이메일 자동 복호화 정책
이메일 복호화 설정은 이메일 발송 시 자동 복호화와 승인 복호화를 구성합니다. 복호화로 첨부 파일의 기존 보호 상태가 해제될 수 있으므로 업무 필요성, 수신 범위와 조직의 외부 전송 기준을 먼저 확인하고 통제된 메일 계정과 테스트 파일로 검증해야 합니다.
자동 복호화, 승인 복호화와 참조 수신 관련 설정은 각각 구성하며 데이터 유출 방지의 이메일 감사 또는 차단과도 다릅니다. 정책 저장, 승인, 실제 발송 및 수신함 도착은 서로 다른 결과입니다.
구성 전 준비
- 시범 엔드포인트, 이메일 클라이언트, 발신자와 수신자를 정합니다. 문서 투명 암호화 정책 관리 권한이 있는 계정을 사용하고 엔드포인트 라이선스와 정책 범위를 확인합니다.
- 승인 복호화가 필요하면 이메일 복호화 승인 절차와 승인 담당자를 준비합니다. 지정 발신 계정을 사용한다면 조직에서 승인한 메일 계정, 서버와 자격 증명을 준비합니다. 실제 비밀번호를 업무 요청이나 공개 문서에 기록하지 마십시오.
- 비민감 테스트 첨부 파일과 통제된 메일 계정으로 일반 수신자, 여러 수신자 및 참조 수신 등을 각각 시험합니다. 화면 예시만으로 모든 이메일 클라이언트나 발송 방식이 지원된다고 추정하지 마십시오.
이메일 자동 복호화 구성
발신자, 수신자 또는 참조 수신자를 이메일 주소 라이브러리에서 선택하려면 이메일 객체 관리 권한이 있는 계정으로 “Objects & Templates > Email”을 열고 “New”를 선택합니다. 유형, 이름과 유효한 이메일 주소를 입력해 저장하고 목록에서 확인합니다. 새 유형이 필요하면 먼저 “Type Manager”에서 관리합니다. 이 기능의 정책 설정으로 돌아가 해당 주소 선택 창에서 필요한 항목을 선택·확인한 후 정책을 저장합니다. 라이브러리 항목은 발신 계정이 아니며 그 자체로 규칙을 활성화하지 않습니다. 항목을 수정하거나 삭제한 후 기존 정책의 주소가 자동 갱신된다고 가정하지 말고 영향을 받는 정책을 각각 확인하여 주소를 다시 선택하거나 수정하고 저장한 뒤 시험 단말에서 검증합니다.
- 문서 투명 암호화의 정책 화면에서 정책을 생성하거나 편집합니다. 적용 시간과 대상 엔드포인트, 그룹 또는 태그를 확인하고 업무에 필요한 승인 소프트웨어를 구성합니다.
- 정책의 고급 설정에서 Email Decryption으로 이동합니다. 업무상 필요하면 파일 자동 복호화를 켜고 다음 중 한 가지 방식을 선택합니다. 화면 항목은 Advanced Settings, Email Decryption, Enable Automatic File Decryption, Select Email Decryption Method입니다.
| 방식 | 설정 시 주의 사항 |
|---|---|
| 암호화 파일 발송 시 자동 복호화 (Automatically decrypt encrypted files before sending) | 적용 범위가 넓으므로 활성화 전에 이메일 외부 전송 영향을 평가합니다. |
| 발신자·수신자 허용 목록의 메일에만 자동 복호화 (Automatically decrypt only when sending or receiving allowlisted email) | 발신자 및 수신자 허용 목록을 설정하며 두 목록을 합해 하나 이상의 항목이 필요합니다. |
- 지정된 참조 수신자에게 보낼 때 자동 복호화가 필요하면 해당 기능을 별도로 켜고 참조 수신자 허용 목록을 선택합니다. 이는 독립 조건입니다. 발신자와 수신자 허용 목록만 확인하여 다른 메일이 복호화를 유발하지 않는다고 단정할 수 없습니다. 별도 옵션은 Auto-Decrypt When CC Matches Specified Email이며 선택 목록은 Select CC Whitelist입니다.
- 각 허용 목록 창과 고급 설정 창을 확인하고 전체 정책을 저장합니다. 시범 엔드포인트의 수신과 적용을 기다린 후 조건에 맞는 메일과 맞지 않는 테스트 메일을 각각 발송하여 첨부 파일 상태와 실제 전달을 확인합니다.
허용 목록 처리는 엔드포인트, 클라이언트 및 메일 내용의 영향을 받습니다. 여러 수신자, 참조 및 숨은 참조 등 업무 상황을 각각 시험하고 모든 플랫폼에서 일치 방식이 같다고 가정하지 마십시오.
여러 수신자 관련 위험: 일부 Windows 엔드포인트 메일 처리 경로에서는 발신자가 허용 목록에 일치하면 모든 수신자가 수신자 허용 목록에 일치하지 않아도 자동 복호화 조건이 충족될 수 있습니다. 별도의 참조 규칙은 메일 수신 주소를 검사하며, 한 주소만 일치해도 메일 전체의 복호화 처리가 시작될 수 있습니다. 화면에 보이는 참조란만 검사하거나 일치한 주소에만 첨부 파일을 따로 복호화하는 방식이 아닙니다. 따라서 목록에 있는 수신자와 없는 수신자가 함께 있으면 다른 수신자가 암호화된 첨부 파일을 받는다고 가정하지 마십시오. 활성화 전에 전체 수신 범위를 평가하고 통제된 메일함으로 일반 수신, 참조, 숨은 참조 및 혼합 수신자를 각각 테스트합니다. 실제 동작은 엔드포인트, 클라이언트와 전송 경로에 따라 달라집니다.
문제 해결
허용 목록 방식을 저장할 수 없는 경우: 자동 복호화 방식을 확인하고 발신자 또는 수신자 허용 목록에 합계 하나 이상의 항목이 있는지와 선택 창 확인 여부를 점검합니다.
승인 설정을 저장할 수 없는 경우: 절차의 용도와 선택 여부를 확인합니다. 지정 계정을 사용한다면 계정이 등록되어 선택되었는지도 확인합니다.
계정 연결 시험 실패: 서버 주소, SSL 설정 및 관리 측에서 메일 서비스까지의 네트워크를 확인합니다. 연결 성공 후에도 인증과 실제 발송을 검증해야 합니다.
첨부 파일 처리가 예상과 다른 경우: 엔드포인트 범위, 정책 수신, 클라이언트, 이메일 주소 및 자동 복호화, 참조 수신, 승인 설정을 각각 확인합니다.
승인 후에도 메일을 받지 못한 경우: 후속 처리, 발신 계정과 수신함을 각각 확인합니다. 안내를 기록하고 기술 지원에 문의하며 승인 상태를 전달 증거로 취급하지 마십시오.
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