Thiết lập chính sách liên kết chia sẻ
Trong FileLink của Ping64, liên kết chia sẻ cho phép người nhận truy cập tệp hoặc thư mục trong không gian. Đây là thao tác khác với tác vụ gửi thông thường. Chọn phương thức phù hợp và tuân thủ yêu cầu của tổ chức khi cung cấp thông tin ra ngoài.
Liên kết và mã nhận tệp là thông tin truy cập nhạy cảm. Người có liên kết và đáp ứng điều kiện truy cập có thể xem nội dung; không chuyển chúng qua kênh chưa được phép. Nếu cần gửi riêng, hãy kiểm tra nội dung đã sao chép trước vì có thể chứa cả liên kết và mã.
Bản thân liên kết được sao chép cũng có thể chứa mã nhận tệp, không chỉ phần văn bản hiển thị riêng. Nếu phải chuyển qua các kênh tách biệt, hãy kiểm tra liên kết thực tế sẽ gửi còn chứa mã hay không và chuyển mã qua kênh độc lập đã được phê duyệt. Kiểm tra cách truy cập bằng tệp không nhạy cảm trước khi gửi.
Nếu liên kết sẽ gửi vẫn chứa mã nhận tệp, không gửi như thể mã đã được tách riêng. Trước tiên hãy dùng tệp không nhạy cảm kiểm tra cách truy cập không chứa mã trong liên kết; nếu không xác nhận được, hãy dùng phương thức bàn giao khác được tổ chức phê duyệt.
Ngay cả khi đã bật mã trích xuất, người có liên kết hợp lệ vẫn có thể thấy tiêu đề và ghi chú chia sẻ trước khi nhập mã. Không điền thông tin nhạy cảm vào tiêu đề hoặc ghi chú; mã không thay thế việc kiểm soát phạm vi phổ biến liên kết.
Thành viên hiển thị và danh tính người truy cập: Nếu Share Method trong chi tiết chia sẻ hiển thị Specified Members, không coi đó là bằng chứng danh tính người truy cập liên kết được đối chiếu với danh sách thành viên. Với cách truy cập bằng liên kết này, người có liên kết hợp lệ và đáp ứng mã trích xuất cùng các điều kiện khác có thể truy cập nội dung, kể cả sau khi liên kết được chuyển tiếp. Nếu phải giới hạn theo danh tính cụ thể, hãy dùng kiểm soát truy cập theo danh tính đã được tổ chức xác minh hoặc phương thức bàn giao được phê duyệt khác và thử trước khi bàn giao; không chỉ dựa vào thành viên hiển thị hoặc mã trích xuất.
Quản trị viên cấu hình điều kiện chia sẻ
- Trong quản trị FileLink, mở MFT Security (chính sách bảo mật MFT) rồi tạo hoặc sửa chính sách. Kiểm tra trạng thái bật và tài khoản áp dụng (Target Accounts); chọn ít nhất một tài khoản khi tạo mới.
- Trong Policy Settings, mở chính sách chia sẻ (Share Policy) và cấu hình thời hạn, giới hạn số lần nhận, số lần xem, mã nhận và trường lý do theo nhu cầu. Nếu cần phê duyệt, trước tiên chuẩn bị mẫu cho Personal Space Share và cấu hình người phê duyệt. Trong chính sách chia sẻ, thêm quy tắc tại Trigger Policy, nhập tên, mức ưu tiên, đặt trạng thái bật và chọn Require Approval cùng mẫu làm hành động. Lưu quy tắc và kiểm tra thứ tự các quy tắc khác. Trang quy tắc hiện tại không cho đặt từng điều kiện đối sánh; không giả định có thể phân biệt theo tệp hoặc người nhận tại đây. Dùng tài khoản thử để kiểm tra phạm vi thực tế và kết quả phê duyệt.
- Xác nhận và lưu chính sách, sau đó mở lại kiểm tra cài đặt và tài khoản áp dụng. Việc thay đổi tài khoản có thể gỡ phân công trực tiếp khỏi chính sách khác cùng loại. Nếu lưu thất bại hoặc kết quả không rõ, kiểm tra riêng chính sách và phân công.
- Dùng tài khoản thử nghiệm và tệp không nhạy cảm để kiểm tra các trường hợp được phép, bị hạn chế và cần phê duyệt; kiểm tra trạng thái chia sẻ, thời hạn và giới hạn thực tế.
Mã nhận và trường lý do: Trong Share Policy, bật Force Extraction Code hoặc Enable Reason Field theo nhu cầu. Khi bắt buộc mã, công tắc mã nhận trong cửa sổ tạo chia sẻ mới của tài khoản áp dụng luôn bật. Khi bật trường lý do, cửa sổ đó yêu cầu nhập lý do không để trống trước khi gửi. Sau khi sửa và lưu chính sách, dùng tài khoản thử nghiệm áp dụng để tạo chia sẻ, rồi kiểm tra riêng công tắc, việc nhập lý do và truy cập thực tế; không giả định liên kết cũ thay đổi theo chính sách. Hai cài đặt này không thay thế xác minh danh tính hoặc quản lý việc phát tán liên kết.
Mức ưu tiên của quy tắc kích hoạt phải là số nguyên từ 1 đến 100 và không được trùng với quy tắc khác trong cùng danh sách. Sau khi lưu, kiểm tra trạng thái và thứ tự quy tắc, rồi xác minh kết quả khớp và phê duyệt trong phạm vi thử nghiệm.
Khi đánh giá quy tắc kích hoạt của chức năng này, các quy tắc kích hoạt đang bật trong một chính sách áp dụng được xét theo số ưu tiên từ nhỏ đến lớn. Quy tắc kích hoạt khớp đầu tiên quyết định kết quả xử lý quy tắc lần đó; nếu không có quy tắc kích hoạt nào khớp và có quy tắc mặc định đang bật, quy tắc mặc định được sử dụng. Các cấu hình và giai đoạn xử lý tác vụ khác vẫn có thể ảnh hưởng kết quả cuối cùng, vì vậy cần thử nghiệm riêng.
Kiểm tra cách cập nhật tệp đã chia sẻ
Chính sách chia sẻ có tùy chọn Always Link to Latest Version, nhưng trong một số trường hợp tải tệp, cách hoạt động khác với mô tả trên giao diện: khi bật, hệ thống sử dụng nội dung được ghi nhận lúc tạo chia sẻ; khi tắt, hệ thống liên kết tới tệp nguồn hiện tại, và có thể không tải được nếu tệp nguồn bị xóa hoặc không khả dụng. Không dựa vào tên tùy chọn để kết luận người nhận luôn thấy nội dung mới nhất, và không coi liên kết chia sẻ là bản sao lưu.
Không cài đặt nào trong hai trạng thái bảo đảm nội dung tệp liên quan luôn sẵn có. Việc tải xuống có thể thất bại nếu nội dung cần thiết không còn khả dụng.
Thiết lập được xác định khi tạo chia sẻ; không mặc định rằng thay đổi chính sách sau đó sẽ thay đổi các liên kết hiện có. Trước khi triển khai, dùng tài khoản thử nghiệm và tệp không nhạy cảm để kiểm tra trạng thái bật và tắt khi cần: tạo liên kết và ghi nhận nội dung ban đầu, ghi đè cập nhật tệp tại vị trí cũ, sau đó tải lại qua liên kết và so sánh nội dung. Nếu cần chuyển giao nội dung xác định, có thể tạo liên kết mới và kiểm tra trước khi gửi. Cũng cần kiểm tra riêng thư mục, bản xem trước và hành vi trong môi trường thực tế.
Ngày cập nhật