Créer et utiliser des liens de collecte de fichiers

La collecte permet à un initiateur de créer un lien pour recevoir des fichiers de contributeurs. Elle diffère d’un lien de partage, qui met des fichiers existants à disposition des visiteurs. L’état, le périmètre, le code de vérification, la durée, la limite de soumissions et la stratégie peuvent affecter l’accès.

Transmettez les liens et leur contenu uniquement par des canaux approuvés par l’organisation ; ne publiez pas une demande sensible. Everyone permet les soumissions anonymes. Domain Users exige une connexion et ne doit pas être interprété comme une autorisation distincte limitée à une liste nominative.

L’URL de collecte copiée peut contenir elle-même le code de vérification. Supprimer le code affiché séparément dans le texte copié ne garantit donc pas un envoi par des canaux distincts. Ne considérez pas le code comme l’unique contrôle d’identité du déposant ou de diffusion du lien. Pour des exigences strictes d’identité ou d’accès, utilisez une méthode approuvée et vérifiée par l’organisation. Les détenteurs d’un lien anonyme peuvent voir le titre et la description avant la saisie du code ; n’y indiquez pas d’informations sensibles.

Avec la restriction aux utilisateurs du domaine, un déposant peut ne pas pouvoir ouvrir le lien même après connexion. Testez avec les comptes concernés avant utilisation en production. En cas de refus, contactez l’administrateur ou le support ; ne passez pas à un accès pour tous uniquement pour contourner le problème.

Pour la configuration complète, consultez les paramètres de stratégie de collecte de fichiers.

Si une stratégie active applicable couvre déjà les comptes concernés et répond aux exigences de cette fonction, réutilisez-la ; il n’est pas nécessaire de créer ou modifier une stratégie uniquement pour cette opération. Un administrateur autorisé ne l’ajuste et ne la vérifie selon les étapes ci-dessous que si nécessaire. Les autorisations de compte, approbations et conditions d’utilisation restent à satisfaire séparément.

Configurer les conditions de collecte

Dans l’administration FileLink sous MFT Security, vérifiez la politique active applicable au compte initiateur et, dans Collection Policy, la taille par fichier, la taille du paquet, le nombre maximal de fichiers et les types. Si une approbation est nécessaire, vérifiez le modèle et les règles de déclenchement. L’interface actuelle ne fournit pas de conditions de correspondance individuelles ; ne supposez pas que les restrictions de fichier, destinataire ou type déclenchent nécessairement une approbation. Réutilisez les réglages adaptés ; si nécessaire, une personne habilitée évalue l’impact et suit la politique de collecte de fichiers. Modifier les affectations peut supprimer l’affectation directe à une autre politique du même type ; vérifiez séparément politique et comptes, puis testez la soumission et l’approbation avec des fichiers non sensibles.

Une restriction de type de fichier ne signifie pas que chaque fichier d’une archive a été contrôlé. Si le contenu de l’archive doit être examiné, contrôlez-le séparément avant l’envoi ou le dépôt selon une méthode approuvée par l’organisation. Une politique enregistrée ou un téléversement réussi ne prouve pas à lui seul la conformité du contenu.

Limites de taille et de type : pour les dépôts par lien de collecte, configurer une taille de fichier individuelle ou une taille minimale de paquet ne prouve pas que chaque dépôt sera limité en conséquence. Si une application stricte est nécessaire, testez séparément en pilote un fichier dépassant la limite individuelle, un paquet sous le minimum et des échantillons normaux, et utilisez d’autres contrôles vérifiés par votre organisation. Le filtrage de type repose sur l’extension du nom ; il ne prouve ni le format réel ni la sûreté du contenu, et renommer l’extension peut changer le résultat. Contrôlez toujours les pièces reçues selon les exigences de l’organisation.

À sa création, un lien de collecte enregistre certaines limites de nombre, de taille maximale du paquet et de type. Ne supposez pas qu’une modification ultérieure de la politique met à jour les liens existants. Vérifiez les liens et les dépôts effectifs ; si nécessaire, annulez-les et recréez-les selon la procédure de l’organisation, puis testez avec des échantillons non sensibles.

Créer un lien

État initial de la page de création : un nouveau lien sélectionne Everyone et laisse Link Verification Code, Link Validity et Submission Limit désactivés. Avant de soumettre, vérifiez explicitement le périmètre et activez les restrictions exigées par l’organisation. Ces valeurs initiales ne garantissent ni une durée ni un nombre de soumissions illimités ; vérifiez le lien créé et la politique applicable.

1. Vérifiez que le compte peut collecter des fichiers et définissez les contributeurs prévus, le but, l’échéance et le nombre attendu de soumissions. Ouvrez la collecte dans FileLink et sélectionnez Create Collection Link.

2. Saisissez le Link Name obligatoire et, si nécessaire, une Collection Description expliquant les documents demandés et les précautions.

3. Dans Collection Scope, choisissez Everyone ou Domain Users. Avec Everyone, maîtrisez la diffusion ; avec Domain Users, demandez aux contributeurs de se connecter avec un compte approuvé par l’organisation.

4. Si nécessaire, activez Link Verification Code et vérifiez ou modifiez le code généré. L’accès nécessite alors une vérification. Le contenu copié peut déjà inclure le code : ne supposez pas qu’il est transmis séparément.

5. Si nécessaire, activez Link Validity et choisissez une durée. Vous pouvez également activer Submission Limit et saisir un nombre supérieur à zéro. Cette limite porte sur les soumissions acceptées par le lien dans son ensemble, et non sur un quota distinct par contributeur.

   Lorsque la durée est activée, la page propose 1, 7 ou 30 jours. Elle avance la date locale de l’appareil utilisé pour créer le lien du nombre de jours choisi et fixe l’expiration à la fin de cette date. Ainsi, 1 jour ne correspond pas nécessairement à exactement 24 heures. Vérifiez l’expiration réelle dans la liste ou les détails du lien créé.

6. Sélectionnez Create Collection Link, puis vérifiez dans la liste son état, son expiration et les soumissions disponibles. Si une approbation est requise, faites-la aboutir et vérifiez l’état avant diffusion : la création ne signifie pas que les soumissions sont déjà possibles. Retenez l’expiration affichée dans la liste ou les détails.

7. Choisissez Copy Link, examinez le contenu copié et transmettez-le aux contributeurs prévus. Protégez le lien et tout code inclus comme des moyens d’accès sensibles.

Désactiver une limite ne supprime pas les autres conditions d’accès, les stratégies ou les exigences d’approbation.

Soumettre des fichiers

1. Ouvrez le lien fourni et vérifiez son nom, sa description et son initiateur. Connectez-vous ou saisissez le code si la page le demande ; un code inclus dans le lien peut être vérifié automatiquement.
2. Saisissez le nom du contributeur lorsqu’il est requis et ajoutez un objet et d’autres informations si nécessaire.
3. Utilisez l’action de téléversement des pièces jointes, ajoutez au moins un fichier et attendez la fin de tous les téléversements. Vérifiez chaque état et relancez les échecs selon les indications.
4. Vérifiez les fichiers et les informations, soumettez et attendez le message de réussite. Les fichiers téléversés seuls ne prouvent pas que la soumission est terminée.
5. En cas d’échec, vérifiez l’état du lien, le code ainsi que le type, le nombre et la taille des fichiers ; demandez à l’initiateur de contrôler les soumissions restantes et la stratégie. Ne soumettez pas de nouveau des fichiers sensibles à répétition sans vérifier le résultat.

Examiner les soumissions et annuler un lien

1. En tant qu’initiateur, recherchez le lien dans la liste de collecte et vérifiez son état, le nombre de soumissions, les soumissions disponibles et l’expiration.
2. Ouvrez les détails et examinez les enregistrements. Consultez, téléchargez ou transférez les fichiers selon le besoin. Vérifiez d’abord les contributeurs et les fichiers et choisissez les destinations conformément aux règles internes.
3. Lorsque la collecte n’est plus nécessaire, utilisez l’action d’annulation du lien (Cancel Link) et confirmez. Le lien n’est plus actif ; traitez le contenu déjà soumis selon les règles de conservation et ne supposez pas que l’annulation supprime les fichiers existants.

Le nom et les coordonnées d’un dépôt peuvent être saisis par son auteur, notamment pour un dépôt anonyme ; un nom affiché ne prouve pas une identité vérifiée. Si l’origine doit être confirmée, utilisez un canal indépendant approuvé par l’organisation, sans vous fier uniquement au nom, au code du lien ou au message de succès. Avant d’ouvrir, de télécharger ou de transférer les pièces jointes, vérifiez leur provenance et leur contenu et appliquez les contrôles de sécurité appropriés.

L’annulation d’un lien ne garantit pas l’interruption des téléversements ou soumissions commencés avant celle-ci ; vérifiez le résultat de chaque opération simultanée. Après l’annulation, consultez à nouveau les enregistrements, confirmez les résultats avec les personnes concernées et traitez les contenus soumis selon les règles de l’organisation. Ne considérez pas l’annulation comme une suppression des fichiers existants ni comme un rappel des copies déjà remises.

Résolution des difficultés

• Lien indisponible : vérifiez une éventuelle approbation en attente, l’annulation, l’expiration ou l’épuisement de la limite, ainsi que la connexion et le code.
• Soumission impossible : vérifiez la sélection d’au moins un fichier, la fin de tous les téléversements et la conformité des types, nombres et tailles à la stratégie.
• Périmètre de diffusion incertain : cessez de transmettre le lien et contactez l’initiateur ; si nécessaire, annulez-le et créez une demande conforme.
• Enregistrement absent pour l’initiateur : le contributeur vérifie d’abord le message de réussite ; l’initiateur contrôle ensuite les enregistrements et l’état du lien concerné.