Xử lý phê duyệt mã hóa tài liệu trong suốt

Mục phê duyệt dùng xem và xử lý yêu cầu giải mã tệp, gửi tệp, điều chỉnh thuộc tính bảo mật, giải mã email và thêm thời gian ngoại tuyến. Yêu cầu nhìn thấy phụ thuộc cấu hình nghiệp vụ, việc gửi thực tế và quyền tài khoản. Phê duyệt một bước, hoàn tất toàn bộ quy trình và thực thi trên thiết bị là các trạng thái khác nhau, cần kiểm tra riêng.

Gửi qua phê duyệt khác gửi trực tiếp: cách đầu xử lý yêu cầu theo quy trình; bản ghi phát hành gói tự tạo xem tại Bản ghi và thu hồi gói tự phát hành. Không dùng một danh sách để suy ra bản ghi có trong danh sách kia.

Cấu hình điều kiện nghiệp vụ

Khi xử lý yêu cầu đã có, người có quyền phê duyệt phù hợp có thể chuyển thẳng đến “Tìm và xử lý yêu cầu” bên dưới, không cần cấu hình lại chính sách hay quy trình cho từng yêu cầu. Khi cần bật phê duyệt hoặc xác minh yêu cầu mới, trước tiên kiểm tra quy trình và chính sách hiện có của nghiệp vụ đó. Chỉ khi chưa đáp ứng, người có quyền quản lý tương ứng mới cấu hình theo bảng, lưu toàn bộ chính sách và chờ thiết bị thử nghiệm nhận:

Nghiệp vụ	Cấu hình cần thiết
Giải mã tệp	Mở giải mã tệp, chọn hỗ trợ qua phê duyệt và đặt quy trình mặc định; xem giải mã tệp và phê duyệt.
Gửi tệp	Mở gửi tệp, chọn hỗ trợ qua phê duyệt và đặt phạm vi tệp, quy trình, thời hạn sau phê duyệt; xem gửi tệp.
Điều chỉnh thuộc tính bảo mật	Mở thuộc tính, chọn phạm vi kiểm tra, bật gửi phê duyệt và chọn quy trình; xem quản lý thuộc tính bảo mật.
Thêm thời gian ngoại tuyến	Trong cấu hình nâng cao chọn giới hạn thời gian an toàn, nhập thời lượng, bật phê duyệt thêm thời gian và chọn quy trình; xem truy cập ngoại tuyến.
Giải mã email	Trong cấu hình nâng cao bật cho phép giải mã qua phê duyệt, chọn quy trình và cách dùng tài khoản gửi; xem giải mã email.

Sau khi xác nhận từng cửa sổ vẫn phải lưu toàn bộ chính sách. Khi thiết bị đã nhận, người yêu cầu còn phải gửi yêu cầu theo nghiệp vụ thì người phê duyệt mới có thể thấy tác vụ trong phạm vi quyền. Người phê duyệt cần quyền xem, xử lý và chỉ truy cập thông tin tệp, nhân sự tối thiểu cần thiết.

Tìm và xử lý yêu cầu

1. Chuyển sang mã hóa tài liệu trong suốt và mở trang phê duyệt. Chọn chờ phê duyệt, đã phê duyệt, sao gửi cho tôi hoặc tất cả theo nhu cầu; phạm vi các thẻ khác nhau, và tất cả vẫn bị giới hạn bởi quyền và phạm vi tài khoản. Tên các thẻ trên giao diện là Pending, Approved, CC'd to me và All Approvals.
2. Lọc theo loại và từ khóa, mở yêu cầu đích, kiểm tra người yêu cầu, thiết bị, mục đích, tệp và trạng thái hiện tại. Nếu không thấy, xóa bộ lọc và xác nhận yêu cầu đã được gửi.
3. Với yêu cầu mình xử lý, xác minh nhu cầu nghiệp vụ, tệp và phạm vi người nhận. Chọn chấp thuận nếu phù hợp hoặc từ chối nếu không; nhập giải thích theo hướng dẫn và xác nhận. Tên thao tác trên giao diện là Approve và Reject.
4. Nếu có chuyển xử lý, chọn người nhận được phép và gửi theo hướng dẫn. Chuyển là giao người khác xử lý, không đồng nghĩa chấp thuận; nút phụ thuộc trạng thái, quyền và người nhận khả dụng. Tên thao tác trên giao diện là Transfer.
5. Trở lại danh sách hoặc mở lại yêu cầu, kiểm tra trạng thái mới và lịch sử. Nếu còn bước sau, chờ phê duyệt tiếp; khi quy trình kết thúc, kiểm tra thiết bị nhận kết quả và tệp hoặc email đã được xử lý như dự kiến chưa.

Bản ghi tạo gói qua phê duyệt trong chi tiết gửi tệp và danh sách gói tự tạo hiển thị riêng. Có bản ghi hoặc phê duyệt không chứng minh người nhận đã nhận hoặc mở tệp.

Nhập mã yêu cầu ngoại tuyến

Nếu nghiệp vụ cung cấp mã do thiết bị tạo, chọn nhập mã yêu cầu ngoại tuyến trong trang phê duyệt, dán mã và nhập. Sau khi thành công kiểm tra tác vụ thêm thời gian trong danh sách chờ; nếu thất bại kiểm tra mã hợp lệ, có nhập trùng không và làm theo thông báo. Tên nút trên giao diện là Import offline application code và Import.

Nhập chỉ tạo tác vụ phê duyệt, không có nghĩa đã phê duyệt hoặc thiết bị được thêm thời gian. Cách lấy mã và trả kết quả phải theo thông báo thực tế và quy trình tổ chức; không gửi mã cho người không liên quan.

Khắc phục sự cố

• Không có yêu cầu: Kiểm tra mô-đun, thẻ, loại, từ khóa, chính sách, quy trình, việc nhận trên thiết bị, việc gửi và phạm vi tài khoản.
• Không có nút xử lý hoặc chuyển: Kiểm tra tác vụ còn chờ, bản thân có là người xử lý hiện tại và có quyền không; chuyển còn cần người nhận khả dụng.
• Gửi thất bại: Ghi thông báo, kiểm tra mạng và quyền, làm mới xem người khác đã xử lý chưa trước khi quyết định thử lại.
• Phê duyệt nhưng nghiệp vụ chưa hoàn tất: Phân biệt bước hiện tại, toàn bộ quy trình và thực thi thiết bị; kiểm tra bước sau, trạng thái thiết bị và kết quả tệp hoặc email.
• Nút xuất không có kết quả: Không giả định tệp đã được tạo; liên hệ hỗ trợ theo quy trình tổ chức để xác nhận cách lấy bản ghi.