Gérer les autorisations des utilisateurs FileLink

La page des utilisateurs de l’administration FileLink permet d’attribuer ou de modifier les capacités FileLink de personnes existantes. MFT et Enterprise Drive sont des autorisations distinctes : sélectionnez l’une ou les deux selon les responsabilités. Activer l’une n’active pas automatiquement l’autre.

L’autorisation est une condition préalable, parmi d’autres. L’état du compte, la stratégie, les droits sur l’objet et l’approbation peuvent aussi intervenir. Par exemple, l’autorisation Enterprise Drive ne rend pas automatiquement l’utilisateur membre d’un espace partagé ; les envois standard restent soumis à la stratégie d’envoi applicable.

Avant de commencer

• Utilisez un compte administrateur autorisé à gérer les utilisateurs FileLink et confirmez que les personnes concernées existent dans l’annuaire.
• Vérifiez l’état et l’expiration des comptes. Un compte désactivé ou expiré ne peut recevoir de nouvelles capacités FileLink ; demandez d’abord à l’administrateur des comptes de corriger son état.
• Vérifiez les licences pertinentes et les places restantes pour les ajouts. MFT et Enterprise Drive affichent des places séparées ; contrôlez chacune.
• Choisissez les capacités selon les responsabilités. Pour les espaces partagés, les envois ou la collecte, configurez aussi la stratégie et les droits sur les objets nécessaires : un indicateur d’autorisation ne permet pas toutes les actions.

Ajouter des utilisateurs et attribuer des capacités

1. Dans l’administration FileLink, ouvrez la page des utilisateurs et sélectionnez Add users.
2. Dans la boîte de dialogue, choisissez MFT, Enterprise Drive ou les deux et vérifiez les places restantes pour chacune. Une capacité dont la licence n’est pas activée ne peut pas être sélectionnée ici.
3. Recherchez par mot-clé et vérifiez le nom, le compte, le groupe, l’autorisation actuelle et l’état de chaque personne avant de la sélectionner. Parcourez les pages si nécessaire et contrôlez le nombre sélectionné avant de valider.
4. Sélectionnez au moins un utilisateur et une capacité, puis choisissez Add users. Après réussite, revenez à la liste, recherchez les utilisateurs et vérifiez leurs capacités autorisées.

La case d’en-tête sélectionne uniquement les utilisateurs sélectionnables de la page actuelle. Changer de page ou de mot-clé ne supprime pas les sélections précédentes : une personne absente des résultats affichés peut rester comptée et être incluse dans l’envoi. Avant de soumettre, vérifiez chaque page et désélectionnez les personnes non souhaitées. Si vous ne pouvez pas vérifier toute la sélection, annulez, rouvrez la fenêtre d’ajout et recommencez la sélection.

L’ajout peut compléter les capacités d’un utilisateur existant ; une capacité déjà attribuée n’est pas retirée simplement parce qu’elle n’a pas été sélectionnée lors de cet ajout. Les capacités choisies s’appliquent aux utilisateurs sélectionnés dans le lot : vérifiez les personnes et les capacités. Pour retirer une capacité, utilisez Adjust authorization.

Modifier ou retirer une autorisation

1. Recherchez la personne dans la liste, vérifiez son identité et ses autorisations, puis sélectionnez Adjust authorization dans le menu d’action.
2. La boîte de dialogue affiche les capacités sélectionnées et les places restantes. Cochez ou décochez MFT et Enterprise Drive, puis enregistrez. Le résultat conserve les sélections finales : laissez cochée toute capacité qui doit être maintenue.
3. La désélection de toutes les capacités affiche la confirmation Remove FileLink user. Examinez l’impact et confirmez, ou annulez et vérifiez les choix si le retrait n’est pas voulu.
4. Contrôlez le résultat dans la liste. Une personne dont toutes les capacités ont été retirées n’apparaît plus dans la liste des utilisateurs FileLink ; cela ne supprime pas son compte d’annuaire et ne signifie pas que ses fichiers ou tâches historiques ont été supprimés.

Les nouvelles capacités exigent toujours un compte admissible, une licence et des places disponibles. Avant un retrait, convenez avec le responsable métier du traitement des travaux en cours ; ne supposez pas que les données historiques sont automatiquement migrées ou effacées.

État du compte et autorisations : La désactivation ou l’expiration d’un compte ne révoque pas automatiquement son autorisation FileLink. Sans suppression distincte, l’utilisateur peut rester dans la liste des autorisations. Les sièges utilisés sont calculés séparément par capacité pour les utilisateurs actifs éligibles ; les utilisateurs désactivés ou expirés ne sont pas comptés dans l’utilisation courante. Le nombre de personnes dans la liste peut donc différer du nombre de sièges utilisés. Pour révoquer une capacité, modifiez explicitement l’autorisation et vérifiez le résultat. Avant de réactiver un compte ou de prolonger sa validité, vérifiez les autorisations conservées, les sièges sous licence et le besoin métier, puis contrôlez l’accès effectif.

Vérifier l’accès effectif

1. Connectez-vous avec un compte pilote et vérifiez la présence de la capacité requise et de l’entrée de l’espace de travail.
2. Pour l’envoi, vérifiez dans la stratégie de sécurité MFT les tâches standard, les comptes concernés et les restrictions de destinataires, puis testez avec les tâches d’envoi standard.
3. Pour un espace partagé, vérifiez l’appartenance et le rôle en plus de l’autorisation Enterprise Drive ; testez les actions à l’aide du guide des espaces partagés.
4. Si un compte autorisé ne peut toujours pas agir, vérifiez séparément l’état du compte, la licence, la stratégie, les droits sur l’objet et l’état d’approbation.

Résolution des difficultés

• Utilisateur introuvable : vérifiez les critères et les pages, puis confirmez sa présence dans l’annuaire de l’organisation courante.
• Utilisateur impossible à sélectionner : vérifiez si son compte est désactivé ou expiré et corrigez son état avant de réessayer.
• Capacité impossible à sélectionner ou enregistrement impossible : vérifiez la licence et les places restantes ; pour une attribution groupée, contrôlez aussi le nombre de personnes sélectionnées. Après correction, revérifiez la liste.
• Utilisateur absent de la liste : vérifiez si toutes ses capacités FileLink ont été retirées. Pour rétablir l’accès, ajoutez-le de nouveau et vérifiez ses capacités, sous réserve du compte et de la licence.