FileLink 승인 처리

조직 정책에서 승인을 요구하면 파일 전송, 공유, 수집, 원격 전달 또는 공유 공간 요청이 승인 절차로 들어갈 수 있습니다. 승인 발생 여부는 적용 정책과 요청에 따라 달라지며 모든 작업에 반드시 승인이 필요한 것은 아닙니다.

승인자는 결정 전에 요청과 조직 요구사항을 검토해야 합니다. 한 단계의 승인이 전체 절차 완료, 파일 전달, 링크 사용 가능 또는 공간 구성원 자격의 적용을 반드시 의미하지는 않습니다.

기존 신청을 처리할 때 적절한 조회 및 처리 권한이 있는 담당자는 아래 승인 검색으로 바로 이동할 수 있으며 신청마다 정책이나 템플릿을 다시 설정할 필요가 없습니다. 승인을 활성화하거나 조정할 때는 관리 권한이 있는 담당자가 기존 설정을 먼저 확인하고 필요한 경우에만 아래 단계에 따라 변경하고 시범 검증합니다. 설정 저장만으로 신청이 생성되지는 않습니다.

관리자: 승인 조건 준비

1. 업무 유형에 적합한 승인 템플릿과 승인자를 준비하고 관리자 계정에 처리 권한이 있는지 확인합니다. 전송, 공유, 수집 및 공유 공간의 정책과 발생 조건을 각각 확인합니다.
2. 예를 들어 공유 공간 작업에 승인이 필요한 경우 FileLink 관리의 MFT Security에서 신청자에게 적용되는 기존 정책의 활성 상태와 적용 계정을 먼저 확인합니다. 적합한 설정은 재사용하고 필요한 경우에만 권한 있는 관리자가 공유 공간 정책에 따라 조정합니다.
3. 드라이브 정책의 공유 공간에서 승인 흐름 활성화 여부와 적용 템플릿을 확인합니다. 변경한 경우 전체 정책을 저장하고 템플릿과 계정 할당을 다시 확인하며, 변경하지 않았다면 다시 저장할 필요가 없습니다. 계정 변경은 다른 동종 정책의 직접 할당에 영향을 줄 수 있습니다.
4. 시험 계정과 민감하지 않은 정보로 공유 공간을 생성하거나 구성원을 추가합니다. 요청이 승인으로 넘어가는지 확인하고 지정된 승인자가 처리한 뒤 공간 또는 구성원의 최종 상태를 확인합니다. 설정 저장이 승인 완료나 접근 적용을 의미하지는 않습니다.
5. 전송, 공유, 수집 또는 원격 전달은 각 기능의 적용 정책과 승인 조건을 구성하고 각각 시험합니다. 일반 전송, 공유 링크, 파일 수집, 원격 전달을 참조하십시오.

관련 정책: 공유 공간 정책 설정

승인 요청 찾기

1. 요청을 처리하도록 지정되고 필요한 관리자 권한이 있는 계정으로 로그인한 뒤 FileLink 관리 영역에서 승인을 엽니다.
2. 적절한 보기를 선택합니다. Pending은 대기 항목, Approved는 처리된 항목, CC'd to me는 참조 항목, All Approvals는 계정에서 볼 수 있는 모든 승인 항목입니다. 참조자로 지정된 것만으로 승인자 대신 처리할 권한이 생기는 것은 아닙니다.
3. 필요하면 키워드 또는 요청 유형으로 필터링하고 페이지를 확인합니다. 요청을 열어 요청자, 유형, 생성 시간 및 현재 상태를 검토합니다.

목록에서 볼 수 있다고 해서 반드시 승인 권한이 있는 것은 아닙니다. 상세에 Approve 또는 Reject가 없으면 현재 단계, 본인의 대기 승인자 여부 및 계정 권한을 확인합니다.

검토 및 결정

1. 요청과 승인 절차를 검토합니다. 유형에 따라 파일, 수신자, 공간 구성원 및 기타 표시 정보를 확인하고 민감한 콘텐츠 안내가 있다면 조직 규칙에 따라 검토합니다.
2. 첨부 파일을 보거나 다운로드할 때 데이터 보안 요구사항을 따릅니다. 다운로드 가능 여부는 현재 승인자의 권한에 따라 달라지므로 모든 요청에서 다운로드할 수 있다고 가정하지 마십시오.
3. 정보가 충분하고 요구사항을 충족하면 Approve를 선택합니다. 이는 현재 단계의 결정을 제출하므로 선택 전에 대상과 내용을 확인합니다.
4. 그렇지 않으면 Reject를 선택합니다. 확인하기 전에 대화상자에 관련 없는 민감한 정보를 넣지 않고 명확하고 적절한 사유를 기재하는 것이 좋습니다.
5. 목록으로 돌아가거나 상세를 다시 열어 현재 단계와 전체 절차를 확인합니다. 이후 단계가 남아 있다면 다음 승인자를 기다립니다.

일부 대기 항목은 목록에서 빠른 승인 또는 반려를 제공합니다. 이 작업도 결정을 제출하므로 파일이 민감하거나 정보가 불완전하면 먼저 상세를 엽니다.

업무 결과 확인

• 파일 전송 또는 원격 전달: 전송 작업과 각 대상의 상태를 확인합니다. 승인이 모든 수신자의 접근 또는 원격 저장소의 수신을 의미하지는 않습니다.
• 공유 또는 수집 링크: 사용 전에 상태와 만료 및 접근 조건을 확인합니다.
• 공유 공간 또는 구성원 요청: 요청대로 공간, 구성원 및 역할이 적용되었는지 확인합니다.

결과가 예상대로 갱신되지 않으면 요청 이름, 시간 및 화면 메시지를 기록하고 해당 관리자 또는 기술 지원에 문의합니다. 원래 결과를 확인하기 전에 요청을 중복 제출하거나 파일을 다시 보내지 마십시오.

문제 해결

• 요청을 찾을 수 없음: 보기, 유형, 키워드 및 페이지를 확인합니다. 요청자에게 제출 성공 여부와 현재 단계를 문의합니다.
• 볼 수 있지만 승인할 수 없음: 참조자만 해당하는지, 자신의 차례가 되었는지, 계정에 권한이 있는지 확인합니다.
• 승인 실패: 메시지를 확인하고 상태를 새로 고칩니다. 다른 승인자가 처리했거나 절차가 변경되었을 수 있으므로 확인 없이 반복하지 마십시오.
• 승인 후 업무가 완료되지 않음: 남은 승인 단계가 있는지 확인한 후 원래 업무 페이지에서 작업, 링크 또는 구성원 상태를 확인합니다.