Kiểm toán email

Bảo mật email cấu hình hành động theo người gửi, người nhận và nội dung nhạy cảm; kiểm toán email dùng để xem bản ghi hoạt động liên quan mà nền tảng đã nhận. Nội dung sau dùng việc gửi email từ thiết bị Windows làm ví dụ; cần kiểm thử riêng các nền tảng, ứng dụng email và cách truy cập khác.

Trạng thái gửi, nhận hoặc chặn trong bản ghi không tự chứng minh email đã đến máy chủ nhận, được người nhận đọc hoặc cấu thành rò rỉ dữ liệu. Cần đối chiếu với hệ thống email và bối cảnh nghiệp vụ.

Xem cấu hình đầy đủ tại Chính sách bảo mật email.

Nếu chỉ tra cứu bản ghi hiện có, hãy dùng tài khoản có quyền xem phù hợp và chuyển trực tiếp đến các bước tra cứu bên dưới. Không cần tạo chính sách hay phát sinh sự kiện thử nghiệm chỉ để tra cứu. Để xác minh bản ghi mới, trước tiên hãy kiểm tra chính sách hiện có đang áp dụng; chỉ người có quyền quản lý chính sách mới điều chỉnh khi cần trước khi thử nghiệm.

Cấu hình bảo mật email

1. Để xác minh sự kiện mới, kiểm tra giấy phép, phạm vi và thời gian hiệu lực của thiết bị thử trong DLP > Policy, bật Email và mở cấu hình. Dùng lại quy tắc phù hợp; thay đổi cần quyền quản lý chính sách.
2. Kiểm tra người gửi, người nhận, nội dung nhạy cảm, thứ tự quy tắc và hành động chính. Chọn Audit để có bản ghi và hành động cảnh báo khi cần cảnh báo. Chọn cảnh báo đồng thời chọn kiểm toán; bỏ kiểm toán sẽ loại cảnh báo. Đánh giá ảnh hưởng chặn trước khi điều chỉnh; xem chương chính sách để biết đầy đủ quy tắc.
3. Nếu thay đổi, lưu cấu hình quy tắc và toàn bộ chính sách rồi chờ thiết bị nhận. Dùng email thử không nhạy cảm được phép để kiểm tra riêng trường hợp khớp, không khớp, bản ghi và cảnh báo cần thiết. Việc lưu không chứng minh thiết bị đã thực thi hoặc báo cáo thành công. Khi xác minh kết quả mới, dù có thay đổi hay không, trước khi thử hãy xác nhận thiết bị thử nghiệm đã nhận chính sách áp dụng; không cần lưu lại khi không thay đổi.

Tra cứu và xem bản ghi

1. Dùng tài khoản quản trị có quyền xem dữ liệu phòng chống thất thoát và truy cập thiết bị liên quan, mở Email trong DLP.
2. Đặt khoảng ngày. Khi mở lần đầu, phạm vi mặc định là hôm nay và hai ngày trước đó; điều chỉnh nếu tìm bản ghi cũ hơn.
3. Nhập từ khóa như phòng ban, người dùng, tài khoản, người gửi, người nhận hoặc chủ đề; đối chiếu địa chỉ, chủ đề, số lượng thông tin nhạy cảm và thời gian trong danh sách.
4. Dùng bộ lọc nâng cao theo phòng ban, người dùng, tài khoản hoặc trạng thái nếu cần. Bộ lọc chỉ áp dụng cho trang đã tải hiện tại; không có kết quả trên một trang không có nghĩa trang khác không có. Khi cần hãy xóa bộ lọc và chuyển trang.
5. Mở chi tiết và xem các thẻ email, thông tin nhạy cảm theo dữ liệu có sẵn. Số lượng và nội dung khớp chỉ hỗ trợ điều tra; cần đánh giá cùng nội dung email, đối tượng nhận và quy tắc tổ chức.

Địa chỉ, chủ đề, nội dung và thông tin nhạy cảm có thể liên quan dữ liệu cá nhân hoặc bí mật kinh doanh. Trước khi xem hoặc chuyển tiếp phải xác nhận mục đích điều tra, quyền truy cập và yêu cầu xử lý dữ liệu của tổ chức.

Xem Email của một thiết bị: Tìm thiết bị trong danh sách, mở Apps trong chi tiết, chọn Open window trên Audit records, rồi chọn Email. Kiểm tra thiết bị, ngày, từ khóa và các trang. Cửa sổ ban đầu bao gồm hôm nay và 29 ngày trước đó, có thể khác trang chức năng. Lối vào này không bật thu thập; lỗi truy vấn cũng có thể làm danh sách trống. Kiểm tra quyền, mạng và việc báo cáo; danh sách trống không chứng minh không có hoạt động. Nút xuất trong cửa sổ này không xuất bản ghi; lấy tài liệu cần thiết riêng theo quy trình của tổ chức.

Xuất và khắc phục sự cố

Danh sách hiện có nút xuất nhưng nút này không thể xuất bản ghi. Nếu cần tài liệu kiểm toán, hỏi quản trị viên hoặc hỗ trợ về cách khác. Danh sách cũng không phải kho lưu đầy đủ nội dung và tệp đính kèm.

• Không tìm thấy email: Kiểm tra chính sách, phạm vi thiết bị, điều kiện người gửi và nhận, quy tắc nhạy cảm và hành động kiểm toán; xác nhận thiết bị nhận chính sách và báo cáo, rồi kiểm tra ngày, bộ lọc, phân trang và phạm vi quản trị viên.
• Nội dung rỗng hoặc không hiển thị: Kiểm tra bản ghi có nội dung khả dụng và thông báo trên trang, đối chiếu thu thập, lưu trữ và quyền; không kết luận email không có nội dung chỉ vì trang rỗng.
• Danh sách thông tin nhạy cảm rỗng: Chỉ có nghĩa chi tiết hiện tại không hiển thị mục khớp, không chứng minh email và tệp đính kèm không nhạy cảm.
• Trạng thái khác hệ thống email: Ghi trạng thái, thời gian và đối tượng riêng, liên hệ quản trị viên email để đối chiếu; không dùng trang kiểm toán làm kết luận giao thành công duy nhất.
• Email bị chặn ngoài ý muốn: Kiểm tra hành động chính, thứ tự quy tắc, đối tượng và điều kiện nhạy cảm; xử lý tác động theo quy trình tổ chức trước khi điều chỉnh và thử lại.