Ajouter des fichiers et tâches de transfert aux favoris

La page Favorites de FileLink regroupe les contenus de stockage et tâches de transfert marqués par l’utilisateur courant pour faciliter leur consultation ultérieure. Un favori est un repère personnel : il ne donne pas accès à d’autres utilisateurs et ne copie ni ne sauvegarde le fichier. Si le fichier source, l’espace ou la tâche change, le favori ne garantit pas l’accès, le téléchargement ou la récupération.

Les actions de favoris peuvent être disponibles pour les espaces personnels et partagés et pour les tâches envoyées ou reçues. Elles dépendent des autorisations du compte, des droits sur l’objet et de son état. Un favori ne remplace ni la stratégie d’envoi, ni les droits de membre, ni l’approbation, ni les règles de conservation.

Préparer des éléments accessibles

Si le compte actuel peut déjà accéder au fichier ou à la tâche voulu, passez à « Ajouter un favori » : il n’est pas nécessaire de créer un espace ou une tâche ni de modifier une stratégie pour chaque favori. Pour une mise en place initiale ou une modification, une personne disposant des droits nécessaires vérifie selon le type d’objet :

1. Espace partagé : vérifiez d’abord qu’une stratégie MFT Security active couvre le compte et configure Shared Space dans Netdisk Policy. Ne modifiez et n’enregistrez que si nécessaire ; une modification des comptes peut affecter les affectations directes d’autres stratégies du même type. Voir stratégie d’espace partagé.
2. Si aucun espace approprié n’existe ou si l’accès des membres doit changer, suivez créer et gérer un espace partagé. Si une approbation est nécessaire, attendez sa fin et vérifiez les rôles et l’accès réel.
3. Tâche d’envoi standard : lorsqu’une nouvelle tâche est nécessaire, vérifiez que Regular Tasks est activé dans la stratégie d’envoi applicable ainsi que les restrictions de destinataires, fichiers et approbation ; ne modifiez et n’enregistrez que si nécessaire. Voir stratégie d’envoi standard et créer une tâche d’envoi standard. Contrôlez séparément l’envoi et l’approbation ; voir fichiers reçus pour les conditions de réception.

Ajouter un favori

1. Avec un compte autorisé, ouvrez l’espace personnel, un espace partagé autorisé ou la liste des tâches envoyées ou reçues et recherchez l’élément. Vérifiez son origine, son nom et son état ; le droit de consultation n’inclut pas nécessairement celui d’ajouter aux favoris.
2. Utilisez l’étoile à côté de l’élément ou l’action Favorite. Attendez le résultat et vérifiez l’icône. En cas d’échec, vérifiez l’accessibilité de l’élément, les droits et le réseau, puis suivez le message.
3. Dans l’espace de travail, ouvrez Favorites sous la gestion, choisissez un type d’élément disponible et recherchez le favori. Utilisez si nécessaire mots-clés, période et filtres. Les catégories peuvent varier selon le compte et les capacités.
4. Ouvrez l’élément avec l’action disponible et vérifiez son origine et son état réel. Voir une tâche en favoris ne signifie pas que l’approbation est terminée, que les fichiers sont livrés ou que le destinataire y a accédé. Un fichier visible ne garantit pas que son téléchargement ou aperçu reste autorisé.

Par exemple, ajoutez aux favoris des documents de projet non sensibles dans un espace pilote et vérifiez leur nom et origine dans Favorites. Cet exemple facilite seulement la recherche et ne modifie ni les droits ni la durée de conservation.

Rechercher et retirer un favori

1. Dans Favorites, choisissez le type approprié et vérifiez période, mots-clés, filtres et pagination. La période initiale couvre environ les 30 derniers jours ; adaptez-la pour une recherche plus ancienne.
2. La liste peut ne charger qu’une partie des favoris. Les filtres et la pagination ne garantissent pas la couverture de tout l’historique. Si un élément manque, adaptez les filtres et recherchez aussi par nom et état dans l’espace ou la liste d’origine ; une liste vide ne prouve pas que l’élément n’existe plus ou a été supprimé.
3. Lorsqu’un favori n’est plus nécessaire, revenez de préférence à l’espace ou à la liste de tâches envoyées ou reçues d’origine et utilisez l’étoile ou Unfavorite. Attendez le résultat, puis actualisez ou rouvrez la liste d’origine et Favorites pour vérifier l’état. En cas d’échec, relevez le message et contactez un administrateur.
4. La page Favorites peut aussi proposer Delete. Ne considérez pas cette action comme preuve que le fichier ou la tâche d’origine est supprimé ou que le favori est définitivement retiré. Pour retirer un favori, utilisez Unfavorite et vérifiez le résultat. Pour supprimer l’élément d’origine, retournez dans son espace ou sa liste, vérifiez l’impact selon les règles de l’organisation et utilisez la procédure de suppression correspondante.

Retirer un favori diffère de supprimer un fichier ou une tâche et ne retire pas les droits d’autres personnes ni ne nettoie les données historiques. En cas de suppression accidentelle ou de restauration, vérifiez le type, les conditions et le résultat dans la corbeille ; ne supposez pas que tout est récupérable.

Signification du filtre de dates : La date utilisée peut varier selon l’objet : les favoris des tâches ordinaires peuvent être filtrés selon la date de mise en favori, les contenus de stockage selon la mise à jour du fichier et les tâches FTP ou SMB selon leur création. Un ancien fichier ou une ancienne tâche ajouté récemment aux favoris peut donc être masqué par la période par défaut. Si l’objet manque, élargissez la période et vérifiez aussi sa liste d’origine. Élargir la période ou changer de page ne garantit pas l’apparition des objets hors du premier lot chargé.

Résolution des difficultés

• Ajout ou retrait impossible : vérifiez droits du compte, appartenance, rôle et état de l’élément ; vérifiez le réseau selon le message puis contrôlez de nouveau dans la liste d’origine.
• Favori introuvable : vérifiez compte, type, période, mots-clés et filtres, puis recherchez dans l’espace ou la liste d’origine. Le nombre chargé peut limiter l’affichage.
• Favori visible mais impossible à ouvrir : vérifiez que l’original existe encore, que le compte conserve ses droits et que la tâche n’est pas expirée, bloquée ou autrement limitée.
• Élément réapparu après Delete : ne déduisez pas que le fichier d’origine a été supprimé ou que le favori a été retiré. Utilisez l’action appropriée dans la liste d’origine et actualisez pour vérifier.