Créer une tâche d’envoi standard

Une tâche d’envoi standard FileLink envoie des fichiers aux destinataires sélectionnés. Cette page décrit l’envoi standard ; FTP et SMB utilisent d’autres méthodes et paramètres.

Le message Sent successfully indique la création de la tâche, pas la récupération par chaque destinataire. Après création, vérifiez traitement, approbation et réception dans la liste des envois.

Pour la configuration complète, consultez les paramètres de stratégie des envois standard.

Si une stratégie active applicable couvre déjà les comptes concernés et répond aux exigences de cette fonction, réutilisez-la ; il n’est pas nécessaire de créer ou modifier une stratégie uniquement pour cette opération. Un administrateur autorisé ne l’ajuste et ne la vérifie selon les étapes ci-dessous que si nécessaire. Les autorisations de compte, approbations et conditions d’utilisation restent à satisfaire séparément.

Avant l’envoi

• Utilisez un compte autorisé à envoyer et vérifiez que destinataires et fichiers respectent les exigences de sécurité.
• Définissez nom de tâche, destinataires et fichiers. Vérifiez si la stratégie impose le code d’extraction, la durée ou le nombre d’extractions.
• Certaines options exigent un mot de passe de paquet sécurisé ou d’autres paramètres. Leur disponibilité dépend de la page et de la stratégie. Transmettez mots de passe et codes par des canaux sécurisés approuvés.

Configurer les conditions d’envoi

Dans l’administration FileLink sous MFT Security, vérifiez l’activation de la politique applicable au compte initiateur. Dans la politique d’envoi, contrôlez l’activation des tâches ordinaires, les destinataires autorisés, la taille et le type des fichiers, le nombre d’envois, la validité, le nombre de récupérations et les restrictions de téléchargement. Si une approbation est nécessaire, vérifiez le modèle, les conditions de déclenchement et l’ordre des règles, puis testez le résultat réel. Réutilisez les réglages adaptés ; si nécessaire, une personne habilitée évalue l’impact et suit la politique d’envoi ordinaire. Modifier les affectations peut supprimer l’affectation directe à une autre politique du même type ; vérifiez séparément politique et comptes, puis testez envoi, approbation et réception avec des fichiers non sensibles.

Une restriction de type de fichier ne signifie pas que chaque fichier d’une archive a été contrôlé. Si le contenu de l’archive doit être examiné, contrôlez-le séparément avant l’envoi ou le dépôt selon une méthode approuvée par l’organisation. Une politique enregistrée ou un téléversement réussi ne prouve pas à lui seul la conformité du contenu.

Accusés de lecture et de réception : Dans Send Policy, choisissez séparément pour chaque type les modes autorisés No receipt, Request receipt ou Mandatory receipt. Conservez au moins un mode par type et définissez Default selection parmi les modes autorisés. Après enregistrement, l'expéditeur choisit parmi ces modes lors de la création d'une tâche normale ; un champ limité à un seul mode n'est pas modifiable. Vérifiez l'état dans les tâches envoyées. Un accusé de consultation ou de réception ne prouve pas le téléchargement complet du fichier.

Limite du contrôle de type de fichier : pour un envoi ordinaire, le contrôle du type utilise l’extension du nom du fichier. Modifier cette extension peut changer le résultat du filtre ; son acceptation ne prouve ni le format réel ni la sûreté du contenu. Ne concluez pas à l’absence de risque sur ce seul critère. Utilisez les contrôles de contenu et mesures de sécurité vérifiés par votre organisation, puis testez le comportement réel avec des échantillons non sensibles.

Créer la tâche

1. Dans l’espace FileLink, choisissez New Task, puis Normal Send.
2. Sélectionnez les destinataires dans la fenêtre et confirmez. Au moins un destinataire valide est requis ; corrigez la sélection si la limite est dépassée ou les informations incomplètes.
3. Saisissez le nom obligatoire et, si nécessaire, une description. Respectez les limites indiquées pour celle-ci.
4. Choisissez l’import, ajoutez les fichiers et attendez la fin. Vérifiez chaque nom et état d’import.
5. Vérifiez code d’extraction, durée, nombre d’extractions et options de téléchargement selon la page et les exigences internes. Si la stratégie impose une valeur, suivez l’affichage.
6. Si le paquet sécurisé (Secure Send Package Settings) est proposé, vérifiez selon le cas mot de passe, droits de consultation et autres options, et renseignez les éléments obligatoires activés.
7. Revérifiez destinataires et fichiers puis envoyez. Après le message de création, ouvrez la liste des envois et contrôlez l’état de la tâche et des destinataires.

Vérifiez les fichiers avant l’envoi : les fichiers téléversés sur cette page ne sont inclus que si le téléversement réussit et si leurs informations sont valides. En cas d’échec partiel, relancez l’import et vérifiez sa réussite ou décidez explicitement de ne pas envoyer ces fichiers. La réussite des autres imports ne les inclut pas automatiquement.

Vous pouvez aussi sélectionner un fichier existant dans un espace personnel ou partagé auquel vous avez accès et utiliser Forward pour ouvrir une tâche d’envoi standard. Vérifiez les fichiers ajoutés et les destinataires ; les droits de l’espace, la politique d’envoi et le traitement ultérieur influencent toujours le résultat.

Extraction et sécurité

Paramètre	Points à vérifier
Code d’extraction	Prévoyez un canal sécurisé ; la stratégie peut imposer un code et sa longueur.
Durée d’extraction	Prévoyez le temps nécessaire ; la stratégie peut fixer la durée. Rappelez l’échéance aux destinataires.
Nombre d’extractions	Adaptez au besoin ; la stratégie peut le fixer. Ne supposez pas un nombre illimité.
Téléchargement par le destinataire	Suivez la stratégie et les options affichées ; ne supposez pas que tous peuvent télécharger.
Paquet sécurisé	Si applicable, configurez mot de passe, durée ou nombre de consultations. Un filigrane activé nécessite un modèle.

Pour un paquet sécurisé avec filigrane, choisissez un modèle de destination Screen Watermark et de type Text Watermark. Il doit contenir un texte non vide ou activer au moins l'un des champs adresse IP, MAC, nom de machine, nom du compte de connexion ou heure ; le seul nom du terminal ne suffit pas. D'autres destinations ou types peuvent apparaître dans la liste mais faire échouer l'envoi de la tâche.

Affichage, modification et limites dépendent du compte et de la stratégie ; toutes les options ne sont pas nécessairement disponibles partout.

Supprimer et restaurer une tâche d’envoi

Avant de supprimer une tâche d’envoi ordinaire dans la liste des envois, vérifiez son nom, ses destinataires, son état et vos droits. La suppression peut s’exécuter dès le clic ; ne comptez pas sur une confirmation ultérieure. Recherchez ensuite la tâche dans les tâches ordinaires de la corbeille. Si elle peut être restaurée, restaurez l’enregistrement et vérifiez son état dans la liste des envois. La restauration ne renvoie pas les fichiers et ne garantit pas la disponibilité d’un contenu expiré ou limité.

Supprimer une tâche d’envoi ne rappelle pas les fichiers. Les destinataires déjà servis peuvent encore accéder aux fichiers ou les récupérer selon les conditions existantes ; les copies déjà téléchargées ne sont pas automatiquement récupérées. En cas d’envoi erroné ou de risque d’exposition de données sensibles, appliquez immédiatement la procédure d’incident de l’organisation, contactez l’administrateur et les destinataires concernés, puis vérifiez les accès réels et les mesures nécessaires. La disparition de la liste des envois ne prouve pas que le risque est supprimé. La suppression définitive diffère de la suppression ordinaire ; vérifiez d’abord les exigences de conservation et de restauration.

Vérification et dépannage

1. Recherchez la tâche dans les envois et contrôlez traitement et destinataires. Attendez l’approbation nécessaire puis vérifiez l’état suivant.
2. Si l’envoi est indisponible, vérifiez destinataire, au moins un fichier valide, téléversé avec succès ou ajouté depuis un espace et absence d’import en cours.
3. Si le contenu est incomplet, vérifiez nom et autres champs requis ; si les informations d’import sont incomplètes, importez à nouveau les fichiers concernés.
4. Si le destinataire ne peut pas traiter le fichier, vérifiez identité, état, code, durée, nombre et stratégie. Ne transmettez pas de code ou de fichier sensible par un canal non sécurisé.
5. Si une tâche créée échoue ou reste incomplète, notez nom, heure et message puis contactez un administrateur autorisé ou le support. Ne renvoyez pas de fichiers sensibles avant clarification.