Cảnh báo email

Bảo mật email cấu hình hành động theo người gửi, người nhận và nội dung nhạy cảm; kiểm toán email dùng để xem bản ghi hoạt động liên quan mà nền tảng đã nhận. Nội dung sau dùng việc gửi email từ thiết bị Windows làm ví dụ; cần kiểm thử riêng các nền tảng, ứng dụng email và cách truy cập khác.

Trạng thái gửi, nhận hoặc chặn trong bản ghi không tự chứng minh email đã đến máy chủ nhận, được người nhận đọc hoặc cấu thành rò rỉ dữ liệu. Cần đối chiếu với hệ thống email và bối cảnh nghiệp vụ.

Xem cấu hình đầy đủ tại Chính sách bảo mật email.

Nếu chỉ xem cảnh báo hiện có, hãy dùng tài khoản có quyền xem cảnh báo phù hợp và chuyển trực tiếp đến bước tra cứu bên dưới. Không cần sửa chính sách hay phát sinh sự kiện thử nghiệm chỉ để tra cứu. Để xác minh cảnh báo mới, trước tiên hãy kiểm tra quy tắc hiện có áp dụng và công tắc cảnh báo; chỉ người có quyền quản lý chính sách mới điều chỉnh khi cần trước khi thử nghiệm.

Cấu hình bảo mật email

1. Để xác minh sự kiện mới, kiểm tra giấy phép, phạm vi và thời gian hiệu lực của thiết bị thử trong DLP > Policy, bật Email và mở cấu hình. Dùng lại quy tắc phù hợp; thay đổi cần quyền quản lý chính sách.
2. Kiểm tra người gửi, người nhận, nội dung nhạy cảm, thứ tự quy tắc và hành động chính. Chọn Audit để có bản ghi và hành động cảnh báo khi cần cảnh báo. Chọn cảnh báo đồng thời chọn kiểm toán; bỏ kiểm toán sẽ loại cảnh báo. Đánh giá ảnh hưởng chặn trước khi điều chỉnh; xem chương chính sách để biết đầy đủ quy tắc.
3. Nếu thay đổi, lưu cấu hình quy tắc và toàn bộ chính sách rồi chờ thiết bị nhận. Dùng email thử không nhạy cảm được phép để kiểm tra riêng trường hợp khớp, không khớp, bản ghi và cảnh báo cần thiết. Việc lưu không chứng minh thiết bị đã thực thi hoặc báo cáo thành công. Khi xác minh kết quả mới, dù có thay đổi hay không, trước khi thử hãy xác nhận thiết bị thử nghiệm đã nhận chính sách áp dụng; không cần lưu lại khi không thay đổi.

Trong quy tắc email, chọn Alert hoặc Risk Review cũng chọn Audit; bỏ Audit sẽ xóa cả hai hành động phụ thuộc. Kiểm tra tổ hợp hành động trước khi lưu và thử việc thực thi, báo cáo trên thiết bị thí điểm. Mở DLP > Alerts, lọc theo ngày, thiết bị và loại rồi xem chi tiết có sẵn. Kiểm tra cảnh báo riêng với bản ghi email; nút xuất của danh sách cảnh báo không thể xuất dữ liệu.

Kiểm tra cảnh báo email

Để xác minh cảnh báo mới, sau khi cấu hình quy tắc email trong chương này và chọn cảnh báo, chờ thiết bị thử nghiệm áp dụng chính sách, thực hiện thử nghiệm có kiểm soát và gửi dữ liệu. Cảnh báo và bản ghi kiểm toán email được tạo và truy vấn riêng; sự xuất hiện của một loại không bảo đảm loại còn lại đã được tạo.

1. Dùng tài khoản quản trị có quyền xem cảnh báo của thiết bị liên quan, mở DLP > Alerts. Mặc định danh sách truy vấn hôm nay và 29 ngày lịch trước đó; điều chỉnh ngày khi cần. Từ khóa và bộ lọc nâng cao áp dụng cho cảnh báo đã tải.

2. Tìm theo thiết bị, loại, nội dung, mức độ và trạng thái; đối chiếu người gửi, người nhận, chủ đề và thời gian thử nghiệm được hiển thị. Thông tin có thể nhạy cảm về cá nhân hoặc kinh doanh, nên cần hạn chế truy cập và chia sẻ theo quy định tổ chức.

3. Chọn View ở dòng đích. Khi mở cảnh báo chưa đọc, trang sẽ thử đánh dấu đã đọc; chi tiết vẫn có thể mở nếu thao tác thất bại, vì vậy hãy quay lại danh sách kiểm tra trạng thái thực tế. Cũng có thể chọn Mark as read cho mục chưa đọc.

4. Với nhiều mục, chọn Batch selection, chọn đối tượng, chọn Mark as read và kiểm tra kết quả. Đã đọc chỉ là trạng thái đọc, không có nghĩa rủi ro đã được xử lý, sự kiện đã đóng hay email đã được thu hồi. Tiếp tục kiểm tra kiểm toán email và việc gửi thực tế theo quy trình tổ chức.

5. Nếu không thấy cảnh báo, kiểm tra phạm vi chính sách, điều kiện quy tắc, cảnh báo và kiểm toán liên kết, việc áp dụng và báo cáo của thiết bị, ngày, bộ lọc và quyền. Nút xuất của danh sách không thực hiện xuất; không coi danh sách trống hoặc nút này là bằng chứng kiểm toán đầy đủ.

Phạm vi xử lý hàng loạt: Thao tác đánh dấu hàng loạt chỉ xử lý cảnh báo đã chọn còn nằm trong kết quả lọc hiện tại. Cảnh báo đã chọn trước đó nhưng bị ẩn sau khi đổi từ khóa hoặc bộ lọc nâng cao không được xử lý; truy vấn lại thành công sẽ xóa lựa chọn trước. Hãy kiểm tra lại bộ lọc và các mục đã chọn trước khi thao tác, rồi xác nhận trạng thái đã đọc của những cảnh báo dự kiến.

Kiểm toán email và khắc phục sự cố

Danh sách kiểm toán email có nút xuất nhưng nút này không thể xuất bản ghi. Nếu cần tài liệu kiểm toán, hỏi quản trị viên hoặc hỗ trợ về cách khác. Danh sách kiểm toán không phải kho lưu đầy đủ nội dung và tệp đính kèm. Xem đường dẫn và các bước truy vấn tại Kiểm toán email.

• Không tìm thấy email: Kiểm tra chính sách, phạm vi thiết bị, điều kiện người gửi và nhận, quy tắc nhạy cảm và hành động kiểm toán; xác nhận thiết bị nhận chính sách và báo cáo, rồi kiểm tra ngày, bộ lọc, phân trang và phạm vi quản trị viên.
• Nội dung rỗng hoặc không hiển thị: Kiểm tra bản ghi có nội dung khả dụng và thông báo trên trang, đối chiếu thu thập, lưu trữ và quyền; không kết luận email không có nội dung chỉ vì trang rỗng.
• Danh sách thông tin nhạy cảm rỗng: Chỉ có nghĩa chi tiết hiện tại không hiển thị mục khớp, không chứng minh email và tệp đính kèm không nhạy cảm.
• Trạng thái khác hệ thống email: Ghi trạng thái, thời gian và đối tượng riêng, liên hệ quản trị viên email để đối chiếu; không dùng trang kiểm toán làm kết luận giao thành công duy nhất.
• Email bị chặn ngoài ý muốn: Kiểm tra hành động chính, thứ tự quy tắc, đối tượng và điều kiện nhạy cảm; xử lý tác động theo quy trình tổ chức trước khi điều chỉnh và thử lại.