معالجة موافقات FileLink
عندما تتطلب سياسة المؤسسة الموافقة، قد تدخل طلبات الإرسال أو المشاركة أو الجمع أو التسليم عن بُعد أو المساحة المشتركة مسار موافقة. يعتمد التشغيل على السياسة والطلب؛ لا تفترض أن كل عملية تحتاج موافقة.
يجب على المعتمد مراجعة الطلب ومتطلبات المؤسسة قبل القرار. موافقة مرحلة واحدة لا تعني بالضرورة انتهاء المسار أو تسليم الملفات أو صلاحية الرابط أو سريان عضوية المساحة.
لمعالجة طلب موجود، يمكن لمن لديه صلاحيتا العرض والمعالجة المناسبتان الانتقال مباشرة إلى البحث عن الموافقات أدناه دون إعادة إعداد السياسة أو القالب لكل طلب. عند الحاجة إلى تفعيل الموافقة أو تعديلها، يراجع المسؤول المخول الإعدادات الموجودة أولاً ويعدلها ويختبرها وفق الخطوات أدناه عند الضرورة فقط. لا يؤدي حفظ الإعدادات وحده إلى إنشاء طلب.
تجهيز شروط الموافقة بواسطة المسؤول
- أعد قالبًا ومعتمدين مناسبين لنوع العمل، وتأكد من امتلاك حسابات المسؤولين صلاحية المعالجة. راجع سياسات وشروط تشغيل الإرسال والمشاركة والجمع والمساحات المشتركة كلًا على حدة.
- على سبيل المثال، عندما تتطلب عمليات المساحة المشتركة موافقة، تحقق أولاً من حالة السياسة المطبقة على مقدم الطلب والحسابات السارية ضمن MFT Security في إدارة FileLink. أعد استخدام إعداد مناسب؛ لا يعدّله مسؤول مخوّل إلا عند الحاجة وفق سياسة المساحة المشتركة.
- تحقق من مفتاح موافقة المساحة المشتركة والقالب المطبق في سياسة القرص. إذا أُجريت تغييرات فاحفظ السياسة كاملة وأعد التحقق من القالب وإسناد الحسابات؛ لا حاجة لإعادة الحفظ إن لم يتغير شيء. قد يؤثر تغيير الحسابات في الإسناد المباشر لسياسات أخرى من النوع نفسه.
- أنشئ مساحة أو أضف أعضاء بحساب تجريبي وبيانات غير حساسة. تأكد من دخول الطلب مسار الموافقة، ودع المعتمد المحدد يعالجه ثم افحص الحالة النهائية للمساحة أو العضو. لا يعني حفظ الإعداد اكتمال الموافقة أو سريان الوصول.
- للإرسال أو المشاركة أو الجمع أو التسليم عن بُعد، اضبط سياسة وشروط كل وظيفة واختبرها منفصلة. انظر الإرسال العادي وروابط المشاركة وجمع الملفات والتسليم عن بُعد.
السياسة ذات الصلة: إعدادات سياسة المساحات المشتركة
العثور على طلب
- سجل الدخول بحساب مكلّف بالطلب ولديه الصلاحيات الإدارية اللازمة، ثم افتح الموافقات في إدارة FileLink.
- اختر العرض المناسب: Pending للطلبات المنتظرة، وApproved للطلبات المعالجة، وCC'd to me للنسخ المرسلة إليك، وAll Approvals للطلبات المرئية للحساب. استلام نسخة لا يخول المعالجة بدلًا من المعتمد.
- رشح بالكلمات أو نوع الطلب عند الحاجة وافحص الصفحات. افتح التفاصيل وراجع مقدم الطلب والنوع ووقت الإنشاء والحالة الحالية.
رؤية الطلب لا تعني بالضرورة صلاحية اعتماده. إذا غاب Approve أو Reject عن التفاصيل، فتحقق من المرحلة الحالية وما إذا كنت المعتمد المنتظر وصلاحيات الحساب.
المراجعة واتخاذ القرار
- راجع الطلب ومسار الموافقة. حسب النوع، افحص الملفات أو المستلمين أو أعضاء المساحة أو المعلومات المعروضة، وراجع أي تنبيه محتوى حساس وفق قواعد المؤسسة.
- اتبع متطلبات أمن البيانات عند عرض المرفقات أو تنزيلها. يعتمد التنزيل على صلاحيات المعتمد الحالي؛ لا تفترض أن كل الطلبات تسمح به.
- اختر Approve عندما تكفي المعلومات وتستوفي المتطلبات. يرسل الاختيار القرار الحالي؛ تحقق من العنصر والمحتوى قبل التنفيذ.
- وإلا فاختر Reject. يُنصح بإدخال سبب واضح وذي صلة قبل التأكيد، دون معلومات حساسة غير مرتبطة.
- ارجع إلى القائمة أو افتح التفاصيل مجددًا للتحقق من المرحلة والمسار كاملًا. إذا بقيت مراحل لاحقة، فانتظر المعتمدين التاليين.
تتيح بعض العناصر المنتظرة موافقة أو رفضًا سريعًا من القائمة، وهو أيضًا يرسل قرارًا. افتح التفاصيل أولًا للملفات الحساسة أو المعلومات غير المكتملة.
التحقق من نتيجة العمل
- إرسال الملفات أو التسليم عن بُعد: تحقق من مهمة الإرسال وحالة كل هدف. الموافقة لا تعني استلام كل مستلم أو وصول الملفات للتخزين البعيد.
- روابط المشاركة أو الجمع: تحقق من الحالة والصلاحية وشروط الوصول قبل الاستخدام.
- طلبات المساحة أو العضوية: تحقق من سريان المساحة والأعضاء والأدوار وفق الطلب.
إذا لم تتحدث النتيجة كما هو متوقع، فسجل اسم الطلب والوقت ورسالة الصفحة واتصل بالمسؤول أو الدعم الفني. تجنب تكرار الطلبات أو إرسال الملفات قبل التحقق من النتيجة الأصلية.
استكشاف المشكلات
- الطلب غير موجود: تحقق من العرض والنوع والكلمات والصفحات، واسأل مقدم الطلب عن نجاح الإرسال والمرحلة الحالية.
- يمكن العرض لكن لا يمكن الاعتماد: تحقق مما إذا كنت مستلم نسخة فقط، ومن وصول دورك وصلاحيات الحساب.
- فشلت الموافقة: راجع الرسالة وحدّث الحالة؛ قد يكون معتمد آخر عالج الطلب أو تغير المسار، فلا تكرر دون تحقق.
- الموافقة تمت لكن العمل لم يكتمل: افحص المراحل المتبقية ثم تحقق من حالة المهمة أو الرابط أو العضو في صفحة العمل الأصلية.
آخر تحديث