Chính sách hiển thị quy trình phê duyệt

Cài đặt hiển thị trong chính sách FileLink cung cấp các tùy chọn hiển thị thông tin liên quan đến quy trình phê duyệt. Cài đặt này tách biệt với điều kiện kích hoạt, mẫu và người phê duyệt của từng chức năng gửi, chia sẻ, thu thập, không gian chung và chuyển từ xa. Bật hiển thị không tự tạo phê duyệt hoặc phê duyệt thao tác đối với tệp, liên kết hay không gian.

Phạm vi hiển thị có thể phụ thuộc vào điểm truy cập, quyền tài khoản và môi trường. Không dùng cài đặt này làm biện pháp duy nhất để ẩn thông tin phê duyệt hoặc kiểm soát truy cập. Sau khi lưu, xác minh riêng bằng tài khoản người yêu cầu và người phê duyệt được cấp quyền. Nội dung phê duyệt có thể nhạy cảm và phải tuân theo yêu cầu bảo vệ dữ liệu của tổ chức.

Chuẩn bị trước khi cấu hình

• Dùng tài khoản quản trị có quyền quản lý chính sách FileLink. Xác nhận giấy phép và chính sách áp dụng cho tài khoản thử nghiệm; ghi lại cài đặt và phân bổ hiện có để khôi phục.
• Trước tiên chuẩn bị mẫu phê duyệt, người phê duyệt và điều kiện kích hoạt theo từng nghiệp vụ. Xem Xử lý phê duyệt FileLink và chính sách của chức năng tương ứng. Chỉ cài đặt hiển thị không tạo ra phê duyệt.
• Chọn một số ít tài khoản thử nghiệm đã được phê duyệt và dữ liệu không nhạy cảm; xác nhận người được phép gửi yêu cầu, xử lý và xem kết quả.

Cấu hình tùy chọn hiển thị

1. Trong phần quản trị FileLink, mở MFT Security hoặc Remote Delivery, tạo hoặc sửa chính sách cho tài khoản thử nghiệm, rồi kiểm tra trạng thái bật và Target Accounts. Hai loại được lưu riêng; kiểm tra chính sách áp dụng cho nghiệp vụ.
2. Trong Policy Settings, mở Common Policy và chọn Approval Settings. Khi cần, bật Approval Workflow Display Settings, rồi chọn Display all approval stages hoặc Display all approval details trong Display Content. Đây là tên tùy chọn giao diện; xác minh nội dung và phạm vi thực tế tại từng điểm truy cập.
3. Xác nhận cửa sổ cài đặt và lưu toàn bộ chính sách. Mở lại để kiểm tra công tắc, tùy chọn và phân bổ tài khoản. Lưu thành công không có nghĩa phê duyệt đã được kích hoạt hoặc mọi người thấy cùng nội dung; cũng cần kiểm tra sau khi tắt cài đặt.

Xác minh và xử lý sự cố

1. Gửi yêu cầu qua nghiệp vụ thử nghiệm đã cấu hình điều kiện phê duyệt. Dùng riêng tài khoản người yêu cầu và người phê duyệt được cấp quyền để xem quy trình và chi tiết thực tế. Kiểm tra việc kích hoạt, nội dung từng tài khoản nhìn thấy và trạng thái nghiệp vụ cuối cùng; không dùng dữ liệu nhạy cảm thật.
2. Nếu hiển thị hoặc quy trình không như mong đợi, kiểm tra riêng tài khoản áp dụng, loại và trạng thái chính sách, tùy chọn hiển thị, điều kiện nghiệp vụ, mẫu phê duyệt, quyền và điểm truy cập. Cài đặt hiển thị không thay thế chính sách phê duyệt hoặc quyền truy cập.
3. Nếu thông tin hiển thị ngoài dự kiến hoặc ảnh hưởng nghiệp vụ, dừng mở rộng thử nghiệm, khôi phục cài đặt cũ theo quy trình tổ chức và xác minh lại. Khi cần, cung cấp thời gian, điểm truy cập, vai trò tài khoản và kết quả không nhạy cảm cho hỗ trợ kỹ thuật.