Chính sách thao tác với tệp được phát hiện
Chức năng này mã hóa hoặc giải mã tệp mới được phát hiện theo thư mục, loại tệp và điều kiện kích hoạt. Nó được cấu hình riêng với mã hóa thông minh theo phân loại nội dung nhạy cảm và công cụ quét tệp mã hóa do người dùng vận hành. Lưu, thiết bị nhận, phát hiện và xử lý thực tế là các bước khác nhau; không thể giả định tệp hiện có được xử lý ngay hay mọi thao tác đều được phát hiện. Nội dung sau dùng thiết bị Windows làm ví dụ; cần kiểm chứng riêng các nền tảng và ứng dụng khác.
Chuẩn bị trước khi cấu hình
- Dùng tài khoản có quyền quản lý chính sách mã hóa tài liệu; xác nhận thiết bị thử đã đăng ký, có giấy phép và nhận được chính sách.
- Thống nhất với người phụ trách nghiệp vụ và thư mục về thư mục đích, mã hóa hoặc giải mã, loại tệp, phạm vi loại trừ, quyền thư mục chia sẻ và ảnh hưởng. Việc xử lý có thể thay đổi trạng thái tệp; chuẩn bị tệp thử không nhạy cảm có thể khôi phục và phương án hoàn tác, không thử trực tiếp thư mục sản xuất.
- Chức năng này không thay thế phát hiện nội dung nhạy cảm, kiểm toán thao tác tệp hoặc quét thủ công; cấu hình và kiểm chứng riêng khi cần.
Cấu hình phạm vi và điều kiện kích hoạt
- Mở Policy trong phần mã hóa tài liệu, tạo hoặc sửa chính sách thử nghiệm rồi kiểm tra tên, phạm vi thiết bị và thời gian hiệu lực.
- Mở Other Settings, chọn và bật File Discovery Actions. Kiểm tra riêng công tắc Folder Change Monitoring và Run After File Operations, không giả định chúng đã đáp ứng yêu cầu.
- Trong Operation Scope, thêm quy tắc, chọn Encrypt hoặc Decrypt, nhập thư mục và nhập hoặc chọn phần mở rộng cố định như
.txt. Khi cần, thêm thư mục và loại không xử lý vào Excluded Paths. Mỗi quy tắc cần loại tệp; kiểm tra cả hai phạm vi và không coi chỉ có loại trừ là đã có phạm vi xử lý. - Nếu bật Folder Change Monitoring, kiểm tra Folder Monitoring Interval và Folder Monitoring Location, chọn Local Files hoặc Shared Files. Độ trễ không âm, nhưng xử lý còn phụ thuộc trạng thái tệp, thiết bị và quyền; không coi độ trễ là hạn hoàn thành.
- Khi giám sát thay đổi thư mục chọn tệp chia sẻ, phạm vi xử lý cần quy tắc thư mục UNC hợp lệ và phần mở rộng cố định, ví dụ
\\server\share\pilot\*và.txtchỉ minh họa định dạng. Không cấu hình mã hóa và giải mã mâu thuẫn cho phạm vi chia sẻ và loại tệp chồng lấp. Xác nhận dịch vụ chia sẻ, quyền và khôi phục rồi thử bằng tệp không nhạy cảm. - Nếu cần, bật riêng Run After File Operations và chọn Local Files hoặc Shared Files trong File Operation Completion Location. Bật một điều kiện không bật điều kiện kia. Xác nhận từng cửa sổ và toàn bộ chính sách, rồi chờ thiết bị thử nhận và áp dụng.
Kiểm chứng và xử lý sự cố
- Trong thư mục thử đã được phê duyệt, chuẩn bị riêng tệp cần xử lý và cần loại trừ; thực hiện thao tác phù hợp điều kiện đã bật. Sau khi chờ, kiểm tra riêng khả năng truy cập và trạng thái mã hóa thực tế; chỉ mở rộng sau khi xác minh theo quy trình tổ chức.
- Kiểm tra đường dẫn, phần mở rộng cố định, hướng xử lý, loại trừ, công tắc, độ trễ, giấy phép và quyền thư mục. Khi tệp đang sử dụng, thư mục không truy cập được hoặc xử lý lỗi, lưu thành công không chứng minh đã hoàn tất.
- Trong một số trường hợp thay đổi tệp cục bộ trên Windows, khi bật đồng thời mã hóa thông minh và chức năng này, cả hai có thể không chạy độc lập với cùng một sự kiện; thử cấu hình thực tế. Kiểm chứng riêng thư mục chia sẻ và các điều kiện khác.
- Nếu kết quả sai hoặc ảnh hưởng nghiệp vụ, dừng mở rộng, điều chỉnh hoặc tắt quy tắc theo quy trình tổ chức và kiểm tra khôi phục. Dùng bản sao lưu và phương pháp khôi phục được phê duyệt cho tệp xử lý sai; không xử lý lặp lại dữ liệu sản xuất.
Ngày cập nhật