إنشاء المساحات المشتركة وإدارتها

تتيح المساحة المشتركة للأعضاء المخولين التعاون على الملفات في مكان واحد. تحدد أدوار الأعضاء العمليات المتاحة، كما يخضع الوصول الفعلي لصلاحيات الحساب وحالة المساحة وسياسة المؤسسة. لتوفير ملفات لمستلمين خارج المساحة، استخدم رابط مشاركة أو مهمة إرسال عادية حسب الحاجة.

لإعداد السياسة كاملاً، راجع إعدادات سياسة المساحات المشتركة.

إذا كانت سياسة موجودة ومفعّلة تنطبق على الحسابات المعنية وتلبي متطلبات هذه الوظيفة، فيمكن استخدامها دون إنشاء سياسة أو تعديلها لمجرد هذه العملية. لا يعدّلها المسؤول المخول ويتحقق منها بالخطوات أدناه إلا عند الحاجة. تظل صلاحيات الحساب والموافقات وشروط التشغيل الفعلية متطلبات مستقلة.

إعداد شروط المساحة المشتركة بواسطة المسؤول

في إدارة FileLink ضمن MFT Security، تحقق من تفعيل السياسة المنطبقة على الحسابات المعنية، وراجع إعداد الحذف الدائم للمالك ومفتاح الموافقة ضمن Netdisk Policy > Shared Space. عند الحاجة إلى موافقة، تحقق من القالب والحساب المُنشئ والمعتمدين؛ وقبل الحذف الدائم تحقق من متطلبات الاحتفاظ والاستعادة. استخدم الإعداد المناسب الموجود؛ وعند الحاجة فقط يقيّم مسؤول مخوّل الأثر على الحسابات الأخرى ويتبع سياسة المساحة المشتركة. قد يؤدي تغيير تعيين حساب إلى إزالة تعيينه المباشر من سياسة أخرى من النوع نفسه. بعد تغيير تعيين الحسابات، تحقق من السياسة والحسابات كلّاً على حدة؛ لا يعني الحفظ اكتمال الموافقة أو تمكين الأعضاء من الوصول.

تختار إعدادات موافقة المساحة المشتركة قالباً واحداً في المرة. لتغطية إنشاء المساحة وإضافة الأعضاء، تحقق من استخدامات القالب وحسابات بدء العمليات، واختبر كل إجراء منفصلاً؛ راجع سياسة المساحة المشتركة.

إنشاء مساحة مشتركة

1. تحقق من أن الحساب مخول باستخدام FileLink وإنشاء المساحات، وحدد مسبقًا الغرض وقائمة الأعضاء والصلاحيات المطلوبة.
2. افتح Shared Space واختر New Space، ثم أدخل الاسم في نافذة Create Shared Space.
3. في Permission Settings اختر Add member، وحدد المتعاونين وأدوارهم. يظهر المنشئ بوصفه المالك. امنح الوصول حسب حاجة العمل، ولا توسع العضوية لمجرد التسهيل.
4. راجع الاسم والأعضاء والأدوار ثم أرسل الطلب. إذا دخلت المساحة مسار الموافقة، تابع حالتها وانتظر النتيجة. وإذا لم تتطلب موافقة، افتح المساحة الجديدة من القائمة وتحقق من الأعضاء والصلاحيات.
5. قبل رفع بيانات العمل الفعلية، استخدم حسابات اختبار للتحقق من العمليات المطلوبة لكل دور والتأكد من أن الحسابات غير المخولة لا تستطيع الوصول.

فهم أدوار الأعضاء

توضح نافذة الإنشاء الأدوار الآتية. تعتمد العمليات الفعلية أيضًا على صلاحيات الحساب وحالة المساحة والسياسة، وتتطلب بعض عمليات الإدارة صفة المالك. تعتمد المعاينة على نوع الملف ودعم البيئة.

الدور	الوصف والاستخدام في الواجهة
Owner	يملك المساحة ويديرها؛ تحقق من صلاحيات العمليات المهمة للأعضاء ودورة حياة المساحة.
Space Admin	يمكنه تغيير اسم المساحة وإدارة صلاحيات الأعضاء ورفع الملفات وتنزيلها وحذفها.
Can edit	يمكنه تغيير اسم المساحة ورفع الملفات وتنزيلها وحذفها وإنشاء مجلدات.
Can upload and download	يمكنه رفع الملفات وتنزيلها، لكن لا يمكنه حذفها.
Can download	يمكنه تنزيل الملفات، لكن لا يمكنه رفعها أو حذفها.
Preview only	يمكنه معاينة الملفات عبر الإنترنت فقط.

تغيير اسم المساحة: تصف الواجهة دور Can edit بأنه يستطيع تغيير الاسم، لكن قد يُرفض طلب تغيير الاسم الصادر بهذا الدور. عند الحاجة، اطلب من Owner أو Space Admin ذي الصلاحيات المناسبة إجراء التغيير وتحقق من النتيجة بعد الإرسال. لا تعادل صلاحية تعديل الملفات صلاحية إدارة المساحة.

حدود المشاركة والمعاينة: قد يرى بعض الأعضاء إجراء المشاركة، لكن إنشاء رابط لمساحة مشتركة يتطلب أيضاً دور مساحة وصلاحيات حساب وسياسة مشاركة مناسبة. ظهور الإجراء لا يضمن نجاح الإنشاء. اختبر بحسابات تجريبية وفق دليل روابط المشاركة. لا يضمن Preview only منع لقطات الشاشة أو التصوير أو الاحتفاظ بالمحتوى بطرق أخرى بصورة كاملة. امنح صلاحيات المواد الحساسة بحذر وتحقق من وسائل الحماية وفق متطلبات المؤسسة.

على سبيل المثال، قد يختار فريق المشروع Can edit للمسؤولين عن تحديث المواد وPreview only لمن يحتاجون عرض النتائج فقط. تحقق من النطاق الفعلي لكل عضو قبل الاستخدام؛ المثال لا يمثل صلاحيات افتراضية.

حدود التفويض للملفات الحساسة: يمثل Preview only دورًا في الواجهة، ولا يضمن عدم تمكن العضو من الحصول على الملف الأصلي كاملًا. إذا كانت متطلبات العمل تمنع أشخاصًا من حيازة الأصل، فلا تعتمد على هذا الدور أو إخفاء خيار التنزيل وحدهما. قبل منح الوصول، اتفق مع مسؤول الأمن على طريقة مناسبة لتسليم المواد وضبط الوصول، وتحقق منها باستخدام عينات غير حساسة.

إدارة الأعضاء والمساحة

1. ابحث عن المساحة في القائمة وافتح قائمة العمليات. اختر Add member أو Permission Management وفق صلاحيات الحساب، ثم راجع الأشخاص والأدوار وأرسل.
2. إذا أدت إضافة الأعضاء إلى الموافقة، فانتظر النتيجة وأعد التحقق من الأعضاء وصلاحياتهم الفعلية. إذا كان الطلب قيد المعالجة، فاتبع تعليمات الصفحة وتجنب إرساله مرة أخرى.
3. استخدم Rename space لتغيير الاسم أو Exit space لمغادرة المساحة بنفسك؛ تحقق من الأثر قبل المتابعة.
4. تؤثر Dissolve space في الأعضاء والوصول إلى الملفات المعتمدة على المساحة. تحقق من الصلاحية ورتب الاحتفاظ بالبيانات ونقلها وأبلغ الأعضاء المعنيين قبل التنفيذ. مغادرة المساحة ليست حلها؛ اسأل المسؤول مسبقًا عن إمكانية الاستعادة.

لا يثبت تغير دور العضو المعروض على الصفحة اكتمال تحديث الخادم. عند ظهور خطأ أو غموض النتيجة، حدّث الصفحة وأعد فحص الأعضاء والصلاحيات دون تكرار الإرسال. عند تسليم الملكية لا تعتمد على قائمة الأدوار وحدها لإثبات انتقال جميع صلاحيات المالك؛ فقد تظل عمليات مثل حل المساحة معتمدة على معلومات المالك الأصلي. اتفق مسبقاً مع المسؤول والدعم الفني على طريقة التسليم، ثم تحقق من الصلاحيات اللازمة بكل حساب معني. عند وجود اختلاف اتصل بالدعم، ولا تحل المساحة بغرض الاختبار.

استكشاف المشكلات

• تعذر العثور على إنشاء أو إدارة: تحقق من صلاحيات الحساب ودور المساحة والسياسة؛ العضوية وحدها لا تمنح صلاحيات الإنشاء أو الإدارة.
• المساحة أو العضو الجديد غير متاح فورًا: تحقق من انتظار الموافقة ونتيجة الطلب، واتصل بالمعتمد أو المسؤول إذا استمرت المشكلة.
• تعذر على عضو رفع الملفات أو تنزيلها أو معاينتها: تحقق من الدور وحالة سريانه وحالة المساحة والسياسة ودعم الملف، ثم راجع رسالة الصفحة.
• تغيير الدور لا يعطي النتيجة المتوقعة: أعد فحص الأعضاء والأدوار وتأكد من اكتمال العملية واطلب من المسؤول فحص السياسة المطبقة.

متابعة تقدم الموافقة على المساحة

عندما يتطلب إنشاء مساحة أو إضافة عضو موافقة، افتح Space Approval في مساحة عمل FileLink للعثور على طلبات المساحات المشتركة والأعضاء التي بدأها الحساب الحالي. تنقل بين Pending وApproved وAll Approvals واستخدم الكلمات المفتاحية والتنقل بين الصفحات. تتضمن القائمة اسم المساحة ومقدم الطلب والحالة ووقت الإنشاء. تحقق من وقت إنشاء كل سجل معني؛ لا تفترض أن النتائج صُفّيت لمجرد اختيار نطاق تواريخ. تستند أسماء عناصر التحكم هنا إلى الواجهة الإنجليزية.

قد تتضمن قائمة Approved طلبات ملغاة أو مسحوبة أيضاً، لذا لا يعني ظهور الطلب فيها أنه حظي بالموافقة. تحقق من الحالة الفعلية، ثم عُد إلى المساحة المشتركة للتأكد من سريان المساحة وصلاحيات الأعضاء فعلياً. راجع معالجة موافقات FileLink لإجراءات المعتمِد. إذا لم تجد الطلب، فتحقق من حساب الدخول ونجاح تقديم الطلب والحالة والكلمات المفتاحية، ثم اتصل بمسؤول مخوّل.

رفع ملفات بالاسم نفسه

تحقق من المجلد الوجهة وصلاحيات الأعضاء قبل الرفع. راجع تعارض الأسماء عند الرفع والنسخ والنقل لمعرفة كيفية الكتابة فوق الملف أو الاحتفاظ بالملفين ومعالجة التعارض عند النسخ أو النقل. قبل الكتابة فوق ملف مشترك، تحقق من الأثر مع الأعضاء المعنيين.