Traiter les approbations FileLink

Lorsqu’une stratégie de l’organisation exige une approbation, des envois, partages, collectes, livraisons à distance ou demandes d’espace partagé peuvent entrer dans un circuit d’approbation. Le déclenchement dépend de la stratégie applicable et de la demande ; toutes les opérations ne nécessitent pas nécessairement une approbation.

Les approbateurs examinent la demande et les règles de l’organisation avant de décider. Une approbation à une étape ne signifie pas nécessairement que le circuit entier est terminé, que les fichiers sont livrés, qu’un lien est utilisable ou qu’une appartenance à un espace est effective.

Pour traiter une demande existante, une personne disposant des droits de consultation et de traitement appropriés peut passer directement à la recherche des approbations ci-dessous, sans reconfigurer la stratégie ni le modèle pour chaque demande. Pour activer ou ajuster l’approbation, un administrateur autorisé vérifie d’abord la configuration existante, puis ne la modifie et ne la teste selon les étapes ci-dessous que si nécessaire. Enregistrer la configuration ne crée pas de demande.

Préparer les conditions d’approbation

1. Préparez un modèle et des approbateurs adaptés au type d’activité et vérifiez que leurs comptes administrateur ont les droits de traitement. Contrôlez séparément les stratégies et déclencheurs des envois, partages, collectes et espaces partagés.
2. Par exemple, pour les opérations d’espace partagé nécessitant une approbation, vérifiez d’abord l’état et les comptes concernés de la stratégie applicable au demandeur sous MFT Security dans l’administration FileLink. Réutilisez une configuration adaptée ; un administrateur autorisé ne la modifie qu’en cas de besoin selon la stratégie d’espace partagé.
3. Dans la stratégie du disque, vérifiez l’activation de l’approbation de l’espace partagé et le modèle applicable. En cas de modification, enregistrez toute la stratégie puis vérifiez le modèle et les comptes ; sans modification, inutile d’enregistrer à nouveau. Modifier les comptes peut affecter leurs affectations directes à d’autres stratégies du même type.
4. Avec un compte pilote et des informations non sensibles, créez un espace partagé ou ajoutez des membres. Vérifiez que la demande entre en approbation, faites-la traiter par l’approbateur désigné et contrôlez l’état final de l’espace ou du membre. Enregistrer les paramètres ne signifie pas que l’approbation est terminée ou que l’accès est effectif.
5. Pour l’envoi, le partage, la collecte ou la livraison à distance, configurez pour chaque fonction la stratégie et les conditions d’approbation applicables et testez-les séparément. Consultez l’envoi standard, les liens de partage, la collecte et la livraison à distance.

Stratégie associée : Paramètres de stratégie des espaces partagés

Rechercher une demande

1. Connectez-vous avec un compte désigné pour traiter la demande et disposant des droits administratifs nécessaires, puis ouvrez les approbations dans l’administration FileLink.
2. Choisissez la vue appropriée : Pending pour les éléments en attente, Approved pour les éléments traités, CC'd to me pour les copies, ou All Approvals pour les demandes visibles par le compte. Être en copie n’autorise pas à agir à la place d’un approbateur.
3. Filtrez par mot-clé ou type si nécessaire et vérifiez la pagination. Ouvrez la demande et examinez son initiateur, son type, sa date de création et son état.

La visibilité dans la liste n’accorde pas nécessairement le droit d’approuver. Si Approve ou Reject est absent des détails, vérifiez l’étape actuelle, votre rôle d’approbateur en attente et les droits du compte.

Examiner et décider

1. Examinez la demande et son circuit. Selon le type, vérifiez les fichiers, destinataires, membres d’espace et autres informations affichées. Tenez compte des éventuels avertissements de contenu sensible selon les règles de l’organisation.
2. Respectez les exigences de sécurité lors de la consultation ou du téléchargement des pièces jointes. Le téléchargement dépend des droits de l’approbateur courant ; ne supposez pas qu’il est disponible pour toutes les demandes.
3. Sélectionnez Approve si les informations sont suffisantes et les exigences satisfaites. Cette action soumet la décision courante ; vérifiez l’objet et son contenu avant de la sélectionner.
4. Sinon, sélectionnez Reject. Il est conseillé de donner dans la boîte de dialogue une raison claire et pertinente avant confirmation, sans ajouter d’informations sensibles sans rapport.
5. Revenez à la liste ou rouvrez les détails pour vérifier l’étape et l’ensemble du circuit. Si d’autres étapes restent à traiter, attendez les approbateurs suivants.

Certains éléments en attente proposent une approbation ou un rejet rapide dans la liste. Ces actions soumettent également une décision ; ouvrez d’abord les détails si les fichiers sont sensibles ou les informations incomplètes.

Vérifier le résultat métier

• Pour un envoi ou une livraison à distance, vérifiez la tâche et l’état de chaque destination. Une approbation ne signifie pas que tous les destinataires ont accédé aux fichiers ni que le stockage distant les a reçus.
• Pour un lien de partage ou de collecte, vérifiez son état, son expiration et ses conditions d’accès avant utilisation.
• Pour un espace partagé ou une demande d’adhésion, vérifiez que l’espace, les membres et les rôles sont devenus effectifs comme demandé.

Si le résultat ne se met pas à jour comme prévu, relevez le nom de la demande, l’heure et le message affiché, puis contactez l’administrateur concerné ou le support technique. Évitez les demandes en double et les nouveaux envois avant d’avoir vérifié le résultat initial.

Résolution des difficultés

• Demande introuvable : vérifiez la vue, le type, les mots-clés et la pagination. Demandez à l’initiateur si la soumission a réussi et quelle est l’étape actuelle.
• Consultation possible mais approbation impossible : vérifiez si vous êtes seulement en copie, si votre tour est arrivé et si le compte dispose des droits nécessaires.
• Échec d’approbation : vérifiez le message et actualisez l’état. Un autre approbateur peut avoir agi ou le circuit peut avoir changé ; ne réessayez pas sans vérification.
• Activité incomplète après approbation : recherchez d’éventuelles étapes restantes, puis vérifiez l’état de la tâche, du lien ou du membre sur la page métier d’origine.