Tạo tác vụ gửi thông thường
Tác vụ gửi thông thường của FileLink gửi tệp đến những người nhận được chọn. Trang này hướng dẫn chức năng gửi thông thường; gửi FTP và SMB là các phương thức khác và cần cấu hình riêng.
Thông báo Sent successfully cho biết tác vụ đã được tạo, không có nghĩa mọi người nhận đã nhận tệp. Sau khi tạo, vẫn cần kiểm tra xử lý, phê duyệt và nhận trong danh sách tác vụ gửi.
Xem cấu hình đầy đủ tại Thiết lập chính sách gửi thông thường.
Nếu chính sách hiện có đang bật, áp dụng cho các tài khoản liên quan và đáp ứng yêu cầu của chức năng này, có thể dùng lại; không cần tạo hoặc sửa chính sách chỉ cho thao tác này. Chỉ khi cần, quản trị viên có quyền mới điều chỉnh và kiểm tra theo các bước dưới đây. Quyền tài khoản, phê duyệt và điều kiện thao tác thực tế vẫn phải được đáp ứng riêng.
Chuẩn bị trước khi gửi
- Sử dụng tài khoản được phép gửi qua FileLink và xác nhận người nhận cùng tệp đáp ứng yêu cầu bảo mật của tổ chức.
- Xác định tên tác vụ, người nhận và tệp. Nếu cần mã nhận tệp, thời hạn hoặc giới hạn số lần nhận, kiểm tra xem chính sách tổ chức có cố định các giá trị đó không.
- Một số phương thức gửi hoặc tùy chọn bảo mật có thể yêu cầu mật khẩu gói bảo mật hay cài đặt khác. Tùy chọn khả dụng phụ thuộc vào trang và chính sách. Chuyển mật khẩu và mã qua kênh được tổ chức chấp thuận.
Quản trị viên cấu hình điều kiện gửi
Trong quản trị FileLink tại MFT Security, kiểm tra chính sách áp dụng cho tài khoản khởi tạo đã bật. Trong chính sách gửi, kiểm tra việc bật tác vụ thường, người nhận được phép, kích thước và loại tệp, số lần gửi, thời hạn, số lượt lấy và hạn chế tải xuống. Nếu cần phê duyệt, kiểm tra mẫu, điều kiện kích hoạt và thứ tự quy tắc, rồi xác minh kết quả thực tế trong thử nghiệm. Dùng lại cấu hình phù hợp; nếu cần sửa, quản trị viên có quyền đánh giá tác động và làm theo chính sách gửi thông thường. Thay đổi phân bổ tài khoản có thể xóa phân bổ trực tiếp trong chính sách khác cùng loại; kiểm tra riêng chính sách và tài khoản, rồi dùng tệp không nhạy cảm xác minh gửi, phê duyệt và nhận.
Giới hạn loại tệp không có nghĩa là từng tệp bên trong tệp nén đã được kiểm tra. Nếu cần xem xét nội dung tệp nén, hãy kiểm tra riêng bằng phương pháp được tổ chức chấp thuận trước khi gửi hoặc nộp. Không coi việc lưu chính sách hoặc tải lên thành công là bằng chứng nội dung bên trong đáp ứng yêu cầu.
Biên nhận đọc và nhận tệp: Trong Send Policy, chọn riêng các chế độ được phép No receipt, Request receipt hoặc Mandatory receipt cho từng loại biên nhận. Giữ ít nhất một chế độ cho mỗi loại và đặt Default selection trong các chế độ được phép. Sau khi lưu, người gửi có thể chọn trong phạm vi cho phép khi tạo tác vụ thông thường; nếu chỉ có một chế độ thì không thể đổi. Kiểm tra trạng thái trong tác vụ đã gửi. Biên nhận xem hoặc nhận không chứng minh tệp đã được tải xuống đầy đủ.
Giới hạn của lọc loại tệp: Giới hạn loại tệp trong gửi thông thường dựa trên phần mở rộng của tên tệp. Thay đổi phần mở rộng có thể làm thay đổi kết quả lọc; vượt qua bộ lọc không chứng minh định dạng thực hoặc nội dung an toàn. Không chỉ dựa vào giới hạn loại tệp để kết luận không có rủi ro. Hãy dùng các biện pháp kiểm tra nội dung và xử lý an toàn đã được tổ chức xác minh, đồng thời thử hành vi thực tế bằng mẫu không nhạy cảm.
Tạo tác vụ
- Trong không gian làm việc FileLink, chọn New Task, sau đó chọn Normal Send.
- Chọn người nhận trong cửa sổ lựa chọn và xác nhận. Cần ít nhất một người nhận hợp lệ; nếu trang báo vượt giới hạn hoặc thiếu thông tin, điều chỉnh rồi chọn lại.
- Nhập tên tác vụ và mô tả nếu cần. Tên là bắt buộc; nếu chính sách giới hạn độ dài mô tả, làm theo hướng dẫn trên trang.
- Chọn tải tệp lên, thêm tệp và chờ hoàn tất. Kiểm tra tên và trạng thái tải lên của từng tệp.
- Đối chiếu mã nhận, thời hạn, giới hạn số lần nhận và tùy chọn tải xuống của người nhận với yêu cầu tổ chức. Nếu chính sách bắt buộc hoặc cố định một cài đặt, làm theo giá trị hiển thị.
- Nếu có cài đặt gói gửi bảo mật (Secure Send Package Settings), kiểm tra mật khẩu, quyền xem và tùy chọn khác theo tình huống; hoàn thành các cài đặt bắt buộc được bật.
- Kiểm tra lại người nhận và tệp rồi gửi. Sau thông báo tạo thành công, mở danh sách tác vụ gửi để kiểm tra trạng thái tác vụ và xử lý của người nhận.
Kiểm tra trạng thái tệp trước khi gửi: Tệp tải lên trên trang này chỉ được đưa vào tác vụ khi tải thành công và có thông tin hợp lệ. Nếu một số tệp thất bại, tải lại bằng thao tác trên trang và xác nhận thành công hoặc quyết định rõ không gửi các tệp đó. Các tệp khác tải thành công không có nghĩa tệp lỗi đã được bao gồm.
Bạn cũng có thể chọn tệp hiện có trong không gian cá nhân hoặc không gian dùng chung mà mình có quyền, rồi dùng Forward để mở tác vụ gửi thông thường. Kiểm tra tệp được đưa vào và người nhận; quyền không gian, chính sách gửi và xử lý tiếp theo vẫn ảnh hưởng đến kết quả.
Cài đặt nhận tệp và bảo mật
| Cài đặt | Điều cần xem xét |
|---|---|
| Mã nhận tệp | Đảm bảo người nhận có thể lấy mã qua kênh an toàn; chính sách có thể bắt buộc và giới hạn độ dài mã. |
| Thời hạn nhận | Cân nhắc thời gian người nhận cần xử lý; chính sách có thể cố định thời hạn, nên nhắc trước khi hết hạn. |
| Giới hạn số lần nhận | Chọn theo nhu cầu thực tế; chính sách có thể cố định số lần, không mặc định là không giới hạn. |
| Tải tệp của người nhận | Tuân theo chính sách và cài đặt trên trang; không mặc định mọi người nhận đều được tải xuống. |
| Gói bảo mật | Khi áp dụng, cấu hình mật khẩu, thời hạn hoặc số lần xem và các tùy chọn khác theo yêu cầu. Nếu bật hình mờ, chọn mẫu phù hợp. |
Khi bật hình mờ cho gói bảo mật, chọn mẫu có mục đích Screen Watermark và loại Text Watermark. Mẫu phải có chữ hình mờ không rỗng hoặc bật ít nhất một trong các trường địa chỉ IP, MAC, tên máy, tên tài khoản đăng nhập hoặc thời gian; chỉ chọn tên thiết bị đầu cuối là không đủ. Mẫu có mục đích hoặc loại khác có thể xuất hiện trong danh sách nhưng khiến việc gửi tác vụ thất bại.
Khả năng hiển thị, chỉnh sửa và giới hạn phụ thuộc vào tài khoản và chính sách. Mô tả này không có nghĩa mọi môi trường đều cung cấp tất cả tùy chọn.
Xóa và khôi phục tác vụ gửi
Trước khi xóa tác vụ gửi thông thường trong danh sách gửi, kiểm tra tên tác vụ, người nhận, trạng thái và quyền thao tác. Việc xóa có thể thực hiện ngay khi nhấp; không nên trông chờ hộp thoại xác nhận sau đó. Sau khi xóa, tìm tác vụ trong mục tác vụ thông thường của thùng rác. Nếu đủ điều kiện, khôi phục bản ghi rồi trở lại danh sách gửi để kiểm tra trạng thái. Khôi phục không gửi lại tệp và không bảo đảm nội dung hết hạn hoặc bị hạn chế sẽ khả dụng trở lại.
Xóa tác vụ gửi không đồng nghĩa thu hồi tệp. Người nhận đã được giao tệp có thể vẫn truy cập hoặc nhận tệp theo điều kiện hiện có; các bản sao đã tải xuống cũng không tự động được thu hồi. Khi gửi nhầm hoặc có nguy cơ lộ dữ liệu nhạy cảm, hãy lập tức tuân theo quy trình sự cố của tổ chức, liên hệ quản trị viên và người nhận liên quan để xác nhận việc truy cập thực tế và xử lý tiếp theo. Không kết luận rủi ro đã hết chỉ vì tác vụ biến mất khỏi danh sách gửi. Xóa vĩnh viễn khác với xóa thông thường; cần kiểm tra yêu cầu lưu giữ và khôi phục trước khi thao tác.
Kiểm tra và xử lý sự cố
- Tìm tác vụ mới trong danh sách gửi, kiểm tra trạng thái xử lý và thông tin người nhận. Nếu cần phê duyệt, chờ theo quy trình tổ chức rồi kiểm tra trạng thái tiếp theo.
- Nếu không thể gửi, kiểm tra đã chọn người nhận, có ít nhất một tệp hợp lệ đã tải lên thành công hoặc được đưa vào từ không gian và không còn tệp đang tải lên.
- Nếu trang báo nội dung không đầy đủ, kiểm tra tên tác vụ và các cài đặt bắt buộc khác; nếu thông tin tải lên thiếu, tải lại các tệp bị ảnh hưởng.
- Nếu người nhận không xử lý được tệp, kiểm tra danh tính, trạng thái tác vụ, mã, thời hạn, số lần và chính sách. Không chuyển mã hoặc tệp nhạy cảm qua kênh không an toàn.
- Nếu tạo thành công nhưng tác vụ không hoàn tất hoặc thất bại, ghi lại tên, thời gian và thông báo rồi liên hệ quản trị viên có quyền hoặc hỗ trợ kỹ thuật. Tránh gửi lại tệp nhạy cảm trước khi hiểu trạng thái.
Ngày cập nhật