أو الأشخاص، راجع قوائم الخطوات والنقل والنسخ. لا يضمن تعطيل النقل حذف المرشحين السابقين تلقائيًا.
7. راجع القالب كاملًا واحفظه ثم تحقق من الاسم والغرض في القائمة. لا يعني الحفظ أن سياسة اختارت القالب أو أن طلبًا تمت الموافقة عليه.

قد يُطبّق التعامل مع الاستثناء عند حذف موافق ما زال قراره معلقًا، أو عندما يفقد نطاق إدارة الجهاز في طلب صادر من ذلك الجهاز. قد يسمح Auto approve باستيفاء شرط الخطوة ومتابعتها دون إجراء من ذلك الموافق، وقد تُقبل العملية كاملة إذا كانت الخطوة الأخيرة. وقد يرفض Auto reject العملية كاملة وينهيها. تعتمد النتيجة أيضًا على إعداد الخطوة والموافقين الآخرين ونوع الطلب. راجع الموافقين ونطاقات إدارتهم دوريًا واختبر الاستثناءات بطلبات مضبوطة؛ لا تعتبر الموافقة التلقائية مراجعة بشرية.

عند تعديل قالب موجود: إذا لم يُحمّل الاسم أو الاستخدامات أو المسار أو الأشخاص بصورة صحيحة، فلا تعتبر الحقول الفارغة هي الإعدادات المحفوظة ولا تتابع الحفظ. عُد إلى القائمة وأعد فتح القالب والتحقق منه، واتصل بالمسؤول أو الدعم إذا استمرت المشكلة. في إعداد موجود، إذا كان الشخص نفسه موافقاً في إحدى الخطوات ومرشحاً للتحويل أيضاً، فقد تؤدي عملية تعديل المسار إلى إزالته من الخطوة. لا يضمن إيقاف التحويل مسح المرشحين المحتفظ بهم. راجع المرشحين واضبطهم أولاً، ثم أعد فحص موافقي كل خطوة ومفتاح التحويل قبل الحفظ. إذا تعذر التحقق، فألغِ التعديل واتصل بالمسؤول.

الاستخدام والتحقق مع العلامة المائية للملف

تحقق أولًا من ملاءمة قالب علامة الملف ومن سياسة التجربة وإعداد الموافقة المطبقين. إذا كان القالب مناسبًا وكانت السياسة ومفتاحا العلامة المائية العام وعلامة الملف والموافقة مفعّلة وتلبيان المتطلبات، فتجاوز الخطوات 1 إلى 3 وانتقل إلى الاختبار؛ لا تعدّل أو تحفظ إلا عند الحاجة وبالصلاحية المناسبة.

1. جهّز قالبًا لغرض العلامة المائية للملف في Objects & Templates > Watermark Template. أنشئ سياسة تجريبية أو عدّلها في DLP > Policy، وتحقق من وقت السريان ونطاق الأجهزة.
2. فعّل Watermark (العلامة المائية)، وافتح File watermark (العلامة المائية للملف)، وفعّلها واختر القالب. اضبط عنوان URL الساري وتحقق من مطابقة عنوان التجربة؛ يلزم عنوان صالح واحد على الأقل.
3. في الإعداد نفسه فعّل Approval (الموافقة)، واختر سير إزالة العلامة المناسب وراجع الشروط المتاحة. احفظ نافذة العلامة أولًا ثم السياسة كاملة، وانتظر استلام الجهاز التجريبي لها وتطبيقها.
4. قبل الاختبار التجريبي، تأكد من أن الجهاز استلم السياسة المطبقة وطبقها. استخدم ملف PDF تجريبيًا غير حساس للتحقق من العلامة والعمل المعتاد في سيناريو تنزيل الويب على Windows المذكور. أرسل طلب إزالة تجريبيًا وفق إجراءات المؤسسة، وابحث عنه في DLP > Approvals وراجع الخطوة الحالية والموافق.
5. تحقق حسب الإعداد من موافقة الجميع أو شخص واحد والخطوات اللاحقة والنقل والنسخة إن توفرت. راجع حالة السير ونتيجة الملف الفعلية بصورة منفصلة. موافقة خطوة واكتمال السير ونجاح معالجة الملف حالات مختلفة.

على أجهزة Windows، يمكن إضافة علامة مائية للملفات إلى PDF المنزّل عبر الويب من عنوان URL مطابق. تحقق منفصلًا من المنصات ومسارات التنزيل وأنواع الملفات الأخرى. راجع فصل العلامة المائية للملف في دليل أمن البيانات لمزيد من الإعدادات والاستعلامات.

البحث عن الموافقات ومعالجتها من الصفحة الرئيسية

يمكن للمسؤول ذي الصلاحيات المناسبة فتح الموافقات من الصفحة الرئيسية والبحث عن الطلبات الموجودة ومعالجتها في القائمة الموحدة، دون إعادة إعداد قالب أو سياسة لمجرد البحث. للتحقق من سير عمل جديد، اضبطه وأرسل طلبًا تجريبيًا كما ورد أعلاه ثم ابحث عنه. تعتمد الأنواع والسجلات الظاهرة على الصلاحيات وإعدادات العمل والطلبات الفعلية؛ ولا تضمن القائمة ظهور طلبات جميع الأعمال.

1. اختر عرض الطلبات المعلقة أو المعالجة أو المنسوخة إليك أو جميع الموافقات. رشّح حسب النوع أو الكلمة المفتاحية عند الحاجة وتحقق من الصفحات. في طلب العلامة المائية للملف تحقق من مقدم الطلب والملف والغرض والمرحلة الحالية.
2. افتح التفاصيل وتأكد من المسؤول الحالي والصلاحية، ثم وافق أو ارفض أو حوّل الطلب عند توفر الخيار وفق إجراءات المؤسسة، وراجع أحدث حالة.
3. لا تعني الموافقة على مرحلة واحدة اكتمال سير العمل كله، ولا يثبت انتهاء السير معالجة الملف. تحقق من المراحل اللاحقة والملف الفعلي كل على حدة. قد تظهر القائمة فارغة عند فشل التحميل؛ تحقق من الخطأ وأعد البحث. لا تثبت القائمة الفارغة عدم وجود طلبات.

التعديل والحذف واستكشاف المشكلات

• قبل تعديل القالب أو حذفه، راجع السياسات المرتبطة والطلبات الجارية والأثر على العمل واتفق مع المسؤول على البدائل. بعد الحفظ، راجع المراجع والطلبات الجديدة. لا تفترض إعادة حساب الطلبات الموجودة وفق القالب الجديد أو استعادته تلقائيًا بعد الحذف.
• القالب غير متاح للاختيار: تحقق من الغرض المرتبط وصلاحيات الحساب والخيارات التي تدعمها العملية وحفظ السياسة.
• تعذر اختيار الأشخاص أو حفظهم: تحقق من الغرض وأنواع المشاركين والتعارض بين الخطوات وقائمة النقل. عند تمكين النقل تحقق من اختيار المرشحين.
• تعذر العثور على الطلب أو معالجته: تحقق من نطاق السياسة واستلام الجهاز وإرسال الطلب والخطوة الحالية وصلاحيات المسؤول عن المعالجة. بعد الموافقة تحقق أيضًا من نتيجة الملف الفعلية.

إعداد العلامة المائية لمعاينة الموافقات على الهاتف

ينطبق هذا الإعداد على معاينة ملفات الموافقة في تطبيق الهاتف، وهو منفصل عن العلامة المائية لمعاينة FileLink عبر الإنترنت وعن الموافقة على إزالة علامة مائية من ملف. تُستخدم العلامة للتعريف ولا تمنع وحدها لقطات الشاشة أو التصوير أو التنزيل، ولا تعني إضافتها إلى الملف الأصلي. تحقق أولاً من دعم التطبيق وسيناريو الموافقة للمعاينة، وجهّز ملف اختبار غير حساس وحساباً تجريبياً مخولاً بالموافقة.

يمكن إعادة استخدام قالب علامة مائية موجود إذا كان لغرض علامة موافقة الهاتف ومن نوع النص ويلبي متطلبات محتوى المؤسسة؛ أنشئ قالباً في الخطوة 1 فقط عند عدم وجود قالب مناسب. يتحقق المسؤول الأعلى من إعدادات الهاتف، ويغيرها ويحفظها فقط عند الحاجة، ثم يتحقق من المعاينة الفعلية؛ وجود القالب لا يعني تفعيل العلامة.

1. يفتح مسؤول لديه صلاحية إدارة القوالب Objects & Templates > Watermark Template وينشئ قالباً، ويختار الغرض Mobile Approval Watermark والنوع Text Watermark. تستخدم معاينة الموافقة على الهاتف نص العلامة وحساب تسجيل الدخول وعنوان IP والوقت؛ لا تفترض ظهور الحقول الأخرى. يحدد المحتوى والمظهر وفق سياسة المؤسسة مع مراعاة بيانات الحساب وIP، ثم يحفظ القالب ويتحقق من اسمه وغرضه.
2. فقط عند الحاجة إلى تعديل إعدادات الهاتف: يفتح المسؤول الأعلى Settings > Advanced Settings، ويفعّل Show Watermark in Approval Preview ضمن Mobile App Settings، ويختار القالب المحفوظ في Watermark Template ثم يختار Save configuration. يتطلب التفعيل قالباً بالغرض والنوع الصحيحين؛ إنشاء القالب وحده لا يفعّل العلامة.
3. أعد فتح الإعدادات المتقدمة وتحقق من المفتاح والقالب. باستخدام موافق تجريبي مخول، افتح معاينة موافقة تتضمن ملف الاختبار في تطبيق مدعوم، وتحقق من المحتوى والوضوح والعمليات المعتادة. اختبر كل نوع معاينة تستخدمه المؤسسة؛ معاينة صفحة القالب لا تغني عن الاختبار الفعلي.
4. إذا لم يتوفر قالب للاختيار فتحقق من حفظه وغرضه ونوعه وصلاحية المسؤول. إذا فشل الحفظ فتحقق من الإعدادات ورسالة الصفحة. وإذا تغيرت إعدادات أخرى في الصفحة نفسها فتحقق من نتيجة كل منها على حدة، ولا تفترض نجاح الجميع أو التراجع عنها جميعاً.
5. إذا تعذر تحميل المعاينة أو ظهرت العلامة بصورة غير صحيحة فتحقق من الشبكة وصلاحيات الحساب والمفتاح والقالب، وأعد فتح المعاينة واتصل بالدعم وفق إجراءات المؤسسة. لا تفترض حماية الملف قبل التحقق. قيّم أثر التعديل أو التعطيل على الموافقات واختبر مجدداً بعده.