Tạo và quản lý không gian chia sẻ

Không gian dùng chung cho phép các thành viên được cấp quyền cộng tác trên tệp tại một nơi. Vai trò thành viên quyết định các thao tác có thể thực hiện; quyền tài khoản, trạng thái không gian và chính sách của tổ chức cũng ảnh hưởng đến quyền truy cập. Để cung cấp tệp cho người ngoài không gian, có thể sử dụng liên kết chia sẻ hoặc tác vụ gửi thông thường tùy mục đích.

Xem cấu hình đầy đủ tại Thiết lập chính sách không gian chia sẻ.

Nếu chính sách hiện có đang bật, áp dụng cho các tài khoản liên quan và đáp ứng yêu cầu của chức năng này, có thể dùng lại; không cần tạo hoặc sửa chính sách chỉ cho thao tác này. Chỉ khi cần, quản trị viên có quyền mới điều chỉnh và kiểm tra theo các bước dưới đây. Quyền tài khoản, phê duyệt và điều kiện thao tác thực tế vẫn phải được đáp ứng riêng.

Quản trị viên cấu hình điều kiện sử dụng

Trong quản trị FileLink, tại MFT Security, kiểm tra chính sách áp dụng cho các tài khoản liên quan đã bật, rồi kiểm tra cài đặt chủ sở hữu xóa vĩnh viễn và công tắc phê duyệt trong Netdisk Policy > Shared Space. Nếu cần phê duyệt, kiểm tra mẫu, tài khoản khởi tạo và người phê duyệt; trước khi xóa vĩnh viễn, xác nhận yêu cầu lưu giữ và khôi phục. Dùng lại cấu hình phù hợp; chỉ khi cần điều chỉnh, quản trị viên có quyền đánh giá tác động đến tài khoản khác và làm theo chính sách không gian chung. Thay đổi phân bổ có thể xóa phân bổ trực tiếp của tài khoản trong chính sách khác cùng loại. Sau khi đổi phân bổ, kiểm tra riêng chính sách và tài khoản; lưu không có nghĩa phê duyệt đã xong hoặc thành viên đã truy cập được.

Cài đặt phê duyệt không gian chung chọn một mẫu mỗi lần. Nếu cần bao phủ cả tạo không gian và thêm thành viên, kiểm tra mục đích của mẫu và tài khoản khởi tạo từng thao tác, rồi thử riêng; xem Chính sách không gian chung.

Tạo không gian dùng chung

1. Xác nhận tài khoản được phép dùng FileLink và tạo không gian. Xác định trước mục đích, danh sách thành viên và quyền cần thiết.
2. Mở Shared Space, chọn New Space và nhập tên trong cửa sổ Create Shared Space.
3. Trong Permission Settings, chọn Add member, chọn người cộng tác và gán vai trò. Người tạo được hiển thị là chủ sở hữu. Cấp quyền theo nhu cầu thực tế, không mở rộng thành viên chỉ để thuận tiện.
4. Kiểm tra tên, thành viên và vai trò rồi gửi. Nếu yêu cầu vào phê duyệt không gian, theo dõi trạng thái và chờ kết quả. Nếu không cần phê duyệt, mở không gian mới từ danh sách và kiểm tra thành viên cùng quyền.
5. Trước khi tải dữ liệu nghiệp vụ thật lên, dùng tài khoản thử nghiệm để kiểm tra thao tác cần thiết của từng vai trò và xác nhận tài khoản không được phép không thể truy cập.

Hiểu vai trò thành viên

Cửa sổ tạo mô tả các vai trò sau. Thao tác thực tế còn phụ thuộc vào quyền tài khoản, trạng thái không gian và chính sách; một số thao tác quản lý yêu cầu chủ sở hữu. Xem trước còn phụ thuộc vào loại tệp và môi trường hỗ trợ.

Vai trò	Mô tả và cách dùng trên giao diện
Owner	Sở hữu và quản lý không gian; kiểm tra quyền trước các thao tác quan trọng về thành viên và vòng đời không gian.
Space Admin	Có thể đổi tên không gian, quản lý quyền thành viên, tải lên, tải xuống và xóa tệp.
Can edit	Có thể đổi tên không gian, tải lên, tải xuống, xóa tệp và tạo thư mục.
Can upload and download	Có thể tải lên và tải xuống nhưng không thể xóa tệp.
Can download	Có thể tải xuống nhưng không thể tải lên hoặc xóa tệp.
Preview only	Chỉ có thể xem trước tệp trực tuyến.

Đổi tên không gian: Giao diện mô tả vai trò Can edit có thể đổi tên, nhưng yêu cầu đổi tên của vai trò này có thể bị từ chối. Khi cần đổi tên, nhờ Owner hoặc Space Admin có quyền phù hợp thực hiện và kiểm tra kết quả sau khi gửi. Quyền sửa tệp không đồng nghĩa với quyền quản lý không gian.

Giới hạn chia sẻ và xem trước: Một số thành viên có thể thấy thao tác chia sẻ, nhưng tạo liên kết từ không gian chung còn cần vai trò không gian, quyền tài khoản và chính sách chia sẻ phù hợp. Có thao tác không bảo đảm tạo thành công. Hãy thử bằng tài khoản thí điểm theo hướng dẫn liên kết chia sẻ. Preview only không bảo đảm ngăn hoàn toàn việc chụp màn hình, chụp ảnh hay lưu giữ nội dung bằng cách khác. Cấp quyền dữ liệu nhạy cảm thận trọng và kiểm tra biện pháp bảo vệ theo quy định tổ chức.

Ví dụ, nhóm dự án có thể gán Can edit cho người duy trì tài liệu và Preview only cho người chỉ cần xem kết quả. Kiểm tra phạm vi thao tác thực tế của từng người trước khi sử dụng chính thức; ví dụ này không phải quyền mặc định.

Giới hạn cấp quyền đối với tệp nhạy cảm: “Preview only” là vai trò trên giao diện, không bảo đảm thành viên không thể lấy toàn bộ tệp gốc. Nếu yêu cầu nghiệp vụ không cho phép một số người giữ bản gốc, không chỉ dựa vào vai trò này hoặc việc ẩn nút tải xuống. Trước khi cấp quyền, hãy thống nhất với quản trị viên an ninh về phương án cung cấp tài liệu và kiểm soát truy cập phù hợp, rồi kiểm tra bằng tệp mẫu không nhạy cảm.

Quản lý thành viên và không gian

1. Tìm không gian trong danh sách và mở menu thao tác. Tùy quyền tài khoản, chọn Add member hoặc Permission Management, kiểm tra người và vai trò rồi gửi.
2. Nếu thêm thành viên kích hoạt phê duyệt, chờ kết quả rồi kiểm tra lại thành viên và quyền có hiệu lực. Nếu đã có yêu cầu đang chờ, làm theo hướng dẫn trên trang và tránh gửi trùng.
3. Dùng Rename space để đổi tên hoặc Exit space để tự rời khỏi không gian; xác nhận tác động trước khi thực hiện.
4. Dissolve space ảnh hưởng đến thành viên và quyền truy cập tệp phụ thuộc vào không gian. Trước khi thực hiện, kiểm tra quyền, sắp xếp lưu giữ và di chuyển dữ liệu, đồng thời thông báo cho thành viên bị ảnh hưởng. Rời khỏi không gian không giống giải thể không gian. Hỏi quản trị viên về khả năng khôi phục trước khi tiếp tục.

Vai trò thay đổi trên trang không chứng minh máy chủ đã cập nhật xong. Nếu có lỗi hoặc kết quả chưa rõ, hãy làm mới và kiểm tra lại thành viên, quyền thay vì gửi nhiều lần. Khi bàn giao quyền sở hữu, không dựa riêng vào danh sách vai trò để kết luận mọi quyền chủ sở hữu đã chuyển: các thao tác như giải tán không gian có thể vẫn phụ thuộc thông tin chủ sở hữu ban đầu. Trước khi bàn giao, thống nhất phương án với quản trị viên và hỗ trợ kỹ thuật; sau đó kiểm tra các quyền cần thiết bằng từng tài khoản liên quan. Nếu có bất thường, liên hệ hỗ trợ và không giải tán không gian để thử nghiệm.

Xử lý sự cố

• Không tìm thấy thao tác tạo hoặc quản lý: Kiểm tra quyền tài khoản, vai trò không gian và chính sách. Là thành viên không tự động có quyền tạo hoặc quản lý.
• Không gian hoặc thành viên mới chưa dùng được: Kiểm tra yêu cầu có đang chờ hoặc đã được phê duyệt hay chưa; liên hệ người phê duyệt hoặc quản trị viên nếu vẫn có vấn đề.
• Thành viên không tải lên, tải xuống hoặc xem trước được: Kiểm tra vai trò, trạng thái hiệu lực, trạng thái không gian, chính sách, hỗ trợ loại tệp và thông báo trên trang.
• Thay đổi vai trò không cho kết quả mong đợi: Kiểm tra lại thành viên và vai trò, xác nhận thao tác đã hoàn tất và nhờ quản trị viên kiểm tra chính sách áp dụng.

Theo dõi tiến độ phê duyệt không gian

Khi việc tạo không gian hoặc thêm thành viên cần phê duyệt, mở Space Approval trong không gian làm việc FileLink để tìm các yêu cầu không gian chia sẻ và thành viên do tài khoản hiện tại khởi tạo. Chuyển giữa Pending, Approved và All Approvals, dùng từ khóa và phân trang để tìm yêu cầu. Danh sách có tên không gian, người yêu cầu, trạng thái và thời gian tạo. Kiểm tra thời gian của từng bản ghi liên quan; không mặc định kết quả đã được lọc chỉ vì đã chọn khoảng ngày. Tên mục thao tác ở đây dựa trên giao diện tiếng Anh.

Danh sách Approved cũng có thể chứa yêu cầu đã hủy hoặc thu hồi; xuất hiện trong danh sách không tự chứng minh yêu cầu đã được chấp thuận. Kiểm tra trạng thái cụ thể rồi trở lại không gian chia sẻ để xác minh không gian và quyền thành viên thực sự có hiệu lực. Xem Xử lý phê duyệt FileLink để biết thao tác của người phê duyệt. Nếu không thấy yêu cầu, kiểm tra tài khoản đăng nhập, việc gửi thành công, trạng thái và từ khóa, sau đó liên hệ quản trị viên có quyền.

Tải lên tệp trùng tên

Trước khi tải lên, kiểm tra thư mục đích và quyền của thành viên. Xem Xử lý trùng tên khi tải lên, sao chép và di chuyển để biết cách ghi đè, giữ cả hai và xử lý xung đột. Trước khi ghi đè tệp dùng chung, xác nhận tác động với các thành viên liên quan.