Cấu hình mẫu phê duyệt và xác minh quy trình

Mẫu phê duyệt xác định người tham gia, các bước và tùy chọn liên quan. Việc phát sinh phê duyệt vẫn phụ thuộc chính sách hoặc quy tắc của nghiệp vụ; tạo mẫu không tự động áp dụng phê duyệt cho mọi nghiệp vụ. Cần kiểm tra riêng mục đích và phạm vi người có thể chọn của từng nghiệp vụ. Tên mục thao tác dưới đây dựa trên giao diện tiếng Anh và có thể khác khi dùng ngôn ngữ bảng điều khiển khác.

Trang này mô tả mẫu phê duyệt thông thường và dùng ví dụ gỡ hình mờ tệp để giải thích cách phối hợp với chính sách. Mẫu phê duyệt ảo có cách xử lý khác và không nên coi là thay thế tương đương cho phê duyệt của con người.

Mẫu phê duyệt hiện có đáp ứng yêu cầu về mục đích nghiệp vụ, người phê duyệt và quy trình có thể được dùng lại sau khi kiểm tra tham chiếu trong chính sách nghiệp vụ; không cần tạo lại cho mỗi yêu cầu. Các bước tạo bên dưới áp dụng khi cần mẫu mới. Chỉ người có quyền phù hợp mới được điều chỉnh mẫu hoặc chính sách nghiệp vụ; việc lưu mẫu tự nó không tạo yêu cầu.

Chuẩn bị

• Việc quản lý mẫu phê duyệt, thay đổi chính sách nghiệp vụ đích và xem hoặc xử lý phê duyệt lần lượt cần quyền tương ứng. Nhiều người được cấp quyền có thể phối hợp. Xác định mục đích, bước, người phê duyệt và phạm vi thí điểm.
• Xác nhận tài khoản người phê duyệt khả dụng và xác định cách xử lý nút bất thường, người vắng mặt và nghiệp vụ khẩn theo quy định tổ chức. Chuẩn bị tệp thử không nhạy cảm, thiết bị thí điểm và người tham gia đã được thông báo.
• Xác định mục đích liên quan mà nghiệp vụ cần. Giải mã tệp, gửi tệp ra ngoài và gỡ hình mờ không thể thay thế nhau chỉ dựa vào tên mẫu.

Tạo mẫu phê duyệt thông thường

1. Trong Objects & Templates, mở Approval Template (mẫu phê duyệt) và chọn tạo mẫu thông thường.
2. Trong General Settings (cài đặt chung), nhập tên mẫu và mô tả cần thiết, chọn loại mục đích và các mục đích liên quan. Ví dụ, chọn Remove file watermark cho yêu cầu gỡ hình mờ tệp. Chọn ít nhất một mục đích do trang cung cấp.
3. Kiểm tra When approver node is exceptional (khi nút người phê duyệt bất thường). Trang có Auto approve (tự động chấp thuận) hoặc Auto reject (tự động từ chối); chọn theo yêu cầu rủi ro của tổ chức, không chỉ vì thuận tiện.
4. Trong Workflow Settings (cài đặt quy trình), thêm bước, nhập tên, chọn cách phê duyệt nhiều người và chọn người phê duyệt rồi lưu bước. Nếu có nhiều bước, kiểm tra thứ tự và người tham gia. Lưu một bước không phải lưu toàn bộ mẫu.
5. All Must Approve yêu cầu mọi thành viên trong bước đồng ý; Any Can Approve chỉ cần một người đồng ý. Chọn theo quy định tổ chức và kiểm thử thứ tự nhiều bước bằng yêu cầu có kiểm soát.
6. Cấu hình Allow transfer approval (cho phép chuyển phê duyệt), người nhận chuyển tiếp và người nhận bản sao khi cần. Bật chuyển tiếp yêu cầu chọn người nhận; người phê duyệt và ứng viên có thể bị ràng buộc loại trừ nhau hoặc theo mục đích nghiệp vụ. Sau khi đổi mục đích, công tắc hoặc người tham gia, kiểm tra lại các danh sách bước, chuyển tiếp và bản sao. Tắt chuyển tiếp không bảo đảm ứng viên cũ được xóa tự động.
7. Kiểm tra, lưu toàn bộ mẫu rồi xác nhận tên và mục đích trong danh sách. Lưu mẫu không có nghĩa chính sách đã tham chiếu hoặc yêu cầu đã được chấp thuận.

Xử lý ngoại lệ có thể áp dụng khi người phê duyệt đang chờ bị xóa hoặc, với yêu cầu từ thiết bị, không còn phạm vi quản lý thiết bị đó. Auto approve có thể khiến bước đạt điều kiện và tiếp tục mà người đó không thao tác; nếu là bước cuối, toàn bộ quy trình có thể được chấp thuận. Auto reject có thể từ chối và kết thúc toàn bộ quy trình. Kết quả còn phụ thuộc cấu hình bước, người phê duyệt khác và loại yêu cầu. Thường xuyên duy trì danh sách người phê duyệt và phạm vi quản lý, kiểm thử ngoại lệ bằng yêu cầu có kiểm soát. Không coi phê duyệt tự động là đã được người kiểm tra.

Khi sửa mẫu hiện có: Nếu tên, mục đích, quy trình hoặc danh sách người không tải đúng, không coi các ô trống là cấu hình đã lưu và không tiếp tục lưu. Quay lại danh sách, mở lại và kiểm tra; liên hệ quản trị viên hoặc hỗ trợ nếu lỗi còn tiếp diễn. Trong cấu hình hiện có, nếu cùng một người vừa là người phê duyệt của bước vừa là ứng viên chuyển giao, việc sửa quy trình có thể loại người đó khỏi bước. Tắt chuyển giao không nhất thiết xóa các ứng viên đã lưu. Trước tiên kiểm tra và điều chỉnh ứng viên, sau đó kiểm tra lại người phê duyệt của từng bước và công tắc chuyển giao trước khi lưu. Nếu không thể xác nhận, hãy hủy thay đổi và liên hệ quản trị viên.

Sử dụng và xác minh với hình mờ tệp

Trước hết kiểm tra mẫu hình mờ tệp hiện có có phù hợp hay không, cùng chính sách thí điểm áp dụng và cài đặt phê duyệt. Nếu mẫu và cài đặt đáp ứng yêu cầu, đồng thời chính sách, công tắc hình mờ chính, công tắc hình mờ tệp và phê duyệt đã bật, bỏ qua bước 1 đến 3 để thử; chỉ thay đổi và lưu khi cần, bằng tài khoản có quyền phù hợp.

1. Chuẩn bị mẫu hình mờ dùng cho tệp trong Objects & Templates > Watermark Template. Trong DLP > Policy, tạo hoặc sửa chính sách thí điểm và kiểm tra thời gian hiệu lực cùng phạm vi thiết bị.
2. Bật Watermark (hình mờ), mở File watermark (hình mờ tệp), bật hình mờ và chọn mẫu. Cấu hình URL có hiệu lực và xác nhận địa chỉ thí điểm khớp; cần ít nhất một URL hợp lệ.
3. Trong cùng cài đặt, bật Approval (phê duyệt), chọn quy trình gỡ hình mờ phù hợp và kiểm tra điều kiện có sẵn. Lưu cửa sổ hình mờ trước, rồi lưu toàn bộ chính sách và chờ thiết bị nhận, áp dụng.
4. Trước khi thử nghiệm, xác nhận thiết bị đã nhận và áp dụng chính sách phù hợp. Dùng PDF thử không nhạy cảm để kiểm tra hình mờ và nghiệp vụ bình thường trong đường tải Web Windows được mô tả. Gửi yêu cầu gỡ thử theo quy trình tổ chức, tìm trong DLP > Approvals và kiểm tra bước cùng người phê duyệt hiện tại.
5. Kiểm thử chế độ tất cả hoặc một người, bước tiếp theo và chuyển tiếp, bản sao nếu có theo cấu hình. Kiểm tra riêng trạng thái quy trình và kết quả thực tế của tệp. Chấp thuận một bước, kết thúc toàn bộ quy trình và xử lý tệp thành công là các trạng thái khác nhau.

Trên thiết bị Windows, có thể thêm hình mờ tệp vào PDF tải qua Web từ URL khớp; các nền tảng, đường tải và loại tệp khác cần xác minh riêng. Xem chương hình mờ tệp của hướng dẫn bảo mật dữ liệu để biết thêm cấu hình và truy vấn.

Tìm và xử lý phê duyệt từ trang chủ

Quản trị viên có quyền phù hợp có thể mở mục phê duyệt từ trang chủ để tìm và xử lý các yêu cầu hiện có trong danh sách chung, không cần cấu hình lại mẫu hoặc chính sách chỉ để tìm kiếm. Để xác minh quy trình mới, hãy cấu hình và gửi yêu cầu thử nghiệm như trên rồi tìm yêu cầu đó. Loại và bản ghi hiển thị phụ thuộc vào quyền, cấu hình nghiệp vụ và yêu cầu thực tế; danh sách không bảo đảm có yêu cầu của mọi nghiệp vụ.

1. Chọn chế độ chờ phê duyệt, đã xử lý, được gửi bản sao hoặc tất cả phê duyệt. Khi cần, lọc theo loại hoặc từ khóa và kiểm tra các trang. Với yêu cầu hình mờ tệp, xác nhận người yêu cầu, tệp, mục đích và bước hiện tại.
2. Mở chi tiết, xác nhận người xử lý hiện tại và quyền; phê duyệt, từ chối hoặc chuyển xử lý nếu có theo quy trình tổ chức, rồi kiểm tra trạng thái mới nhất.
3. Một bước được duyệt không có nghĩa toàn bộ quy trình đã hoàn tất; quy trình kết thúc cũng không chứng minh tệp đã được xử lý. Kiểm tra riêng các bước tiếp theo và tệp thực tế. Lỗi tải có thể khiến danh sách trống; kiểm tra lỗi và tìm lại. Danh sách trống không chứng minh không có yêu cầu.

Sửa, xóa và khắc phục sự cố

• Trước khi sửa hoặc xóa mẫu, kiểm tra chính sách tham chiếu, yêu cầu đang xử lý và ảnh hưởng nghiệp vụ; thống nhất phương án thay thế với người phụ trách. Sau khi lưu, kiểm tra lại tham chiếu và yêu cầu mới. Không giả định yêu cầu cũ chắc chắn tính lại theo mẫu mới hoặc tự khôi phục sau xóa.
• Không chọn được mẫu: Kiểm tra mục đích liên quan, quyền tài khoản, tùy chọn nghiệp vụ hỗ trợ và việc lưu chính sách.
• Không chọn hoặc lưu được người: Kiểm tra mục đích, loại người, xung đột giữa bước và danh sách chuyển tiếp; nếu bật chuyển tiếp, kiểm tra đã chọn ứng viên.
• Không tìm hoặc xử lý được yêu cầu: Kiểm tra phạm vi chính sách, nhận trên thiết bị, việc gửi, bước hiện tại và quyền người xử lý. Sau phê duyệt vẫn phải xác minh kết quả tệp thực tế.

Cấu hình hình mờ xem trước phê duyệt trên di động

Thiết lập này áp dụng cho bản xem trước tệp phê duyệt trong ứng dụng di động, tách biệt với hình mờ xem trước trực tuyến FileLink và phê duyệt xóa hình mờ tệp. Hình mờ dùng để nhận diện, không tự ngăn chụp màn hình, chụp ảnh hoặc tải xuống và không có nghĩa là tệp gốc đã được đóng dấu. Trước tiên xác nhận ứng dụng và tình huống phê duyệt đang dùng hỗ trợ xem trước; chuẩn bị tệp thử không nhạy cảm và tài khoản thử có quyền phê duyệt.

Có thể dùng lại mẫu hình mờ hiện có nếu mẫu đúng mục đích hình mờ phê duyệt trên di động, loại văn bản và yêu cầu nội dung của tổ chức; chỉ tạo ở bước 1 khi không có mẫu phù hợp. Quản trị viên cấp cao kiểm tra cài đặt di động, chỉ thay đổi và lưu khi cần, rồi xác minh bản xem trước thực tế. Có mẫu không có nghĩa là hình mờ đã được bật.

1. Quản trị viên có quyền quản lý mẫu mở Objects & Templates > Watermark Template và tạo mẫu; chọn mục đích Mobile Approval Watermark và loại Text Watermark. Bản xem trước trên di động dùng văn bản hình mờ, tài khoản đăng nhập, IP và thời gian; không giả định các trường khác sẽ hiển thị. Đặt nội dung và kiểu theo quy định tổ chức, lưu ý phạm vi sử dụng thông tin tài khoản và IP. Lưu rồi kiểm tra tên và mục đích.
2. Chỉ khi cần thay đổi cài đặt di động: Quản trị viên cấp cao mở Settings > Advanced Settings, bật Show Watermark in Approval Preview trong Mobile App Settings, chọn mẫu đã lưu tại Watermark Template, rồi chọn Save configuration. Khi bật phải chọn mẫu đúng mục đích và loại; chỉ tạo mẫu không tự bật hình mờ.
3. Mở lại cài đặt nâng cao để kiểm tra công tắc và mẫu. Dùng người phê duyệt thử được cấp quyền mở bản xem trước yêu cầu chứa tệp thử trong ứng dụng được hỗ trợ; kiểm tra nội dung, khả năng đọc và thao tác thông thường. Thử từng loại xem trước tổ chức sử dụng; bản xem trước trong trang mẫu không thay thế thử nghiệm thực tế.
4. Nếu không có mẫu để chọn, kiểm tra việc lưu, mục đích, loại và quyền quản trị. Nếu lưu thất bại, kiểm tra thiết lập và thông báo; nếu cũng thay đổi các thiết lập khác trên cùng trang, kiểm tra kết quả từng mục, không giả định tất cả đã lưu hoặc hoàn tác.
5. Nếu không tải được bản xem trước hoặc hình mờ không đúng, kiểm tra mạng, quyền tài khoản, công tắc và mẫu, mở lại rồi liên hệ hỗ trợ theo quy trình tổ chức. Không coi tệp đã được bảo vệ khi chưa xác minh. Đánh giá ảnh hưởng đối với người phê duyệt trước khi sửa hoặc tắt, sau đó thử lại.