ตั้งค่าแม่แบบอนุมัติและตรวจสอบกระบวนการ

แม่แบบอนุมัติกำหนดผู้ร่วมอนุมัติ ขั้นตอน และตัวเลือกที่เกี่ยวข้อง การเริ่มอนุมัติยังขึ้นอยู่กับนโยบายหรือกฎของงานนั้น การสร้างแม่แบบไม่ได้ทำให้ทุกงานต้องอนุมัติโดยอัตโนมัติ ต้องตรวจสอบวัตถุประสงค์และขอบเขตผู้ที่เลือกได้แยกตามงาน ชื่อรายการควบคุมต่อไปนี้อ้างอิงอินเทอร์เฟซภาษาอังกฤษ และอาจต่างกันเมื่อใช้ภาษาคอนโซลอื่น

หน้านี้อธิบายแม่แบบปกติและยกตัวอย่างการลบลายน้ำไฟล์เพื่อแสดงการทำงานร่วมกับนโยบาย แม่แบบอนุมัติเสมือนมีวิธีทำงานต่างกัน ไม่ควรถือว่าแทนการอนุมัติโดยบุคคลได้เท่ากัน

หากแม่แบบอนุมัติเดิมตรงตามวัตถุประสงค์ ผู้อนุมัติ และขั้นตอนของงาน สามารถตรวจการอ้างอิงในนโยบายงานและใช้ต่อได้โดยไม่ต้องสร้างใหม่ทุกคำขอ ขั้นตอนสร้างด้านล่างใช้เมื่อจำเป็นต้องมีแม่แบบใหม่เท่านั้น เฉพาะผู้มีสิทธิ์ที่เหมาะสมจึงปรับแม่แบบหรือนโยบายงานได้ และการบันทึกแม่แบบเพียงอย่างเดียวไม่สร้างคำขอ

เตรียมก่อนตั้งค่า

• การจัดการแม่แบบอนุมัติ การเปลี่ยนนโยบายงานเป้าหมาย และการดูหรือจัดการอนุมัติ ต่างต้องมีสิทธิ์ที่เกี่ยวข้อง ผู้มีสิทธิ์หลายคนสามารถทำงานร่วมกันได้ กำหนดวัตถุประสงค์ ขั้นตอน ผู้อนุมัติ และขอบเขตนำร่อง
• ตรวจสอบว่าบัญชีผู้อนุมัติใช้งานได้ กำหนดวิธีจัดการโหนดผิดปกติ ผู้รับผิดชอบไม่อยู่ และงานเร่งด่วนตามกฎองค์กร เตรียมไฟล์ทดสอบที่ไม่มีข้อมูลอ่อนไหว อุปกรณ์นำร่อง และผู้เข้าร่วมที่ได้รับแจ้ง
• ตรวจสอบวัตถุประสงค์ที่งานต้องใช้ การถอดรหัสไฟล์ การส่งไฟล์ออก และการลบลายน้ำไฟล์ใช้แทนกันไม่ได้จากชื่อแม่แบบเพียงอย่างเดียว

สร้างแม่แบบอนุมัติปกติ

1. เปิด Approval Template (แม่แบบอนุมัติ) ใน Objects & Templates และเลือกสร้างแม่แบบปกติ
2. ใน General Settings (การตั้งค่าทั่วไป) กรอกชื่อและคำอธิบายที่จำเป็น เลือกประเภทวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้อง เช่น เลือก Remove file watermark สำหรับคำขอลบลายน้ำ ต้องเลือกวัตถุประสงค์ที่หน้าเสนออย่างน้อยหนึ่งรายการ
3. ตรวจสอบ When approver node is exceptional (เมื่อโหนดผู้อนุมัติผิดปกติ) ซึ่งมี Auto approve (อนุมัติอัตโนมัติ) หรือ Auto reject (ปฏิเสธอัตโนมัติ) ให้เลือกตามความเสี่ยงขององค์กร ไม่เลือกอนุมัติอัตโนมัติเพียงเพราะสะดวก
4. ใน Workflow Settings (ตั้งค่ากระบวนการ) เพิ่มขั้นอนุมัติ กรอกชื่อ เลือกวิธีอนุมัติหลายคนและผู้อนุมัติ แล้วบันทึกขั้นตอน หากมีหลายขั้นให้ตรวจสอบลำดับและบุคคล การบันทึกขั้นเดียวไม่ใช่การบันทึกแม่แบบทั้งหมด
5. All Must Approve ต้องให้สมาชิกทุกคนเห็นชอบ ส่วน Any Can Approve ให้คนหนึ่งเห็นชอบได้ เลือกตามกฎองค์กรและทดสอบลำดับหลายขั้นด้วยคำขอที่ควบคุม
6. ตั้ง Allow transfer approval (อนุญาตส่งต่อ) ผู้รับส่งต่อ และผู้รับสำเนาตามต้องการ เมื่อเปิดส่งต่อต้องเลือกผู้รับ ผู้อนุมัติและผู้รับส่งต่ออาจมีข้อจำกัดไม่ให้ซ้ำหรือจำกัดตามงาน หลังเปลี่ยนวัตถุประสงค์ สวิตช์ หรือบุคคลให้ตรวจรายชื่อทุกขั้น ผู้รับส่งต่อและสำเนาอีกครั้ง การปิดส่งต่อไม่รับประกันว่าผู้รับเดิมถูกล้างอัตโนมัติ
7. ตรวจสอบและบันทึกแม่แบบทั้งหมด แล้วดูชื่อและวัตถุประสงค์ในรายการ การบันทึกไม่ได้หมายความว่านโยบายเลือกแม่แบบหรือคำขอได้รับอนุมัติแล้ว

การจัดการข้อผิดปกติอาจทำงานเมื่อผู้อนุมัติที่รอดำเนินการถูกลบ หรือสำหรับคำขอจากอุปกรณ์ ผู้อนุมัติไม่มีขอบเขตจัดการอุปกรณ์นั้นอีกต่อไป Auto approve อาจทำให้ขั้นตอนผ่านเงื่อนไขและดำเนินต่อโดยผู้อนุมัติคนนั้นไม่ต้องดำเนินการ และหากเป็นขั้นสุดท้ายอาจทำให้กระบวนการได้รับอนุมัติ Auto reject อาจปฏิเสธและสิ้นสุดทั้งกระบวนการ ผลยังขึ้นอยู่กับการตั้งค่าขั้นตอน ผู้อนุมัติอื่น และประเภทคำขอ ควรดูแลผู้อนุมัติและขอบเขตจัดการเป็นประจำ และทดสอบข้อผิดปกติด้วยคำขอที่ควบคุม อย่าถือว่าการอนุมัติอัตโนมัติเป็นการตรวจสอบโดยบุคคล

เมื่อแก้ไขแม่แบบเดิม: หากชื่อ วัตถุประสงค์ ขั้นตอน หรือรายชื่อโหลดไม่ถูกต้อง อย่าถือช่องว่างเป็นค่าที่บันทึกไว้หรือบันทึกต่อ ให้กลับไปรายการ เปิดใหม่และตรวจสอบ หากยังผิดปกติให้ติดต่อผู้ดูแลหรือฝ่ายสนับสนุน ในการตั้งค่าเดิม หากบุคคลเดียวกันเป็นทั้งผู้อนุมัติในขั้นตอนและผู้รับโอนที่เลือกไว้ การแก้ไขขั้นตอนอาจนำบุคคลนั้นออกจากขั้นตอน การปิดการโอนไม่จำเป็นต้องล้างรายชื่อเดิม ให้ตรวจและปรับผู้รับโอนก่อน แล้วตรวจผู้อนุมัติทุกขั้นตอนและสวิตช์การโอนอีกครั้งก่อนบันทึก หากยืนยันไม่ได้ให้ยกเลิกการแก้ไขและติดต่อผู้ดูแล

ใช้และตรวจสอบกับลายน้ำไฟล์

ตรวจความเหมาะสมของแม่แบบลายน้ำไฟล์เดิม รวมทั้งนโยบายนำร่องที่ใช้และการตั้งค่าอนุมัติก่อน หากแม่แบบและการตั้งค่าตรงตามข้อกำหนด และนโยบาย สวิตช์ลายน้ำหลัก สวิตช์ลายน้ำไฟล์ และการอนุมัติเปิดใช้อยู่ ให้ข้ามขั้นตอน 1 ถึง 3 ไปทดสอบ แก้ไขและบันทึกเฉพาะเมื่อจำเป็นโดยผู้มีสิทธิ์ที่เหมาะสม

1. เตรียมแม่แบบลายน้ำไฟล์ใน Objects & Templates > Watermark Template สร้างหรือแก้ไขนโยบายนำร่องใน DLP > Policy และตรวจสอบเวลามีผลกับขอบเขตอุปกรณ์
2. เปิด Watermark (ลายน้ำ) เข้า File watermark (ลายน้ำไฟล์) เปิดลายน้ำและเลือกแม่แบบ ตั้ง URL ที่มีผลและตรวจสอบที่อยู่นำร่อง ต้องมี URL ที่ถูกต้องอย่างน้อยหนึ่งรายการ
3. ในการตั้งค่าเดียวกันเปิด Approval (อนุมัติ) เลือกกระบวนการลบลายน้ำที่เหมาะสมและตรวจสอบเงื่อนไข บันทึกหน้าต่างลายน้ำก่อน จากนั้นบันทึกนโยบายทั้งหมด และรออุปกรณ์รับและนำไปใช้
4. ก่อนทดสอบนำร่องให้ยืนยันว่าอุปกรณ์ได้รับและใช้นโยบายที่เกี่ยวข้องแล้ว ใช้ PDF ทดสอบที่ไม่มีข้อมูลอ่อนไหว ตรวจสอบลายน้ำและงานปกติในกรณีดาวน์โหลดเว็บบน Windows ที่กล่าวถึง ส่งคำขอลบทดสอบตามกระบวนการองค์กร ค้นหาใน DLP > Approvals และตรวจสอบขั้นปัจจุบันกับผู้อนุมัติ
5. ทดสอบแบบทุกคนหรือคนเดียว ขั้นถัดไป และการส่งต่อหรือสำเนาที่ใช้ได้ตามการตั้งค่า จากนั้นตรวจสอบสถานะกระบวนการและผลไฟล์จริงแยกกัน การผ่านขั้น การจบกระบวนการทั้งหมด และการประมวลผลไฟล์สำเร็จเป็นคนละสถานะ

บนอุปกรณ์ Windows สามารถเพิ่มลายน้ำไฟล์ให้ PDF ที่ดาวน์โหลดทางเว็บจาก URL ที่ตรง ต้องตรวจสอบแพลตฟอร์ม เส้นทาง และประเภทไฟล์อื่นแยกกัน ดูการตั้งค่าและบันทึกเพิ่มเติมในบทลายน้ำไฟล์ของคู่มือความปลอดภัยข้อมูล

ค้นหาและจัดการการอนุมัติจากหน้าหลัก

ผู้ดูแลที่มีสิทธิ์เหมาะสมสามารถเปิดการอนุมัติจากหน้าหลักเพื่อค้นหาและจัดการคำขอที่มีอยู่ในรายการรวม โดยไม่ต้องตั้งค่าแม่แบบหรือนโยบายใหม่เพียงเพื่อค้นหา หากต้องการตรวจสอบกระบวนการใหม่ ให้ตั้งค่าและส่งคำขอทดลองตามข้างต้นแล้วจึงค้นหา ประเภทและรายการที่เห็นขึ้นอยู่กับสิทธิ์ การตั้งค่างาน และคำขอจริง รายการนี้ไม่รับประกันว่ามีคำขอจากทุกงาน

1. เลือกมุมมองรออนุมัติ ดำเนินการแล้ว สำเนาถึงฉัน หรือการอนุมัติทั้งหมด กรองประเภทหรือคำค้นตามต้องการและตรวจสอบหน้ารายการ สำหรับคำขอลายน้ำไฟล์ให้ตรวจสอบผู้ขอ ไฟล์ วัตถุประสงค์ และขั้นตอนปัจจุบัน
2. เปิดรายละเอียดและยืนยันผู้ดำเนินการปัจจุบันและสิทธิ์ แล้วอนุมัติ ปฏิเสธ หรือส่งต่อเมื่อมีตัวเลือกตามขั้นตอนขององค์กร จากนั้นตรวจสอบสถานะล่าสุด
3. การผ่านขั้นตอนหนึ่งไม่หมายถึงกระบวนการทั้งหมดเสร็จ และการสิ้นสุดกระบวนการไม่ได้ยืนยันว่าไฟล์ได้รับการจัดการแล้ว ให้ตรวจสอบขั้นตอนถัดไปและไฟล์จริงแยกกัน หากโหลดล้มเหลวรายการอาจว่าง ให้ตรวจสอบข้อผิดพลาดและค้นหาอีกครั้ง รายการว่างไม่ได้พิสูจน์ว่าไม่มีคำขอ

เปลี่ยน ลบ และแก้ไขปัญหา

• ก่อนแก้ไขหรือลบแม่แบบ ตรวจสอบนโยบายที่อ้างอิง คำขอที่กำลังดำเนินการ และผลกระทบ พร้อมตกลงทางเลือกกับผู้รับผิดชอบ หลังบันทึกตรวจสอบการอ้างอิงและคำขอใหม่ อย่าสมมติว่าคำขอเดิมจะคำนวณตามแม่แบบใหม่หรือกู้คืนหลังลบอัตโนมัติ
• เลือกแม่แบบไม่ได้: ตรวจสอบวัตถุประสงค์ สิทธิ์บัญชี ตัวเลือกที่งานรองรับ และการบันทึกนโยบาย
• เลือกหรือบันทึกบุคคลไม่ได้: ตรวจสอบวัตถุประสงค์ ประเภทบุคคล และความขัดแย้งระหว่างขั้นกับผู้รับส่งต่อ หากเปิดส่งต่อให้ตรวจสอบว่าเลือกผู้รับแล้ว
• หาหรือจัดการคำขอไม่ได้: ตรวจสอบขอบเขตนโยบาย การรับบนอุปกรณ์ การส่งคำขอ ขั้นปัจจุบัน และสิทธิ์ผู้จัดการ หลังอนุมัติยังต้องตรวจสอบผลไฟล์จริง

ตั้งค่าลายน้ำสำหรับการแสดงตัวอย่างการอนุมัติบนมือถือ

การตั้งค่านี้ใช้กับการแสดงตัวอย่างไฟล์อนุมัติในแอปมือถือ แยกจากลายน้ำแสดงตัวอย่างออนไลน์ของ FileLink และการอนุมัติลบลายน้ำไฟล์ ลายน้ำใช้ระบุข้อมูล ไม่ได้ป้องกันการจับภาพหน้าจอ ถ่ายภาพ หรือดาวน์โหลด และไม่ได้หมายความว่าไฟล์ต้นฉบับถูกประทับลายน้ำ ตรวจสอบก่อนว่าแอปและกรณีอนุมัติที่ใช้งานรองรับการแสดงตัวอย่าง เตรียมไฟล์ทดสอบที่ไม่อ่อนไหวและบัญชีทดลองที่มีสิทธิ์อนุมัติ

หากแม่แบบลายน้ำเดิมตรงกับวัตถุประสงค์ลายน้ำอนุมัติบนมือถือ ชนิดข้อความ และข้อกำหนดเนื้อหาขององค์กร สามารถใช้ต่อได้ สร้างใหม่ในขั้นตอนที่ 1 เฉพาะเมื่อไม่มีแม่แบบที่เหมาะสม ผู้ดูแลระบบระดับสูงตรวจการตั้งค่ามือถือ แก้ไขและบันทึกเฉพาะเมื่อจำเป็น แล้วตรวจสอบตัวอย่างจริง การมีแม่แบบไม่ได้หมายความว่าลายน้ำเปิดใช้แล้ว

1. ผู้ดูแลที่มีสิทธิ์จัดการแม่แบบเปิด Objects & Templates > Watermark Template แล้วสร้างแม่แบบ โดยเลือกวัตถุประสงค์ Mobile Approval Watermark และชนิด Text Watermark ตัวอย่างการอนุมัติบนมือถือใช้ข้อความลายน้ำ บัญชีเข้าสู่ระบบ IP และเวลา อย่าสันนิษฐานว่าช่องอื่นจะแสดง กำหนดเนื้อหาและรูปแบบตามข้อกำหนดองค์กร โดยคำนึงถึงการใช้ข้อมูลบัญชีและ IP บันทึกแล้วตรวจสอบชื่อและวัตถุประสงค์
2. เฉพาะเมื่อต้องเปลี่ยนการตั้งค่ามือถือ: ผู้ดูแลระบบระดับสูงเปิด Settings > Advanced Settings แล้วเปิด Show Watermark in Approval Preview ใน Mobile App Settings เลือกแม่แบบที่บันทึกไว้ใน Watermark Template และเลือก Save configuration ต้องใช้แม่แบบที่มีวัตถุประสงค์และชนิดถูกต้อง การสร้างแม่แบบเพียงอย่างเดียวไม่เปิดใช้ลายน้ำ
3. เปิดการตั้งค่าขั้นสูงอีกครั้งเพื่อตรวจสอบสวิตช์และแม่แบบ ให้ผู้อนุมัติทดลองที่ได้รับสิทธิ์เปิดตัวอย่างการอนุมัติซึ่งมีไฟล์ทดสอบในแอปที่รองรับ ตรวจสอบเนื้อหา ความอ่านง่าย และการใช้งานตามปกติ ทดสอบแต่ละชนิดตัวอย่างที่องค์กรใช้ การดูตัวอย่างในหน้าแม่แบบไม่ทดแทนการทดสอบจริง
4. หากไม่มีแม่แบบให้เลือก ให้ตรวจสอบการบันทึก วัตถุประสงค์ ชนิด และสิทธิ์ผู้ดูแล หากบันทึกไม่สำเร็จให้ตรวจสอบการตั้งค่าและข้อความบนหน้า หากเปลี่ยนการตั้งค่าอื่นในหน้าเดียวกัน ให้ตรวจผลแต่ละรายการแยกกัน อย่าสันนิษฐานว่าสำเร็จหรือย้อนกลับทั้งหมด
5. หากโหลดตัวอย่างไม่ได้หรือลายน้ำผิดปกติ ให้ตรวจเครือข่าย สิทธิ์บัญชี สวิตช์และแม่แบบ เปิดตัวอย่างอีกครั้งและติดต่อฝ่ายสนับสนุนตามขั้นตอนองค์กร อย่าถือว่าไฟล์ได้รับการป้องกันก่อนตรวจสอบ ประเมินผลต่อผู้อนุมัติก่อนแก้ไขหรือปิดใช้ แล้วทดสอบซ้ำ