Tạo và sử dụng liên kết thu thập tệp

Xem dưới dạng Markdown

Thu thập tệp cho phép người khởi tạo tạo liên kết để người khác gửi tệp. Chức năng này khác liên kết chia sẻ, vốn cung cấp tệp hiện có cho người truy cập. Trạng thái, phạm vi, mã xác minh, thời hạn, giới hạn lượt gửi và chính sách đều có thể ảnh hưởng quyền truy cập.

Chỉ gửi liên kết và thông tin qua kênh được tổ chức chấp thuận; không công khai yêu cầu nhạy cảm. Everyone cho phép gửi ẩn danh. Domain Users yêu cầu đăng nhập và không nên hiểu là cấp quyền riêng cho danh sách người được chỉ định.

Địa chỉ liên kết thu thập được sao chép có thể chứa ngay mã xác minh. Xóa mã hiển thị riêng trong nội dung sao chép không bảo đảm đã gửi qua các kênh riêng. Không xem mã là biện pháp duy nhất để xác minh danh tính người gửi hoặc hạn chế phát tán liên kết. Với yêu cầu nghiêm ngặt về danh tính hay quyền truy cập, hãy dùng phương thức đã được tổ chức phê duyệt và kiểm chứng. Người giữ liên kết ẩn danh có thể xem tên và mô tả trước khi nhập mã; không đưa thông tin nhạy cảm vào các trường đó.

Khi giới hạn cho người dùng miền, người gửi đã đăng nhập vẫn có thể không mở được liên kết. Hãy thử nghiệm bằng tài khoản dự kiến trước khi sử dụng chính thức. Nếu bị từ chối, liên hệ quản trị viên hoặc bộ phận hỗ trợ; không chuyển phạm vi sang tất cả mọi người chỉ để vượt qua vấn đề.

Xem cấu hình đầy đủ tại Thiết lập chính sách thu thập tệp.

Nếu chính sách hiện có đang bật, áp dụng cho các tài khoản liên quan và đáp ứng yêu cầu của chức năng này, có thể dùng lại; không cần tạo hoặc sửa chính sách chỉ cho thao tác này. Chỉ khi cần, quản trị viên có quyền mới điều chỉnh và kiểm tra theo các bước dưới đây. Quyền tài khoản, phê duyệt và điều kiện thao tác thực tế vẫn phải được đáp ứng riêng.

Quản trị viên cấu hình điều kiện thu thập

Trong quản trị FileLink tại MFT Security, kiểm tra chính sách đang bật áp dụng cho tài khoản khởi tạo và kích thước tệp đơn, kích thước gói, số lượng tối đa và loại tệp trong Collection Policy. Nếu cần phê duyệt, kiểm tra mẫu và quy tắc kích hoạt. Giao diện quy tắc hiện tại không cung cấp điều kiện khớp riêng từng mục; không mặc định giới hạn tệp, người nhận hoặc loại tệp chắc chắn kích hoạt phê duyệt. Dùng lại cấu hình phù hợp; nếu cần sửa, quản trị viên có quyền đánh giá tác động và làm theo chính sách thu thập tệp. Thay đổi phân bổ tài khoản có thể xóa phân bổ trực tiếp trong chính sách khác cùng loại; kiểm tra riêng chính sách và tài khoản, rồi dùng tệp không nhạy cảm xác minh kết quả gửi và phê duyệt.

Giới hạn loại tệp không có nghĩa là từng tệp bên trong tệp nén đã được kiểm tra. Nếu cần xem xét nội dung tệp nén, hãy kiểm tra riêng bằng phương pháp được tổ chức chấp thuận trước khi gửi hoặc nộp. Không coi việc lưu chính sách hoặc tải lên thành công là bằng chứng nội dung bên trong đáp ứng yêu cầu.

Giới hạn kích thước và loại tệp: Với việc nộp qua liên kết thu thập, chỉ cấu hình kích thước từng tệp hoặc kích thước gói tối thiểu không chứng minh mọi lần nộp đều bị giới hạn tương ứng. Nếu cần kiểm soát nghiêm ngặt, hãy thử riêng trong phạm vi thí điểm một tệp vượt giới hạn từng tệp, một gói nhỏ hơn mức tối thiểu và các mẫu bình thường; đồng thời dùng các biện pháp bổ sung đã được tổ chức xác minh. Bộ lọc loại tệp dựa trên phần mở rộng của tên tệp, không chứng minh định dạng thực hoặc độ an toàn của nội dung; đổi phần mở rộng có thể đổi kết quả. Vẫn phải kiểm tra nội dung tệp nhận được theo yêu cầu của tổ chức.

Khi tạo, liên kết thu thập ghi lại một số giới hạn về số tệp, kích thước gói tối đa và loại tệp. Không giả định thay đổi chính sách sau đó tự cập nhật liên kết hiện có; hãy kiểm tra liên kết và kết quả nộp thực tế. Khi cần, hủy và tạo lại theo quy trình của tổ chức, rồi kiểm tra bằng mẫu không nhạy cảm.

Tạo liên kết

Trạng thái ban đầu của trang tạo: Liên kết mới chọn Everyone, còn Link Verification Code, Link Validity và Submission Limit đều tắt. Trước khi gửi, chủ động kiểm tra phạm vi và bật các giới hạn theo yêu cầu của tổ chức. Giá trị ban đầu không bảo đảm thời hạn hoặc lượt gửi không giới hạn; hãy kiểm tra liên kết đã tạo và chính sách áp dụng.

Xác nhận tài khoản có quyền thu thập tệp; xác định người gửi dự kiến, mục đích, hạn chót và số lượt dự kiến. Mở mục thu thập tệp trong FileLink và chọn Create Collection Link.
Nhập Link Name bắt buộc và, nếu cần, Collection Description để giải thích tài liệu cần gửi và lưu ý.
Trong Collection Scope, chọn Everyone hoặc Domain Users. Kiểm soát việc phát tán khi chọn Everyone; với Domain Users, yêu cầu người gửi đăng nhập bằng tài khoản được tổ chức chấp thuận.
Bật Link Verification Code nếu cần và kiểm tra hoặc sửa mã được tạo. Khi bật, truy cập cần xác minh. Nội dung sao chép có thể đã chứa mã, không mặc định mã được gửi qua kênh riêng.
Bật Link Validity và chọn thời hạn nếu cần. Cũng có thể bật Submission Limit và nhập số lớn hơn không. Đây là giới hạn số lượt gửi được liên kết chấp nhận tổng cộng, không phải hạn mức riêng cho mỗi người gửi.

Khi bật thời hạn, trang cho chọn 1, 7 hoặc 30 ngày. Trang cộng số ngày đã chọn vào ngày địa phương của thiết bị dùng để tạo và đặt hết hạn vào cuối ngày đó; chẳng hạn 1 ngày không nhất thiết bằng đúng 24 giờ. Kiểm tra thời điểm hết hạn thực tế trong danh sách hoặc chi tiết liên kết đã tạo.
Chọn Create Collection Link, rồi kiểm tra trạng thái, thời gian hết hạn và số lượt còn lại trong danh sách. Nếu cần phê duyệt, hoàn tất và kiểm tra trạng thái trước khi phân phối; tạo thành công không có nghĩa đã có thể gửi. Lấy thời gian hết hạn hiển thị trong danh sách hoặc chi tiết làm căn cứ.
Chọn Copy Link, kiểm tra nội dung sao chép và gửi cho người dự kiến. Bảo vệ liên kết và mã có thể đi kèm như thông tin truy cập nhạy cảm.

Không bật một giới hạn không có nghĩa các điều kiện truy cập, chính sách hoặc yêu cầu phê duyệt khác không còn hiệu lực.

Gửi tệp

Mở liên kết do người khởi tạo cung cấp; kiểm tra tên, mô tả và người khởi tạo. Đăng nhập hoặc nhập mã khi trang yêu cầu; mã trong liên kết có thể được xác minh tự động.
Nhập tên người gửi khi được yêu cầu và thêm chủ đề hoặc thông tin khác nếu cần.
Chọn tải tệp đính kèm, thêm ít nhất một tệp và chờ tất cả tệp đã chọn tải lên xong. Kiểm tra từng trạng thái; tải lại tệp lỗi theo hướng dẫn.
Kiểm tra tệp và thông tin đã nhập, gửi rồi chờ thông báo thành công. Chỉ tải tệp lên xong không có nghĩa bước gửi đã hoàn tất.
Nếu gửi thất bại, kiểm tra trạng thái liên kết, mã, loại, số lượng và kích thước tệp; nhờ người khởi tạo kiểm tra lượt còn lại và chính sách. Không liên tục gửi tệp nhạy cảm mà chưa kiểm tra kết quả.

Xem lượt gửi và hủy liên kết

Người khởi tạo tìm liên kết trong danh sách thu thập, kiểm tra trạng thái, số lượt gửi, số lượt còn lại và thời gian hết hạn.
Mở chi tiết để xem bản ghi; xem nội dung, tải xuống hoặc chuyển tệp khi cần. Kiểm tra người gửi và tệp trước, chọn đích chuyển theo yêu cầu tổ chức.
Khi không còn cần thu thập, dùng thao tác hủy liên kết (Cancel Link) và xác nhận. Liên kết không còn hoạt động; xử lý nội dung đã gửi theo quy trình lưu giữ của tổ chức, không mặc định hủy sẽ xóa tệp hiện có.

Tên và thông tin liên hệ trong bản ghi có thể do người gửi tự nhập, đặc biệt với lượt gửi ẩn danh; tên hiển thị không chứng minh danh tính đã được xác minh. Khi cần xác nhận nguồn gốc, hãy kiểm tra qua kênh độc lập được tổ chức phê duyệt, không chỉ dựa vào tên, mã liên kết hoặc thông báo gửi thành công. Trước khi mở, tải xuống hoặc lưu chuyển tệp đính kèm, kiểm tra nguồn gốc và nội dung theo yêu cầu của tổ chức và áp dụng biện pháp kiểm tra an toàn phù hợp.

Hủy liên kết không bảo đảm các lượt tải lên hoặc gửi đã bắt đầu trước đó sẽ bị ngắt; cần xác minh kết quả của từng thao tác đồng thời. Sau khi hủy, kiểm tra lại bản ghi, xác nhận kết quả với người gửi liên quan và xử lý nội dung đã gửi theo quy định của tổ chức. Không coi việc hủy là xóa tệp hiện có hoặc thu hồi các bản sao đã giao.

Xử lý sự cố

Liên kết không khả dụng: Kiểm tra chờ phê duyệt, bị hủy, hết hạn hoặc hết lượt gửi, cũng như đăng nhập và mã xác minh.
Không gửi được tệp: Kiểm tra đã chọn ít nhất một tệp, tất cả đã tải lên xong và loại, số lượng, kích thước đúng chính sách.
Không rõ phạm vi phát tán: Ngừng chuyển tiếp và liên hệ người khởi tạo; nếu cần, hủy liên kết và tạo yêu cầu phù hợp.
Người khởi tạo không thấy bản ghi: Người gửi xác nhận thông báo thành công trước; sau đó người khởi tạo kiểm tra bản ghi và trạng thái của liên kết tương ứng.

Ngày cập nhật 15 thg 11, 2026